Pour de meilleures vidéoconférences - être efficace - 3

Après avoir vu comment améliorer le son, et comment améliorer l'image, voyons aujourd'hui quelques trucs pour être plus efficace en vidéoconférence.

Pour la personne 

• Se préparer comme pour une rencontre en personne, avoir à portée de main les éléments pertinents : documents, présentation, ordre du jour...
• Aviser les personnes susceptibles de passer près de nous que nous serons en vidéoconférence.
• Mettre nos appareils (téléphone, cellulaire, courriels, etc.) sur "Ne pas déranger", ou au moins en mode silencieux.

Pour le groupe  

Prévoir un fonctionnement et commencer la rencontre en l'expliquant aux participants :

• Inviter chacun à fermer son micro par défaut, et l'ouvrir seulement lorsqu'il doit parler.
• Rappeler les éléments souhaités : quand utiliser le "chat" (conversation), la main levée et le micro.
• Inviter chacun à mentionner un inconfort éventuel, par exemple un bruit de fond dérangeant, et comment le faire (ex. la fenêtre de "chat"/conversation).
• S'il y a plus de quelques personnes, on peut inviter les gens à lever la main au lieu de parler directement. Il faut alors avoir une personne nommée pour suivre les mains levées et leur accorder la parole.
• L'animateur devra être énergique pour maintenir l'intérêt, et attentif pour prévenir les "décrochages" et les problèmes. 

Pour les rencontres un peu plus longues, importantes ou complexes

• Planifier les étapes, envoyer un ordre du jour.
• Prévoir des pauses plus rapprochées ou diviser les rencontres. On ne devrait pas faire plus qu'une heure à la fois.
• Prévoir et expliquer les rôles : hôte, animateur, responsable technique, conférencier, etc.
• Tester à l'avance les éléments à présenter, ex. présentation PowerPoint, liens web.
• Avoir des plans B : téléphone, tablette, caméra et micro de rechange...
• Au besoin, l'animateur peut couper les micros de tous les participants durant l'intervention principale.

Deux derniers trucs... 

• La situation actuelle est nouvelle pour tous : soyons indulgents envers soi et les autres. 
• Et ne nous prenons pas trop au sérieux!

Pour rire un peu

Si la vidéoconférence se déroulait en vrai...

Pour aller plus loin

Travail : comment être efficace en vidéoconférence ?

Pour voir tous les textes du dossier "Pandémie" cliquer ici.

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Pour de meilleures vidéoconférences - l'image - 2

Après avoir vu comment améliorer le son, nous voyons aujourd'hui comment s'assurer de la qualité de l'image.

Rappelons que la vidéoconférence peut être très exigeante pour notre cerveau qui doit travailler plus fort pour ces raisons :

• L'image est souvent floue, éclairée bizarrement ou incomplète.
• Il y a souvent un décalage entre l'image et le son.
• On regarde la plupart du temps un de nos écrans plutôt que la caméra, ce qui enlève le contact visuel normal auquel on est habitué.
• C'est l'application qui choisit qui on regarde (en gros plan).
• Le non verbal nous manque : difficile de voir le micro froncement de sourcil ou l'oeil appréciateur en Zoom...
• On ressent des décalages sociaux inhabituels : ex. parler à ses collègues alors qu'on peut voir un enfant en pyjama passer en arrière, parler d'un projet important à son patron alors qu'on lui voit trop bien les trous de narine...

Assurer la qualité visuelle

Voici donc quelques trucs pour améliorer l'aspect visuel. 

Rappelons notre truc no 1 : lors des premières fois, ou avant une rencontre importante, tester la caméra pour vérifier la qualité de l'image. 

Encore mieux, placer un appel test avec quelqu'un que vous connaissez et demandez-vous lui son avis. Validez ces points :

• L'angle de la caméra : essayer autant que possible de trouver la meilleure position pour la caméra et ainsi éviter les effets trous de narines, doubles mentons, ou demi-visages...
• Position de l'application et de la caméra : si possible disposer ce qu'on regarde le plus (ex. fenêtre de Zoom) juste sous la caméra.
• L'éclairage : réduire autant que possible les zones d'ombre ou trop éclairées, en particulier l'éclairage derrière ou autour de la tête. Avoir un éclairage diversifié et tester les effets selon la position et l'éclairage extérieur (pluie ou soleil, matin ou après-midi).
• Les vêtements "effets spéciaux" : les rayures fines et certains autres motifs sortent très mal à la caméra.
• Vêtements, coiffure et maquillage : entre autres avec la fermeture des coiffeurs, la plupart des gens n'ont jamais été autant "au naturel". On peut donc baisser d'un cran nos efforts pour améliorer notre apparence, et éviter ainsi d'avoir l'air trop chics. 
• Idem : les caméras changent les couleurs et les dimensions perçues. On suggère un haut près du corps, et peu d'accessoires, de motifs et de couleurs. 
• Accessoires ou arrière-plan qui "volent la vedette" : les éviter ou les déplacer, le but est de garder l'attention sur votre visage et non pas sur ce qui l'entoure. 
• Bijoux non discrets : tout ce qui peut produire des reflets (ou du bruit).
• Autres distractions visuelles : surtout ce qui est en mouvement ex. écran allumé, rideau qui flotte au vent, passages fréquents d'autres personnes...
• Être conscient qu'il est facile faire une capture d'écran ou d'enregistrer l'écran durant une vidéoconférence, permettant par exemple d'étudier ensuite quels livres on trouve dans votre bibliothèque, comme Infoman se plait à le faire ces dernières semaines...
• Pour cette raison et parce qu'une urgence peut toujours survenir, ou si la caméra n'est pas vraiment fermée, éviter de cacher votre linge sale en arrière de vous, ou de travailler en boxers!

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Pour de meilleures vidéoconférences - le son - 1

Depuis quelques mois, nous sommes nombreux à utiliser les outils de communication comme Zoom, Teams et compagnie. Voici quelques trucs pour diminuer la "fatigue Zoom" et augmenter la qualité de nos vidéoconférences en général.

Dans cette première partie, nous traiterons d'abord de la qualité sonore.

La transmission du son par internet diminue sa qualité, parfois de beaucoup. Sans s'en rendre compte, nous devons travailler plus fort pour bien comprendre les paroles. Plus le son est mauvais ou entrecoupé de sons inutiles, plus le cerveau travaillera fort et sera fatigué ensuite...

Et pour certaines personnes ayant un déficit de l'attention, un trouble du spectre de l'autisme ou une difficulté d'audition, ces effets sont multipliés! Alors voici des suggestions pour être entendu plus facilement.


Les premières fois, ou s'il y a un changement

• Avoir un micro et des écouteurs d'excellente qualité. C'est un peu comme la qualité des pneus d'une voiture, ça peut faire toute la différence!
• À faire au moins une fois, ou avec un nouvel équipement, appeler un complice ou s'enregistrer pour évaluer la qualité sonore.
• Lors de ces premières fois ou des moments importants, tester l'audio.
• Au besoin, changer d'équipement ou de local, ajuster l'emplacement du micro ou les paramètres, etc.
• S'assurer de la bande passante internet : qu'elle correspond bien à vos besoins ou que l'ado de la maison ne la garde pas toute pour lui, au moins durant les vidéoconférences importantes.
• Choisir un environnement qui réduit les échos : les tissus (meubles ou rideaux), le carton et le papier (et un peu le bois), génèrent moins d'échos que le métal ou le béton.

Avant la vidéoconférence

• S'éloigner si possible des collègues ou autre personne qui pourrait parler à portée d'oreille.
• S'assurer de fermer radio, TV, fenêtres, ventilateur, portes et autres sources possibles de bruits ponctuels ou de fond.
• Pour les vidéoconférences importantes ou avec beaucoup de participants, avoir un animateur et un responsable technique.
• Prévoir du temps au début des rencontres pour régler les problèmes courants, entre autres le fameux écho...

Durant la vidéoconférence

• Couper le microphone lorsqu'on n'a pas à parler.
• Éviter de : tapoter la table, manger, bouger des papiers, jouer avec un crayon, bouger les mains ou sa chaise, porter un bracelet ou un collier, ou même une cravate qui serait près du micro.
• Éviter les petits mots qu'on utilise souvent en personne pour montrer notre intérêt comme "hum, c'est bien, ok"...

Dans les prochains textes nous verrons comment assurer une meilleure qualité de l'image et de la rencontre en général.

Plusieurs de ces éléments sont tirés de l'article anglophone Zoom fatigue: how to make video calls less tiring.

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Liste utile pour de bonnes vacances - TRANSFÉRÉ

Attention ! Ce billet a été transféré sur mon nouveau blogue RH ici :
https://alizerh.com/liste-utile-partir-vacances-tete-tranquille-gestion-rh/

Merci de nous lire !

5 nouveaux mots à connaître en RH

Voici ma suggestion de lecture du mois. Le site web Mon Emploi a publié un Petit lexique des nouveaux termes du monde du travail. En voici cinq tirés d'une liste d'une vingtaine de termes intrigants ou innovateurs.

Brown out
Épuisement inhérent à la redondance des tâches à exécuter ou à la stagnation dans l’emploi.

Polymathe
Qualification désignant une personne aux compétences dispersées.

Pseudonymes d’emploi 
Lorsqu'un titre de poste est modifié afin de paraître bonifié. Ex. la réceptionniste devient « Directrice de la première impression ».
  
Pseudopromotion 
Changement de titre accordé sans implication salariale ou changement de responsabilités pour l’employé « promu », afin de faciliter les relations avec la clientèle, de le récompenser ou de le valoriser. Représentant des ventes : directeur des ventes dans une entreprise où il n’y a qu’un seul représentant.

Slasheur 
Travailleur au profil atypique qui jongle entre plusieurs métiers en même temps. Le terme Slasheur vient du mot anglais « slash » qui désigne la barre oblique /comme dans  je suis comptable/DJ/brasseur de bière artisanale »

5 trucs pour une meilleure communication

Un employeur m'a récemment parlé d'un de ses employés, appelons-le Jean.

Immigrant récent, Jean a démissionné parce qu'il n'arrivait pas à comprendre ses collègues - littéralement ...

Jean a avoué qu'il ne comprenait pas la plupart de ses collègues à moins qu'ils parlent lentement. Il lui a dit : « Lorsqu'ils parlent, c'est comme du chinois pour moi... »
De l'autre côté, ses collègues n'avaient pas une très bonne opinion de lui, ils avaient l'impression que Jean ne voulait pas leur répondre ou qu'il ne comprenait rien, ce qui était le cas finalement!

Rappelons que nous baignons dans notre culture nord-américaine, qui nous encourage à poser des questions et à être plutôt honnêtes quand on n'a pas compris quelque chose. Autrement dit, nous trouvons tout à fait normal de dire « Je n'ai pas compris...»

Dans la majorité du reste du monde, c'est plus compliqué que ça! Dire « Je n'ai pas compris », c'est accuser notre interlocuteur d'avoir échoué dans sa communication et ça peut être très mal vu. Le respect de la hiérarchie se vit autrement. Ça nous paraît étrange, en même temps, nos coutumes directes leur semblent très étranges, et passeraient pour un manque total de respect dans leur culture.

Même les plus jeunes peuvent avoir de la difficulté à bien comprendre les demandes des employés plus vieux. Une différence de culture entraîne toujours des défis de communication.

Comment éviter ça?
Lorsqu'un superviseur ou une équipe trouve qu'un employé d'une autre culture (ex. immigrant, jeune dans une équipe plus âgée) ne travaille pas bien, semble ne pas comprendre ou ne pas vouloir collaborer :

1. Au lieu de demander s'il a bien compris, demander plutôt « Peux-tu me résumer (les étapes/le travail) pour voir si tout est clair? »
2. Ou encore « Peux-tu me dire dans tes mots (les étapes/le travail) pour être sûr que j'ai bien expliqué? »
3. Prévoir des activités pour que ses membres se parlent et apprennent à mieux se connaître : petites réunions de travail, activités de consolidation d'équipe, jeux, 5 à 7, etc.
4. Dans les cas où la compréhension est un problème important ou récurrent, nommer un parrain ou une marraine qui prendra le temps d'expliquer, qui pourra au besoin parler lentement et valider la compréhension
5. Expliquer les différences culturelles aux membres du groupe et les inviter à utiliser ces trucs de communication.

En passant, la plupart de ces points sont bons partout, même en dehors du travail!

La règle du 25%

Initier un changement important ou convaincre un groupe de quelque chose qui nous tient à coeur est toujours un défi exigeant. Si ce changement touche plusieurs personnes, si notre conviction génère des réactions mitigées ou négatives dans l'équipe, on peut facilement désespérer de voir notre intention se réaliser.

Devant l'inertie du groupe ou ses résistances, vous dites-vous qu'il faudrait les convaincre tous, ou au moins la moitié avant de voir une différence?

Erreur! Une étude publiée en 2018 dans la revue scientifique Science (en anglais) démontre qu'une minorité de 25 % suffit pour faire basculer l'opinion d'un groupe donné, qu'il soit petit ou grand. Comment utiliser cette règle pour faire avancer des projets importants? Voici quelques actions qui vont vous y aider...

Trouvez les avantages
Le changement demande un effort, et c'est humain, le changement se passe toujours mieux et plus vite si les participants voient clairement les avantages de faire cet effort. Le piège est de croire qu'une motivation bonne pour nous l'est pour les autres... Pensez à ce qui motive vos collègues, vos amis : ça ne fonctionne pas nécessairement pour vous. Quitte à poser des questions à quelques proches, trouvez les avantages du projet pour les autres, et la moitié du travail sera fait!

Trouver des alliés actifs
Vous aurez peut-être à gagner un à un ceux qui finiront par constituer ce 25% favorable. En même temps, les plus importants, ceux à convaincre en priorité, sont les alliés susceptibles de vous aider activement. Vous en connaissez déjà une partie : amis, collègues qui ont déjà tendance à vous appuyer par sympathie ou respect. Prenez le temps de bien leur expliquer votre pensée, votre vision et ses avantages et impliquez-les, ils constituent le début de la vague et sont précieux pour convaincre les autres.

Chercher les appuis passifs
Même s'ils ne sont pas tous prêts à s'impliquer directement, plusieurs vous appuieront par défaut si vous le leur demandez gentiment et qu'ils n'ont pas de raison de ne pas vous appuyer. Ce sera peut-être par politesse, mais ça fait le travail...

Convaincre une petite partie de ceux qui restent
Si ces deux groupes ne suffisent pas pour créer le quart favorable, au moins le nombre qui reste à convaincre est bien moindre qu'au début. Identifiez ceux qui ont besoin d'un peu plus de temps pour passer du groupe des "Non" au groupe des "Oui" ou au moins à celui des "Peut-être" et demandez de l'aide de vos alliés pour le reste.

Persévérer ou lâcher prise?
Finalement, soyez patients, tenez bon, la persévérance a souvent plus d'impact sur la réussite du projet que sa qualité ou de l'importance réelle qu'il a pour vous ou votre entourage. En même temps, il est difficile de savoir quand persévérer, et quand laisser tomber un projet irréalisable. Il faut une certaine sagesse acquise à force d'apprentissages, souvent au prix d'échecs et de leçons de vie. Soyons alors reconnaissants envers nos échecs : ils sont souvent douloureux mais ils font de nous de meilleurs gestionnaires...

7 erreurs de comms en RH

Un peu d'humour "RH brutes" ...*

Chers collègues et gestionnaires, comme les employés s’en plaignent souvent, voici les erreurs que je vois le plus souvent dans vos communications. Sans rancune…

1- Le monologue
Communication, retournez voir Wikipédia parce que le mot le dit, ça prend - au moins-  deux personnes.

2- Faire passer les papiers avant les humains
Le papier ne sert à rien si vous ne l'appuyez pas de votre personne. En personne.

3- Non, les RH ne peuvent pas faire ça à votre place...

4- 90% des gens se plaignent d’être mal informés de ce qui se passe dans l’entreprise 
Est-ce surprenant quand vous dites qu’il ne faut surtout pas en dire trop aux employés? Qu'ils n'ont pas besoin de tout savoir? Et VOUS vous plaignez de ne pas être assez informés par les grands patrons?

5- Dans un conflit, dire qu’il faut rester rationnels
Pendant que vous devenez tout rouge et commencez à crier…

6- Vous vous cachez derrière une politique
Les employés ont l’impression que vous avez peur. Puis vous vous plaignez que la politique n'est pas respectée et vous envoyez un mémo. Relire le point 2.

7- Dire un objectif mais valoriser autre chose
Comme un autre résultat, le nombre d’heures travaillées ou le respect du processus. Rien de plus déprimant et vide de sens. Voir également ce billet sur le même sujet.

* RH brutes est mon alter ego plus sombre,  le ton est plus mordant ou moins sérieux que dans mes billets habituels. Pour plus d'information, voir ce billet explicatif.  

Meilleurs moments du Congrès RH 2015

J'ai eu la chance de participer au congrès international de ressources humaines à Paris cet été. En voici les meilleurs moments :

Vision mondiale et leadership
D'abord quelques citations marquantes de Jean-Paul Delevoye lors d'une conférence plénière. M. Delevoye est président du Conseil économique, social et environnemental français.

• Le plus grand risque mondial selon les fondateurs du forum de Davos : les inégalités sociales.
• Le but du gestionnaire est de changer son regard - parce que le regard peut changer le monde. 
• L'exploitation insouciante des ressources naturelles entraîne-t-elle l'exploitation des citoyens/employés? 
• Le diplôme dit qu'on est intelligent toute sa vie, alors qu'on devrait être curieux toute sa vie. 
• Un chef donne des ordres, un leader donne envie de faire. 

Et ma préférée : La responsabilité est impossible sans liberté de choix.

Télécommunications mondiales
Stéphane Richard PDG du Groupe Orange est également venu nous entretenir. Orange est une des plus grosses firmes de télécom au monde, il nous a présenté les tendances des télécoms et comment elles influencent leurs ressources humaines :

En 2000 il se téléchargeait un milliard de photos par an. En 2015 c'est devenu 1 milliard de photos par jour, et la vidéo en ligne constitue maintenant plus du tiers du trafic internet. En France, on compte en moyenne six écrans connectés par foyer. Les principales tendances en vue sont la monnaie électronique, les objets connectés et le service en ligne. Par exemple, les appels téléphoniques au centre d'appel de Orange sont passés de 60 à 35 millions en moins de 5 ans.

Également, l'Afrique qui est un exemple de croissance très rapide des réseaux de communications : ils sont passé de très peu de téléphones (sauf dans les grandes villes), à 700 millions de cartes SIM, dont 90% de prépayé.

Pour répondre à ces tendances, ils font des 'Digital society forum' et tout salarié peut lui écrire personnellement. Malgré le fort aspect technologique de leur entreprises, beaucoup des employés offrant les services via web ont plus de 50 ans.

Il conclut que "la communication on en fait jamais assez ! L'entreprise doit impérativement communiquer ou il n'y a plus d'entreprise."

Leadership : comment (bien) exploiter vos employés

Voici un résumé d'une conférence bien intéressante de Luc Péloquin sur le leadership.

M. Péloquin a commencé par une définition humoristique du leadership qui serait "une façon de (bien) exploiter ses employés..."

Il a fait aussi la distinction entre le leadership et la gestion : le leader définit la finalité, l'objectif (mission, vision) qui permettent à la gestion de s'exercer.

Le leader doit savoir se "leader" lui-même avant de le faire auprès des autres : "Ce que tu es ça crie beaucoup plus fort que ce que tu dis". Un bon leader reconnaît avoir besoin des autres, est transparent dans ses intentions, qui sont positives, et use d'influence pour créer des situations gagnantes pour les personnes impliquées et lui-même.

Le leadership peut se faire de trois manières : positivement, dans l'indifférence ou dans le rejet. Il y a également trois types de leadership : manipulation, autorité, influence.

Les responsabilités du leader 

1. Instaurer des liens sincères et de grande qualité
2. Avoir une direction claire (communication, vision, mission, objectifs...) 
3. Être les gardiens des résultats attendus (déléguer, planifier...) 
4. Développer l'autonomie des employés, leur capacité à prendre les bonnes décisions 

La seule motivation valable à long terme pour les employés, c'est le leadership positif qui s'exerce par le comportement.

Les outils du leader pour réussir sa communication

• choisir les bons mots, clarifier, simplifier
• transformer Avez-vous compris ?  en  Qu'avez-vous compris ?
• répéter ce qui est important de façon espacée dans le temps
• garder un intérêt sincère pour les résultats 
• montrer son intention positive 

Il termine avec les avantages du leadership : une étude Journal les Affaires de 1999 a montré que les groupes jouissant d'un bon leadership réalisent 25% plus de revenus, accomplissent 55% plus de tâches et réduisent de 63% le stress et le burnout dans leur équipe.

Bitcher, un loisir acceptable ? - par RH brutes

Voici un texte de mon alter-ego plus sombre, RH brutes. Pour plus d'information, voir ce billet explicatif. Avertissement : le ton est plus direct que dans mes billets habituels.

• Ce n’est pas un bureau, c’est l’enfer avec l’air climatisé !
• Danie devrait aller loin. Et plus tôt elle partira, mieux ce sera.
• Ce gars là a autant de culture que le tapis de l'entrée. Pis encore...
• Notre boss avait atteint le fond le mois dernier ? Ben, il a recommencé à creuser.
• Un peu plus stupide et on l'arrose deux fois par semaine.
• Je fais semblant de travailler, ils font semblant de me payer…

Des phrases comme celles-là, j'en entends quelques unes ou plusieurs par semaine…

Et encore je rapporte juste celles qui sont un peu comiques. Mais elles me fatiguent moins depuis que j’ai compris quelque chose. Bitcher est rendu un loisirs acceptable, une soupape de sûreté pour éviter de faire la première page des journaux avec une hache dans les mains.

J’ai expliqué ça à mon patron, mais la dernière fois il en a entendu un dire que les patrons étaient des 2 de piques surpayés, et il n’a pas du tout vu le côté positif…

Et vous, quels sont les meilleures "bitcheries" entendues ?

L'humain avant le papier !

En ressources humaines, on parle souvent de politiques, celles au pluriel, par exemple des politiques de formation, de rémunération ou de code vestimentaire. Écrites ou verbales, elles ont une grande influence en entreprise : les employés s'en servent pour savoir ce qui est accepté ou non, et l'entreprise pour guider ses gestionnaires, appuyer ses décisions et intégrer les nouveaux employés.

Par contre, comme tout élément de communication, la force d'une politique tient surtout dans la façon de l'appliquer. Ce n'est pas tout de l'écrire ou le dire, comme le dit bien l'expression populaire : "faut que les bottines suivent les babines"...

Or, quand on écrit une règle, celle-ci devient plus tangible, plus forte, et peut être très efficace, pensez aux mesures disciplinaires ou aux échelles salariales. Il est tentant de les utiliser pour tenter de régler tous les problèmes et incertitudes, même pour ce qui n'est pas arrivé encore.

Peut-être parce qu'on craint la réaction des destinataires, qu'on est pressé ou qu'on considère les échanges en personne comme une perte de temps, il arrive souvent que l'on diffuse ces règles sans les expliquer, sans les "vendre" ou sans les valider avec la réalité vécue par ceux qui devront les utiliser. L'écrit permet une distance, parfois utile, mais plutôt nuisible s'il passe avant les facteurs humains. Si vous ne l'avez pas lu, cliquer ici pour voir mon précédent billet éditorial sur la distance en gestion.

Voici trois bonnes raisons de faire passer "l'humain avant le papier" :

• on évite l'impression que l'auteur se cache derrière sa politique
• la communication permet d'observer les effets et de s'ajuster dès le départ
• elle est un outil de reconnaissance et de mobilisation : en "vendant" l'idée et en écoutant les retours des employés, ceux-ci se sentent concernés, impliqués et importants, même s'ils ne sont pas d'accord avec ce qui est présenté.

En terminant,un article très intéressant paru dans Québec-Science rappelle que pour être heureux, l'employé a trois besoins fondamentaux dont l'un est le besoin de reconnaissance (cliquer ici pour le voir). Et quelle reconnaissance peut-il y avoir si une simple feuille de papier passe avant un employé ?

Politique 101

Suite à mon billet sur les vêtements au travail, (voir ici) j'ai décidé de parler des politiques en général, parce qu'elles sont un outil important de gestion en entreprise et que le code vestimentaire en était un bon exemple.

Une politique sert à encadrer l'application des règles qui visent à ce que plusieurs personnes aux intérêts différents puissent travailler ensemble. Ça c'est la théorie, parce qu'en pratique, les politiques font souvent l'objet de moqueries ou d'insatisfactions : politiques de tablettes, déconnectées de la réalité ou autres. Elles ne sont pas toutes bien comprises ou acceptées. Voici quelque éléments pour améliorer ces points.Il faut d'abord choisir le degré de structure le plus faible possible en fonction de la culture d'entreprise :

1. Le mur à mur par exemple uniforme obligatoire, utilisation d'un "punch"
2. La tolérance zéro, où tout est défini (ex. la jupe ou le bermuda devra descendre au moins à mi-cuisse)
3. La gestion discrétionnaire, où les gestionnaires appliquent à leur façon une politique générale
4. La liberté (presque) totale

Les numéros 1 et 2 rassurent beaucoup les gens mais ne permettent pas d'utiliser leur potentiel à leur juste valeur. Jugement et créativité ne demeurent pas longtemps dans un cadre rigide.

La liberté est intéressante si elle est volontairement appliquée et compatible avec le milieu. On la trouve souvent dans les petites équipes, les milieux artistiques ou technologiques. La liberté n'est pas complètement totale, en fait il s'agit plutôt d'un ensemble de règles informelles et peu rigides. Attention, informel ne veut pas dire absence de gestion! On doit quand même clarifier les attentes, appliquer des mesures dans les cas extrêmes, mais on n'a pas besoin de politiques écrites et la confiance accordée aux employés est souvent payante en terme de rendement. Bien appliqué, c'est aussi le type de gestion le plus simple.

Mais pour la plupart des PME qui grandissent, il est plus difficile de clarifier les attentes informelles, et la gestion discrétionnaire devient alors plus intéressante. Celle-ci s'appuie sur une structure plus précise, que ce soit par la rédaction de mémos, courriels ou par des formations aux superviseurs. La politique peut même être très formelle, la différence venant de la façon dont les petites décisions de tous les jours viennent faire vivre cette politique. Bref, c'est sur le plancher que ça se vit : comment les responsables réagissent lorsqu'un nouvel employé arbore un short troué ou arrive en retard ? Si le superviseur a une bonne marge de manoeuvre dans l'application de sa réponse, on est en mode de gestion discrétionnaire. Une fois les paramètres discutés et décidés logiquement pour l'ensemble des employés, le gestionnaire en est le gardien dans son département et la direction doit respecter en bonne partie la façon dont il l'applique.

Dans tous les cas, le succès d'une politique peut se prévoir en posant une question sur un point d'application de la politique, par exemple qu'arrive-t-il en cas de retard ? Si le gestionnaire et les employés d'un département donnent à peu près la même réponse, la politique a atteint son objectif. Et ce n'est pas la qualité du document qui fera une réelle différence mais plutôt la qualité de la communication pour la diffuser.

Vêtements au travail, liberté ou pas ? partie 2

Dans la partie 1 (cliquer ici pour voir tous les textes de la série Vêtements), j'ai écrit qu'une politique ne pouvait empêcher les discussions sur les vêtements des employés, mais qu'elle pouvait aider à les diminuer. Rappelons qu'une politique seule ne peut créer un changement lorsque les enjeux sont élevés, par exemple dans les relations entre les personnes, la rémunération et ce qui touche l'identité personnelle.

Déjà dans l'habillement, les règles sont difficiles à définir clairement. Pourquoi un jeans propre à 170$ est-il interdit et pas un chandail laid à 10$? Qui juge de la décence, notion qui varie selon les personnes, l'endroit et même d'une année à l'autre? On peut imposer un uniforme, ce qui se fait beaucoup en usine et dans les entreprises grand public (services, restaurants, boutiques). On peut aussi définir les grandes lignes de ce qui est attendu, souvent dans une politique qui peut être écrite ou verbale et qui contiendra :

• Les objectifs  : respect des clients, image de l'entreprise, harmonie de l'équipe...
• Les règles légales ou sécuritaires : port d'un tablier, bottes à cap d'acier
• Les grandes lignes du code : vêtements corporatifs avec les clients, vendredi

Dans les entreprises un peu plus grandes ou traditionnelles, on peut ajouter les points suivants :

• Exemples de ce qui est souhaité, accepté et non accepté
• Droit de l'entreprise d'exiger des correctifs en cas de non respect
• Conséquences lorsqu'un employé ne respecte pas un avis de son superviseur

Dans tous les cas la clé sera l'application équitable et logique de la politique. Si un employé étire l'élastique, les autres sauront que la politique n'a pas à être totalement respectée... C'est le superviseur qui fera la différence avec ses actions, par exemple en retournant un employé à la maison sans salaire tant qu'il ne porte pas les vêtements ou les protections appropriés.

Le gestionnaire devra quand même justifier ses directives auprès de la nouvelle génération, dont les parents ont souvent dû négocier chaque morceau de linge le matin au lieu de l'imposer une fois avec une taloche. Il est également dans la nature des jeunes de remettre en question les règles "anciennes", en particulier pour quelque chose d'aussi personnel que les vêtements.

Mais plus la politique sera claire, appliquée équitablement et laissera une certaine flexibilité aux employés dans leurs choix, moins de discussion il y aura.

Écrit en octobre 2012, révisé en mai 2015

La distance a vraiment de l'importance ! éditorial

L'élection récente m'a fait penser à un sujet qui me tient à coeur : la distance en gestion. Je veux parler de la distance qui existe entre une décision et les effets de son application, ou, si vous préférez, entre ceux qui décident et ceux qui vont vivre les effets de ces décisions. Cette distance est nécessaire mais devient souvent nuisible lorsqu'elle est trop grande, et surtout quand le décideur ne connait pas la réalité des gens qui vont en vivre les effets.

Des exemples ? Des MBA offerts à des gens qui n'ont aucune expérience de gestion (comme dénoncé par Henry Mintzberg), des gestionnaires qui ne descendent jamais sur le plancher, ou un directeur d'école critiquant une mère mono-parentale comme dans cet extrait vidéo inoubliable avec Anne Dorval très fâchée.

Or, les gens ne réagissent déjà pas très bien à subir une décision ou un changement imposés, surtout s'ils sont annoncés par écrit, et qu'ils semblent "déconnectés" de la réalité.

Pourquoi alors cette distance est-elle si présente dans les organisations ? Parce qu'elle est nécessaire pour fonctionner, pour avoir une vue d'ensemble et pouvoir des décisions efficacement. Pensez à l'armée. Qui a le temps d'aller voir tous les gens un par un dans une organisation ? En fait, la distance elle-même n'est pas le problème, mais plutôt qu'elle soit utilisée pour éviter l'affrontement ou la discussion avec les gens affectés par les décisions et actions.

Comment éviter ce piège ?

Il faut avoir ces deux mécanismes essentiels en gestion :
1- des mécanismes de communication permettant de "vendre" les décisions importantes avant leur mise en application, ou de susciter l'adhésion par la suite.
2- des mécanismes de rétro-action pour que l'information "terrain" remonte jusqu'à ceux qui prennent des décisions.

Pour les décisions importantes, on consulte un échantillon restreint mais significatif de personnes concernées. Robert Dutton, Président de Rona, expliquait qu'il allait parfois travailler avec les employés des départements vivant des défis particuliers, en faisant le même travail qu'eux. Ceci afin de revenir avec des solutions adaptées à leur réalité et probablement en ayant gagné la confiance des gens avant de leur amener un changement. Comme on ne peut le faire avant chaque décision, un mécanisme de rétro-action doit être en place et fonctionnel. Des mécanismes organisés de rétroactions sont à la base de certains systèmes de gouvernance, par exemple le double-lien en sociocratie.

En conclusion, pour pouvoir prendre de bonne décision, la saine distance à avoir est celle qu'on prend après s'être approché du terrain pour y obtenir les informations nécessaires. On appelle ça prendre du recul... Mais pour prendre du recul, il faut d'abord s'être avancé !

Vêtements au travail, liberté ou pas ? partie 1

Durant la chaleur de l'été, de nombreux employeurs se retrouvent aux prises avec cet éternel problème : qu'est-ce qu'on doit tolérer, qu'est-ce qu'on doit interdire, et surtout, comment peut-on le gérer pour que ça soit réglé une fois pour toute !

Ce ne peut jamais être vraiment réglé une fois pour toute. La récurrence du problème démontre l'importance que les vêtements ont dans nos vies, une importance grandement sous-estimée lorsqu'on entend des commentaires comme "Du linge convenable, ce devrait pas être si difficile à comprendre ?" ou de l'autre côté "Bon, ils interdisent les jeans maintenant, ça va être quoi, ils vont nous obliger à porter un uniforme ?"

Si vous pensez que les vêtements sont strictement utilitaires, songez qu'il s'est vendu pour 28 milliards de dollars de vêtements et accessoires au Canada en 2014 (selon Statistiques Canada). Et depuis des milliers d'années, les vêtements servent à bien plus, soit :

• communiquer notre identité profonde (sexe, âge, valeurs, origines) 
• donner des informations sur notre état d'esprit (humeur, désir de contact)
• montrer notre appartenance à des groupes ou des valeurs (classe sociale, profession, génération, employeur, comme le fait de travailler pour Bombardier)
• démontrer en partie notre "valeur" sociale (richesse, profession ou appartenance à certains groupes prestigieux comme les médecins ou membres d'un club huppé)
• exprimer un refus : envers certains groupes, certaines valeurs (piercing, carré rouge, jeans au travail)

Tous ces éléments sont à leur tour influencés par les contraintes du milieu, comme la nature du travail, le besoin de confort, l'acceptation par le groupe de travail et l'entourage. Sans compter bien sûr la température :)

Que faire ? L'éternelle politique vestimentaire a fait ses preuves, mais n'empêche pas le retour des discussions. En fait, aucune politique ne peut le faire, mais si elle est appliquée de la bonne façon, les gestionnaires seront mieux outillés pour y faire face et y perdront moins de temps. Nous verrons dans le prochain billet plusieurs éléments pour en arriver à ces résultats.

Écrit en juillet 2012, révisé en mai 2015

L’intelligence collective

Vous vous souvenez de Simon Riopel qui m'avait donné un excellent coup de main l'été dernier durant son stage de MBA? Simon avait préparé quelques billets de blogue que je partage avec vous lorsque je manque de temps pour écrire. Eh oui, c'est une journée comme ça aujourd'hui... Voici le premier, très intéressant, sur l'intelligence collective.
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Depuis l’appropriation d’un langage et d’une culture, la race humaine a toujours pratiqué une forme d’intelligence collective. Selon Pierre Lévy, titulaire de la chaire de recherche en intelligence collective de l’Université d’Ottawa, nous ne sommes intelligents que collectivement grâce aux différents savoirs transmis de génération en génération.

Au début des années 1990, Pierre Lévy affirmait que l'interconnexion des ordinateurs serait un vecteur de perfectionnement et d'augmentation de l'intelligence collective. En 2007, les meilleurs moteurs de recherches sur Internet ne s'attaquaient qu'à 10% à 20% du contenu de la toile. M. Lévy est aujourd’hui convaincu que l’intelligence collective coordonnera, dans un avenir très rapproché, l'espace sémantique comme l’est actuellement l'espace terrestre.

Au sein des organisations, le projet de l'intelligence collective consiste à valoriser toute la diversité des connaissances, des compétences et des idées qui se trouvent dans une collectivité et à organiser cette diversité en un dialogue créatif et productif (Olivier Zara, 2004). Dans une société de l'information, la performance des entreprises réside donc dans la capacité à mobiliser l'intelligence collective et les connaissances des parties prenantes.

Une distinction entre réflexion collective et communication collective s’impose :

• La communication permet d'échanger des informations sans qu'il y ait forcément des coopérations intellectuelles.
• La réflexion implique des coopérations intellectuelles qui permettent de créer l'information, de lui donner du sens et d'interagir sur l'information existante pour la transformer en une nouvelle information. 

Une analyse plus poussée permet de découvrir que les technologies de l'information et de la collaboration, comme l’intranet, augmentent la performance des interactions humaines et donnent à l'information une valeur opérationnelle.

« Au fond, l'intelligence collective, c'est la source du développement humain. »
Pierre Lévy (2007)

Rédigé par Simon Riopel

Références :
http://www.journaldunet.com/...
http://www.lemonde.fr/...

Les ressources humaines... inhumaines ?

J'ai eu une conversation bien intéressante avec un candidat il y a quelques mois, mais j'avoue avoir tiqué quand il a appelé notre domaine les "ressources inhumaines". Ceci m'a fait réfléchir, et j'ai commencé à chercher les causes : nous, en ressources humaines, pourquoi devient-on parfois des machines?

Tiré de Photos libres

Il y a sans doute plusieurs raisons, comme la pression, le fait d'être souvent coincé entre la direction et le candidat, entre la production et le taux de roulement. Il y a également l'incohérence des attentes : on nous donne 10 jours pour trouver la perfection pour un salaire dérisoire.

Il y a les ressources limitées, parfois doublées d'absence de reconnaissance quand ce n'est pas de la mauvaise foi. J'ai souvenir d'une collègue qui s'est fait dire : "Vous ne trouvez pas d'employés, vous êtes incompétente!" Pourtant elle a bien essayé d'expliquer à son patron que les chercheurs d'emploi qui ont une voiture se déplacent de moins en moins dans un lointain parc industriel pour un emploi au salaire minimum, surtout avec un taux de roulement excessif et le prix de l'essence.

Sans compter l'abrutissement normal lorsqu'on recrute à la chaîne pour les mêmes postes 100% du temps, ayant l'impression de le perdre à refaire les mêmes gestes inutiles. Surtout lorsqu'on a été embauché pour les développer, ces ressources humaines...

Bref, il y a parfois de quoi frôler la folie et ça se voit dans le processus de recrutement. La folie, n'est-ce pas de refaire les mêmes gestes et d'espérer des résultats différents? Le recrutement à répétition en est probablement la meilleure illustration en RH.

Quelques universitaires enseignent les RH comme une science exacte. Des patrons pensent que c'est du simple opérationnel. Le recrutement, c'est plutôt le stratégique par excellence, le coeur du futur d'une organisation. Et ça passe obligatoirement par l'humain : c'est bien l'humain, qu'il soit recruteur, futur employé ou le reste des collègues, qui va permettre à l'organisation de progresser. Pas une machine.

Organiser un évènement à l'ère 2.0 - 2e partie

Voir la 1re partie de ce billet ici. 
Résumé : ces deux textes compilent les idées et conseils de deux organisateurs d'évènements de type 2.0, Mathieu Laferrière et Adrien O'Leary. Plusieurs de ces éléments sont également applicables à d'autres types d'évènements, comme les partys de bureau.

Outil : Eventbrite
Après avoir pensé à Facebook, Mathieu a ensuite plutôt utilisé Linkedin, et Eventbrite, un site spécialisé dans la gestion d'inscriptions à des évènements. Cet outil permet de garder efficacement le contact avec les participants, passés ou potentiels. Adrien mentionne qu'il n'envoie pas toujours les réponses automatiques générées par Eventbrite, il préfère les personnaliser pour susciter l'intérêt et créer plus d'impact. Il invite également les gens qui se sont inscrits à en parler autour d'eux, sur Linkedin par exemple. Lorsque l'évènement est payant, l'outil permet également de proposer un tarif préférentiel pour ceux qui s'inscrivent plus tôt.

Outil : MailChimp
Adrien utilise également Mailchimp un outil internet qui permet les envois de masse, par exemple pour communiquer les prochains évènements à ceux qui ont déjà participé. Celui-ci permet de personnaliser les messages selon les destinataires : ceux qui ont déjà participé, les membres d'une certains communauté ou occupant une certaine fonction, etc.

Partenaires
Le cachet de l'endroit, la nourriture, tout est bon ce qui peut contribuer à ce que les gens se sentent bien et parfois en parlent sur internet. L'organisateur a tout intérêt à demander de l'aide, de l'argent ou autre participation selon l'évènement, pour offrir une expérience plus poussée aux participants. Les partenaires sont prêts à aider financièrement pour l'exclusivité, la visibilité, sentir ou montrer qu'ils contribuent à une expérience particulière, être associé à une tendance ou un groupe, ou même pouvoir s'en servir comme "focus group" géant.
Même pour un party en entreprise, si tous vos employés sont jeunes, un assureur pourrait vouloir présenter son assurance "moins de 30 ans" et faire tirer une voiture parmi les participants, ce qui marque l'imagination. Dans une conférence 2.0, la possibilité de tester un nouveau concept, une idée, un nouveau service auprès d'un public choisi peut valoir de l'or.

Plus facilement, les partenaires peuvent aussi offrir temps ou produits, parfois pour obtenir des billets gratuits ou autre avantage peu coûteux. La tendance est à la simplicité, et dans le milieu des technologies, les organisateurs peuvent demander à travailleurs autonomes des 10$ et 50$ en échange d'un nom sur le blogue. Ils peuvent aussi dire aux participants : "si vous arrivez tôt, vous allez aider". Et ça marche!

Autres éléments
Nos deux présentateurs comptent un délai d'environ 6 semaines entre l'invitation et l'évènement, et annoncent toujours quand aura lieu le suivant durant celui en cours. Leurs clients sont à 50% des travailleurs autonomes et à 50% des PME. Mathieu rappelle que l'évènement ne devrait pas être uniquement tributaire des organisateurs, et "surveille les sourires" pour vérifier la satisfaction des gens lors de l'évènement. Il rappelle aussi de demander aux gens les sujets qu'ils voudraient aborder.

L'élément clé
Les deux organisateurs nous le rappellent, l'important c'est le plaisir ! Que ce soit pour les participants pour qu'ils reviennent au prochain, ou pour les organisateurs, parce que ça prend des passionnés pour créer des évènements au contenu et au contenant intéressants.

Ne manquez pas la source de tout ceci : TruMontreal, la non conférence sur le recrutement 2.0 qui aura lieu le 16 octobre prochain à Montréal.

Organiser un évènement à l'ère 2.0 - 1re partie

À l'ère du 2.0, deux organisateurs d'évènements liés au web ont bien voulu partager avec nous leurs recettes gagnantes lors du dernier web2biz (voir ici une mise en contexte). Si ces conseils s'inspirent d'évènements externes et parfois payants, comme des formations, plusieurs seront utiles à tout organisateur, même pour le party de Noël.
Ayant beaucoup de contenu à partager, que j'ai divisé en deux billets.

Bases : simplicité, contenu et communauté
Mathieu Laferrière propose de s'inspirer de la méthode agile : commencer léger et simple, vaut mieux 25 participants enthousiastes sur 2 heures, que 100 blasés sur 7 heures. Ça semble évident mais c'est un bon début pour calmer nos ardeurs. Le but est d'être efficace et que les gens en parlent, en bien, après le premier événement. Et de ne pas épuiser les organisateurs, accessoirement...

Deuxième règle : il faut du contenu de qualité pour que les gens se déplacent, surtout pour le 1er évènement. Il faut alors passer par des communautés, des gens partageant les mêmes intérêts pour diffuser l'évènement, ce qui se fait plus facilement de nos jours sur le web. Et à moins d'avoir une vedette pour attirer les foules, c'est encore le contenu et les canaux de diffusion informels qui feront le succès ou non de l'évènement.

Promotion
Une fois l'évènement déterminé, il faut être efficace dans la promotion. La clé de la simplicité, qui veut aussi dire que les coûts ne seront pas élevés, ne permet pas de compter sur des ressources qui ne font que ça. Adrien O'Leary nous rappelle que toute diffusion doit recycler l'information sur plusieurs plates-formes pour diminuer les coûts et élargir le public, et susciter l'intérêt pour que les participants - potentiels ou passés, aient le goût de la relayer. Sondages et blogues sont des outils de choix pour rappeler la prochaine rencontre. Un extrait d'une conférence vidéo peut présenter de l'information utile tout en suscitant l'intérêt, du type "Si vous voulez la version longue, venez à notre formation le..."

L'idéal est d'avoir quelqu'un pour filmer l'action, images qui serviront ensuite à la promotion, et à maintenir l'intérêt et le contact avec les "anciens" jusqu'à l'évènement suivant. On peut aussi partager les présentations sur Slideshare. Plusieurs moyens sont disponibles pour enregistrer la mémoire d'un événement, des extraits choisis de ce qui a marqué les participants, des moments clés qui frapperont l'imagination. Des bénévoles peuvent par exemple transcrire les moments clés sur Twitter ou sur leur blogue.

La suite dans quelques jours... Question de maintenir l'intérêt! (Cliquer ici pour la suite)

Je vous invite en attendant à visiter le blogue de notre évènement TruMontreal, qui est à la source de mon intérêt soudain pour l'organisation d'évènements 2.0. Et un exemple de promotion multiplate-forme :)