Congédier pour incompétence... - 2

Rappel : étant donné l'aspect légal et délicat des fins d'emploi, si vous ne l'avez pas lu, svp relire mon avertissement, qui s'applique particulièrement lorsque j'aborde ces sujets.

Nous avons vu dans le premier billet ce qu'est le congédiement administratif, entre autres dans le cas où un employé est incapable d'apprendre de nouvelles tâches ou de continuer à assumer les tâches existantes pour des raisons hors de son contrôle.

Nous avions également vu que l'employeur doit respecter les mêmes étapes que pour le congédiement disciplinaire, mais sans les sanctions. Voici ces cinq étapes avec des commentaires pour tenir compte du contexte particulier de l'incapacité de l'employé :

1- Informer le salarié de ses attentes et des politiques de l'entreprise   et 

2- Lui signaler ses lacunes

3- L'informer clairement de la possibilité d'un congédiement à défaut d'amélioration de sa part

L'employeur doit discuter avec l'employé de ses attentes et des difficultés observées et idéalement il devrait les lui transmettre par écrit, au moins en résumé. Il doit également clairement indiquer les conséquences si l'employé était incapable de s'améliorer, incluant la possibilité d'un congédiement. Ces échanges doivent être documentés.

4- Lui apporter le soutien nécessaire pour se corriger et atteindre les objectifs  et 

5- Lui accorder un délai raisonnable pour s'ajuster
S'il ne lui accorde pas un délai et un soutien raisonnables, l'employeur peut difficilement démontrer qu'il voulait réellement aider l'employé à rester dans l'emploi, ce qui nuit fortement au dossier de l'employeur en cas de plainte. Et le remplacement est souvent plus coûteux que de soutenir ou former un employé déjà en poste. 

Vous retrouverez ces étapes expliquées de façon détaillée dans cet article de la CNESST, basé sur la jurisprudence. Si ces étapes n'étaient pas respectées, l'employé qui porterait plainte à la CNESST pour congédiement sans cause juste et suffisante aurait de bonnes bases pour remporter sa cause. 

Congédier pour incompétence ? 1re partie

Rappel : étant donné l'aspect légal et délicat des fins d'emploi, si vous ne l'avez pas lu, svp relire mon avertissement, qui s'applique particulièrement lorsque j'aborde ces sujets.

Lorsqu'une relation employeur-employé ne fonctionne pas très bien, quelles qu'en soient les raisons, l'employeur doit réagir rapidement. Dans le pire des cas, ceci peut mener au congédiement. Il y a d'abord le congédiement disciplinaire, qui fait suite à une gradation des sanctions et qui est plus connu.

De l'autre côté, il y a le congédiement administratif, qui est moins connu. Celui-ci vient terminer un lien d'emploi lorsque l'employé est incapable d'accomplir son travail correctement, et ceci de façon involontaire.

En voici trois exemples : l'employé s'occupe d'un ami malade et s'absente très souvent, il est mis en prison, il n'arrive pas à apprendre de nouvelles directives nécessaires à son travail. L'employeur peut alors faire un congédiement administratif. Dans certains cas, par exemple la maladie et la toxicomanie, ou s'occuper d'un proche malade, il faut faire attention à la Loi qui prévoit certains accommodements ou durées durant lesquelles l'emploi est protégé.

Pour le cas spécifique d'incompétence, la première question est : "est-ce que l'employé montre un manque de volonté ou un manque de capacité ?" Si c'est le manque de capacité, l'employeur doit respecter les mêmes étapes que pour le congédiement disciplinaire, mais sans les sanctions : ce serait inutile vu que l'employé n'est pas incompétent volontairement...

Dans le prochain billet, nous verrons le détail de ces étapes, visant à ce que l'employé soit outillé pour corriger le problème.

Fins d'emplois : aspect humain

Suite aux deux précédents billets sur les impacts et aspects légaux des fins d'emploi, voici peut-être le volet le plus important, l'aspect humain.

Culture d'entreprise
Comme l'embauche, les décisions de fins d'emploi ont un énorme impact et façonnent l'organisation. Selon les personnes qu'on embauche et par la suite, celles qu'on garde, la culture de l'organisation va se construire puis évoluer. Les fins d'emploi contribuent donc à l'essence même de l'organisation, ce qu'elle est, sa culture.

Impacts sur l'équipe
Les choix de l'organisation de conserver telle personne mais pas telle autre ont également une très grande influence sur les autres employés. Le congédiement est un des messages les plus forts qu'une entreprise peut envoyer à ses employés sur ce qui est accepté ou non et ils écoutent le message avec la plus grande attention : leur "survie" dans l'organisation en dépend. 

Impacts sur la personne congédiée
Finalement, il y a énormément d'impacts personnels sur la vie privée et l'estime de soi. Des recherches ont prouvé un lien fréquent entre la perte d'emploi et les problèmes de santé, de couple et familiaux. La décision de l'employeur va donc bien au-delà de régler un problème ou de couper un poste, même si la responsabilité des effets est bien entendu partagée. Rappelons que l'impact est beaucoup plus grand quand on est victime d'une action humaine (ex. congédiement), vécue comme un rejet, plutôt que d'un élément lié au hasard (ex. fin d'emploi pour raison économique).

Une fois qu'on prend conscience de ces effets, on peut en venir à éviter de congédier à tout prix ou le faire lorsqu'on en peut vraiment plus, ce qui n'est pas mieux parce qu'on nuit alors à l'ensemble du groupe. La meilleure façon est plutôt de suivre rapidement les problèmes, puis d'évaluer et aider l'employé concerné à revenir à une situation acceptable. Un processus de gradation des sanctions bien mené sert à cela. Il donne du temps, il permet la communication et d'évaluer s'il s'agit d'un problème temporaire ou permanent. La plupart du temps, il aide également l'employé à s'adapter à ce qui est attendu de lui et à prendre au sérieux le changement nécessaire. Le processus doit viser cette adaptation et non justifier la décision de congédiement. Il doit également supporter l'employé dans ce changement, par exemple en donnant de la formation ou en ajustant certaines tâches.

Comment humaniser le congédiement
Toutefois, lorsque le problème ne se règle pas, que la gradation des sanctions n'a pas donné les résultats attendus et que la fin d'emploi est la seule solution, il faut alors se montrer humain et faire le congédiement. Voici quelques éléments qui aideront à la faire :

• lorsque la décision est prise, agir rapidement
• préparer la rencontre en ayant en main les éléments importants (dossier, historique, etc.)
• avoir un témoin, au moins neutre et si possible amical envers l'employé  
• dans les cas délicats ou risquant de mal tourner, s'assurer la présence d'au moins une personne en qui l'employé congédié a confiance
• respecter le rythme de l'employé mais ne pas tourner autour du pot
• faire une pause au besoin
• si la discussion tourne en rond, revenir aux faits
• éviter d'exiger la quittance si l'employé est réticent à la signer immédiatement
• laisser une place aux émotions même si elles ne sont pas agréables, mais sans les laisser devenir violentes ou menaçantes. Ce point est plus difficile à appliquer mais peut faire toute la différence dans les réactions futures de l'employé.

Finalement, il faut être conscient que ce qui semble rationnel, par exemple d'éviter les contacts de l'employé terminé avec les autres employés, peut avoir des effets négatifs importants sur l'équipe. J'entends souvent des "ils l'ont mis dehors comme en voleur, on a même pas pu lui dire au revoir". L'entreprise doit se protéger des actes impulsifs d'une personne en colère, en même temps si on se prépare bien, on peut laisser de la place pour que l'employé fasse ses adieux et vide lui-même ses tiroirs de bureau. Surtout si l'employé était en place depuis longtemps, le message de non confiance est très difficile lorsqu'on l'ajoute au choc du congédiement ou de la fin d'emploi non prévue.

Le congédiement n'est jamais facile ou simple, mais il n'est pas obligé d'être un traumatisme permanent pour le congédié, le gestionnaire et le reste de l'équipe. Des fois il est même un tremplin pour la personne.

Fins d'emploi : aspects légaux

Nous avons parlé dans le billet précédent de bonnes raisons de bien faire les fins d'emploi. Étant donné l'aspect légal et délicat des fins d'emploi, si vous ne l'avez pas lu, svp relire mon avertissement, qui s'applique particulièrement lorsque j'aborde ces sujets.

Maintenant, comment bien faire un congédiement ? Voici d'abord l'aspect légal, parce que les lois et normes du travail ont beaucoup d'influence.

Avis de cessation d'emploi
Le préavis, appelé avis de cessation d'emploi par les normes du travail, est bien connu des employeurs et expliqué ici sur le site de la Commission des normes du travail (CNT). Il est obligatoire, même si l'employé a contribué à être congédié, par une mauvaise attitude par exemple.

Par contre, l'article 2091 du Code civil du Québec impose lui aussi un avis raisonnable qui n'est pas défini clairement comme celui de la CNT. Une norme informelle issue de la jurisprudence, mais qui n'est pas toujours appliquée par les entreprises, donne entre 1 et 4 semaines par année de service continu*. Le nombre final est déterminé au cas par cas en fonction de ces critères :

• nature de l'emploi (niveau, spécialisation, difficulté à se replacer dans son secteur)
• circonstances particulières dans lesquelles il s'exerce (comportement de l'employé, difficulté à se replacer en raison de l'âge)
• durée de la prestation de travail

Notons que lorsque l'employé a contribué fortement à son congédiement, ce préavis supplémentaire tend à être réduit ou retiré. À l'inverse, lorsque l'entreprise met fin à un emploi dans un contexte plus controversé (ex. conflit de personnalités), ce sera l'inverse. Il n'y a pas de règle fixe et l'entreprise veut parfois à "acheter la paix" en offrant un peu plus que le préavis légal minimal.

Cause juste et suffisante
Ensuite lorsque le salarié compte au moins deux ans de service continu, on doit avoir une cause juste et suffisante de congédiement. Ceci signifie que l'on ne peut congédier un salarié sur un coup de tête, parce qu'on n'aime pas son attitude, que sa performance a diminué, ou autre situation non acceptable dont le salarié est volontairement responsable. La CNT impose alors de procéder à une gradation de sanctions afin de bien faire comprendre à l'employé qu'il pourrait être congédié s'il ne changeait pas le comportement problématique. Il y a certaines exceptions, par exemple en cas de faute grave. Voir l'article 124 en détail sur le site de la CNT, en cliquant ici.

Congédiement administratif
Notons également qu'il peut y avoir un congédiement administratif sans passer par la gradation des sanctions lorsque l'employé est incapable d'assurer sa prestation de travail de façon involontaire. Par exemple si l'employé ne peut suivre un changement technologique, ou s'il a un problème de santé permanent non lié au travail. Ce sont des cas délicats sujets à interprétation, qui imposent d'autres obligations et demandent de suivre un processus rigoureux afin de prouver l'incapacité de l'employé. Je vous invite à vous informer des normes et aspects légaux avant de procéder à ce type de congédiement. Voir également cet article de la CNT à ce sujet.

Nous terminerons en 3e partie avec le volet humain, probablement le plus important.

* La durée de service continu est la période de temps durant laquelle un salarié à l'emploi de l'entreprise depuis sa première date d'embauche. Elle ne s’interrompt pas nécessairement durant les congés parentaux, les absences entre les périodes d'emploi saisonnier, ou dans certains cas d'autres absences périodiques. Voir la définition exacte sur le site de la CNT.

Fins d'emploi : bonnes raisons de bien les faire

J'ai déjà mentionné que 83% des personnes qui portent plainte à la Commission des normes du travail (CNT) ne sont plus en emploi. C'est logique : l'ex-employé n'a plus rien à perdre et a parfois l'espoir d'un gain. C'est d'autant plus fréquent s'il s'est senti lésé dans son ancien emploi ou dans le processus de terminaison.

Notez que je parle ici surtout du congédiement (fait lorsque l'employé est responsable de sa fin d'emploi) plutôt que du licenciement (fait lorsqu'il y a manque de travail), mais les deux demandent de bien les faire.

Ce texte fait partie de la série "Fin d'emploi", cliquer ici pour voir la série.

Congédiement sous le coup de la frustration ? Danger !

Trop de congédiements se font sur un coup de tête, après une accumulation de problèmes, non documentés, et souvent un vendredi après-midi...

C'est un risque monétaire direct pour l'employeur, qui vaut bien d'investir un peu de temps et parfois d'argent pour mieux le gérer.
Une fois le lien rompu, rien n'empêche l'ex-employé d'appeler directement les normes. Voici donc quelques bonnes raisons de bien faire les choses.

Du côté de l'ex-employé :

• un employé frustré par sa fin d'emploi n'a rien à perdre
• déposer une plainte ne coûte rien à l'employé 
• la plainte pourrait même éventuellement lui valoir un montant d'argent
• la CNT aide le plaignant dans ses démarches (médiation, poursuites, etc.)

Du côté de l'employeur :

• l'employeur devra présenter un dossier cohérent pour justifier sa décision
• il devra prouver qu'il a respecté la loi (ex. gradation des sanctions)
• il devra prouver sa bonne foi (ex. qu'il a donné une formation à l'employé)
• un ex-employé est souvent encore en contact avec les autres employés et les influence avec sa version (parfois déformée) des faits
• les autres employés suivent de près les fins d'emploi pour savoir si ça peut leur arriver 
• un congédiement mal géré peut dégénérer et nuire au climat, à la crédibilité du gestionnaire ou de l'entreprise
• se retrouver devant les tribunaux peut nuire à l'image de l'entreprise
• un bon processus permet parfois de trouver une meilleure solution que le congédiement

Notez qu'il y a une impression de la part des employeurs que la CNT est "pro-employé". Il y a un peu de vrai dans le sens où elle a été créée surtout pour protéger les droits des travailleurs. C'est un contre-poids naturel aux pouvoirs étendus des employeurs (droit de gérance, de licencier). L'histoire a bien montré que sans ce contre-poids légal, plusieurs employeurs tendent à abuser un peu ou beaucoup de la situation (pensez à l'effondrement au Bengladesh). Au-delà du point de vue moral et social, ça évite également une certaine forme de concurrence déloyale par ceux qui auraient tendance à couper leurs prix en exploitant leurs employés.
D'un autre côté, lorsqu'on écoute la population, plusieurs ont l'impression que la CNT penche plus souvent du côté de l'employeur. Je constate aussi que la CNT tente d'équilibrer les choses afin de ne pas perdre son temps devant les tribunaux avec des employeurs contestant ses décisions.