500e publication, 500 fois merci !

Avec la pandémie, j'ai publié plus de textes que d'habitude et j'ai failli passer droit de la publication de mon 500e billet... Je pensais atteindre ce nombre cet automne, à peu près en même temps que les 18 ans de mon entreprise, mais la COVID m'a fait accélérer les publications depuis mars.

Depuis septembre 2008, j'ai publié sur ce blogue environ 4 billets par mois. Le premier portait sur la tendance à la hausse des salaires, juste avant la récession de 2009. L'histoire se répète, la pandémie de 2020 va sûrement créer un ralentissement économique et les questions de pénurie seront probablement mises de côté pour quelques années.

J'ai commencé à envoyer des nouvelles par fax et des courriels en 2003. Je suis passée au blogue dès que possible pour que les textes soient disponibles pour tous. Aujourd'hui, vous êtes 2000 abonnés à mon infolettre, et l'infolettre et le blogue n'ont jamais été autant lus. Votre assiduité et vos commentaires positifs me rassurent sur votre intérêt et m'encouragent à continuer.

Je remercie mes lecteurs et abonnés, ainsi que mes amis, clients, collègues et ma famille, bref vous tous qui me soutenez et m'encouragez, avec une mention spéciale à mon conjoint qui m'encourage depuis le début. Chers lecteurs, chers "encourageurs", merci, merci, merci! Ce blogue existe grâce à vous!

PS
J'ai eu un peu moins de travail habituel ces dernières semaines, j'en ai profité pour faire rafraîchir mon logo avec l'infographiste Patricia Rioux. Comme cadeau à mes fidèles lectrices et lecteurs, voici en première mon nouveau logo. Qu'en pensez-vous?

Déconfinement et rassemblements

Mis à jour le 9 juin 2020. Pour information générale seulement, consulter le site du gouvernement du Québec pour des informations à jour et vérifiées.

Attention, il y a souvent une date pour le Grand Montréal, la MRC de Joliette et la ville de L'Épiphanie (appelées CMM, Joliette et L’Épiphanie ci-après) et une autre pour les autres régions du Québec. 

Pour savoir quelles municipalités font partie du Grand Montréal, voir ici.


Rappels importants 

1. Tous les employeurs doivent respecter les mesures sanitaires et d'hygiène supervisées par la CNESST. Voir ici leur trousse COVID-19 qui sera utile, entre autres avec une application et des guides par secteurs d'activité.
2. La santé publique et la CNESST recommandent de continuer à réduire le plus possible les déplacements et les contacts non nécessaires, entre autres en continuant le télétravail.

Sont déjà ouverts (sous conditions) : 

• Soins de santé professionnels et thérapeutiques, ex. dentiste, ostéopathe, orientation de carrière, toilettage pour animaux et de nombreux autres. 
• Également : services de garde de CMM/Joliette/L'Épiphanie pour les enfants dont les parents sont dans un des secteurs d'activités ouverts. 
• Hors CMM/Joliette/L'Épiphanie : écoles, services de garde et centres commerciaux. 
• Garages, mines, aménagement paysager, construction, commerce de détail avec accès à l'extérieur, manufacturier et services pour les entreprises ouvertes. 
• Sports et loisirs extérieurs pouvant se pratiquer sans contact physique.
• Établissements hôteliers, campings et pourvoiries.
• Hors CMM/Joliette/L'Épiphanie : résidences de tourismes et chalets, etc.
• Musées et bibliothèques (comptoirs de prêt), cinéparcs, production audiovisuelle.
• Pour la saison estivale 2020 : piscines, pataugeoires, modules de jeux, jeux d'eau et blocs sanitaires situés dans des espaces publics ET extérieurs.

Dates de réouvertures :

• Restaurants et terrasses : le 22 juin pour CMM/Joliette/L'Épiphanie, le 15 juin ailleurs. 
• Le 15 juin pour CMM/Joliette/L'Épiphanie : soins personnels et esthétiques (ex. coiffure, épilation). 
• Le 22 juin : camps de jours. Les camps de vacances sont toutefois annulés, sauf peut-être ceux pour enfants handicapés.
• Fin juin : possibilités de réouvertures des salles de spectacles. 
• Fin août : écoles secondaires. Écoles primaires du Grand Montréal/MRC de Joliette.

Rassemblements

Sont maintenant permis les rassemblements sous ces conditions :

• Maximum de 10 personnes.
• Ces 10 personnes proviennent d'un maximum de 3 ménages (ménage = personne demeurant à la même adresse).
• En tenant une distance minimum de 2 mètres entre les personnes de ménages différents.
• Permis à l'extérieur seulement, toutefois les gens ont le droit de rentrer à l'intérieur pour quelques minutes, par exemple pour aller aux toilettes.
• Seront permis à l'intérieur à compter du 22 juin pour CMM/Joliette/L'Épiphanie et du 15 juin pour les autres régions.

Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.

Pour de meilleures vidéoconférences - le son - 1

Depuis quelques mois, nous sommes nombreux à utiliser les outils de communication comme Zoom, Teams et compagnie. Voici quelques trucs pour diminuer la "fatigue Zoom" et augmenter la qualité de nos vidéoconférences en général.

Dans cette première partie, nous traiterons d'abord de la qualité sonore.

La transmission du son par internet diminue sa qualité, parfois de beaucoup. Sans s'en rendre compte, nous devons travailler plus fort pour bien comprendre les paroles. Plus le son est mauvais ou entrecoupé de sons inutiles, plus le cerveau travaillera fort et sera fatigué ensuite...

Et pour certaines personnes ayant un déficit de l'attention, un trouble du spectre de l'autisme ou une difficulté d'audition, ces effets sont multipliés! Alors voici des suggestions pour être entendu plus facilement.


Les premières fois, ou s'il y a un changement

• Avoir un micro et des écouteurs d'excellente qualité. C'est un peu comme la qualité des pneus d'une voiture, ça peut faire toute la différence!
• À faire au moins une fois, ou avec un nouvel équipement, appeler un complice ou s'enregistrer pour évaluer la qualité sonore.
• Lors de ces premières fois ou des moments importants, tester l'audio.
• Au besoin, changer d'équipement ou de local, ajuster l'emplacement du micro ou les paramètres, etc.
• S'assurer de la bande passante internet : qu'elle correspond bien à vos besoins ou que l'ado de la maison ne la garde pas toute pour lui, au moins durant les vidéoconférences importantes.
• Choisir un environnement qui réduit les échos : les tissus (meubles ou rideaux), le carton et le papier (et un peu le bois), génèrent moins d'échos que le métal ou le béton.

Avant la vidéoconférence

• S'éloigner si possible des collègues ou autre personne qui pourrait parler à portée d'oreille.
• S'assurer de fermer radio, TV, fenêtres, ventilateur, portes et autres sources possibles de bruits ponctuels ou de fond.
• Pour les vidéoconférences importantes ou avec beaucoup de participants, avoir un animateur et un responsable technique.
• Prévoir du temps au début des rencontres pour régler les problèmes courants, entre autres le fameux écho...

Durant la vidéoconférence

• Couper le microphone lorsqu'on n'a pas à parler.
• Éviter de : tapoter la table, manger, bouger des papiers, jouer avec un crayon, bouger les mains ou sa chaise, porter un bracelet ou un collier, ou même une cravate qui serait près du micro.
• Éviter les petits mots qu'on utilise souvent en personne pour montrer notre intérêt comme "hum, c'est bien, ok"...

Dans les prochains textes nous verrons comment assurer une meilleure qualité de l'image et de la rencontre en général.

Plusieurs de ces éléments sont tirés de l'article anglophone Zoom fatigue: how to make video calls less tiring.

Pour voir tous les textes du dossier "Pandémie" cliquer ici.

Pour voir tous les textes de la série "Vidéoconférences", cliquer ici.

20 conditions gagnantes pour réussir sa relance - COVID 6

Si ce texte vous intéresse, vous êtes probablement en train d'adapter vos processus de travail au contexte de la pandémie. Vous n'êtes pas seule ou seul : la nouveauté de la situation et les informations qui changent d'une semaine à l'autre nous obligeront à nous adapter pour encore un bon bout de temps. Voici aujourd'hui quelques "conditions gagnantes" pour aider à implanter et adapter les changements rendus nécessaires par la pandémie.

À se rappeler : le pire cas de figure est une éclosion dans votre organisation, avec des employés absents et d'autres qui auront peur de venir travailler, la possibilité de devoir fermer temporairement, les coûts de désinfection, la mauvaise publicité... Or, tous seront probablement très mobilisés au début, il y aura forcément un relâchement après un temps. C'est à ce moment que le danger sera le plus élevé, surtout s'il survient en même temps qu'un retour du virus.

Préalables

1. Tous les responsables d'employés sont impliqués, du superviseur jusqu'au propriétaire.
2. Ils font preuve d'empathie, de soutien et d'écoute (les 2 conditions requises pour la résilience)
3. Les gestionnaires et la haute direction donnent l’exemple en tout temps.
4. Les employés sont prévenus de ce qui s'en vient.
5. Un plan de retour/reprise a été préparé et expliqué aux gestionnaires.
6. La formation pour les employés est prête.

Communications

1. Bien expliquer et former tout le monde au départ, puis répéter souvent, de plusieurs façons.
2. Avoir des documents simples qui résument bien toutes les informations.
3. Être concret : donner des exemples pratiques, utiliser des photos, faire essayer les équipements, tourner des petits vidéos, les éléments visuels ou schématisés seront saisis beaucoup plus facilement par toute l'équipe, encore plus nécessaire pour les personnes stressées.
4. Au début, utiliser toute une série de rappels variés : ruban adhésif coloré, cônes oranges, affiches, images, courriels, textos...
5. Les installer partout où il y a des risques, réels ou imaginaires : entrée, couloirs, salles de bains, équipements communs, lieux de détente...
6. Au bout de quelques semaines, surtout si on sent un relâchement, renouveler l'intérêt : déplacer les affiches, utiliser une autre couleur de ruban, utiliser de l'humour pour souligner des comportements moins appropriés, etc. 
7. Répéter, écouter, répéter!

Maintien à moyen et long terme

1. Être ouvert et patient, encore plus envers les employés qui s'adaptent moins bien.
2. Se rappeler que la majorité des gens comprennent moins bien ou moins vite en situation très nouvelle, imprévisible ou stressante. Et ici, on a les trois!
3. Ces derniers temps, il y a tellement eu de changements dernièrement que certains ne sont juste plus capables d'en prendre...
4. Être attentifs à l'humeur des employés.
5. Rappeler qu'il y aura probablement un retour de la pandémie et qu'il faut maintenir les mesures jusqu'à l'arrivée du vaccin ou une meilleure connaissance permettant de diminuer ces mesures.
6. Si un employé ne respecte par les règles, intervenir très rapidement mais très positivement : utiliser les mesures disciplinaires seulement après plusieurs rappels, explications et formations.
7. Répéter, écouter, répéter!

Guides pour le retour au travail

Guide de l'ORHRI
Trousse COVID-19 de la CNESST

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Guide des mesures préventives ou sanitaires - COVID - 5

Même si vous avez un plan de relance des activités, vous aurez probablement besoin d'un guide, d'un manuel ou de quelques politiques pour encadrer les mesures préventives liées à la pandémie.

Je ne suis pas une spécialiste des mesures sanitaires, toutefois voici le résumé de ce que proposent Détail Formation, la CNESST et l'Ordre des CRHA sur leurs sites web :

• Modèle de Manuel des mesures sanitaires par Détail Formation (commerce de détail)
• Guide du retour au travail par l'ORHRI
• Guide proposé par le CNESST pour le secteur manufacturier *

* Il y a également des exemples pour d'autres secteurs d'activité, voir la section "Outils supplémentaires pour les secteurs"

Introduction et explications

• Rappel de l'importance de ces mesures 
• Reconnaissance envers la collaboration de tous
• Comprendre la maladie : symptômes, risques et conséquences
• Modes de transmission

Explication des mesures générales de prévention (bonnes au travail comme ailleurs)

• Identification des personnes symptomatiques ou à risque
• Distanciation physique
• Lavage des mains
• Étiquette respiratoire
• Autres mesures d'hygiène 

Explication des mesures

On détaille toutes les mesures qui s'appliquent dans votre organisation. On peut les présenter par département, par activité, etc. Des photos, des exemples concrets, un tableau, etc. aideront à les expliquer et à les appliquer. Voici des thèmes qui pourraient vous être utiles, avec des exemples :

• Mesures générales : nettoyage général des locaux et équipements communs, ventilation...
• Équipements de protection individuels : quand les utiliser, où les trouver, comment les traiter après usage, matériel et usage accepté ou recommandé, emplacement et usage des produits de désinfection...
• Aménagements des lieux : distance entre les postes de travail, pose de plexiglas, etc.
• Mesures liées aux parcours des employés en interne : horaires, règles d'accès aux locaux, arrivées des employés, pauses, repas, équipements communs...
• Mesures pour les mouvements externes : déplacements des employés, covoiturage, visite d'un client ou d'un fournisseur, voyage d'affaires...
• Mesures liées aux clients ou aux visiteurs externes : procédures d'arrivée, d'essai d'un équipement ou d'un vêtement, pour les commandes, les retours de marchandises...
• Mesures liées aux achats et à la réception de matériel
• Protocole lors de l'identification d'un cas de COVID ou pour les employés ayant été en contact avec une personne touchée
• Au besoin, voir les cas particuliers possibles chez vous et détailler au besoin : travailleuse enceinte, refus de travailler, retour d'un employé ayant eu la COVID, employés ayant des allergies, voyages à l'étranger, employés devant prendre soin d'enfants ou aidant des proches âgés, employés âgés, etc.

Obligations et conséquences

• Résumé des obligations légales et morales de l'employeur et de l'employé
• Rappel des conséquences en cas de non-respect des mesures
• Indication que les mesures pourraient changer sans nécessairement être immédiatement reprises dans le manuel, étant donné le contexte de changement rapide.

Risques psychosociaux

• Rappel des risques et des mesures et outils mis en place pour les réduire 
• Rappel des politiques pertinentes, ex. prévention du harcèlement psychologique
• Liste de ressources possibles : mesures de soutien interne, coordonnées de personnes-ressources, PAE, organismes pertinents.

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Plan de retour au travail - exemple de contenu - après-COVID - 4

Mis à jour le 13 mai 2020 - grâce aux bons conseils de Marie-Ève Champagne, spécialiste SST. Merci Marie-Ève!

Nous avons vu la semaine dernière les étapes pour préparer un plan de réouverture et celles pour le mettre en oeuvre.

Voici maintenant les grandes lignes d'un plan général pour l'ensemble des employés d'une PME, un exemple à adapter selon votre situation.

Le plan n'est pas un manuel qui explique les mesures en détail, c'est un court document qui sert seulement au début, pour assurer la compréhension générale des mesures, expliquer comment elles seront implantées, dans quel ordre, pour qui, etc. Le plan sert à guider les gestionnaires, à informer et rassurer les employés et les clients. Mais surtout, il vise à mobiliser toute l'équipe pour faciliter les changements. Faire des changements n'est pas facile en partant, en faire beaucoup, en période incertaine comme maintenant, c'est un gros défi pour tous.

En gros, le plan devrait couvrir ces thèmes :

• Mesures sanitaires et précautions
• Reprise du travail
• Horaires de travail
• Clients et fournisseurs
• Reconnaissance.

Deux excellents guides (ordre des CRHA et CNESST) vous aideront à compléter votre plan et vous donneront des outils, entre autres des listes aide-mémoire. La CNESST a également créé une application, voir les liens pour Android et Apple sur cette page.

1- Introduction

• Rappel de l'importance de la santé physique et mentale, et de la sécurité des employés, que ces mesures sont essentielles pour la sécurité de tous et que l'employeur a l'obligation légale de les appliquer.
• Expression de la confiance dans l'avenir de l'organisation et de la reconnaissance envers les employés pour leur collaboration.
• Remerciements aux employés qui ont maintenu des services essentiels ou se sont trouvés en situation à risque, et ceux qui ont travaillé à la réouverture et à la production du plan.

2- Plan de relance

• Résumé des prochaines étapes prévues, en gros quelles personnes/services/fonctions vont recommencer à quel moment, avec des précisions sur les horaires ou autres informations importantes pour la majorité des employés. Par exemple, on indique qui sera en télétravail, qui reviendra à temps partiel et à temps complet.
• Avertissement que le plan pourrait changer en fonction des directives du gouvernement, etc.

3- Détail des mesures prévues

• Synthèse des mesures générales pour tous : explication du déroulement des arrivées, pauses et dîners, mesures d'hygiène et de distanciation, où se trouveront les équipements de protection, qui sera en charge de quel aspect, etc. Incluant les mesures si un cas de COVID survenait ou était soupçonné au travail.
• Un tableau est suggéré pour démêler les différentes mesures. Il peut être divisé par département, par type de mesure ou par chronologie.

4- Mise en application

• Étapes et délais prévus pour le déploiement des mesures s'il y a lieu, et rappeler au besoin que chaque département aura ses mesures particulières à respecter.
• Déroulement de la première journée de travail : dans quel ordre les employés entreront, comment se feront les vérifications à l'entrée, qui leur donnera la formation pour les nouvelles mesures, etc.
• Rappel en douceur que le non respect vaudra une intervention rapide d'un responsable en donnant des exemples : formations d'appoint puis mesures disciplinaires. 

5- Communications

• Rappel que le tout sera expliqué durant une rencontre/formation au retour de l'employé au travail et qu'un guide ou un manuel leur sera donné par la suite. 
• Invitation aux employés à poser des questions, à exprimer leurs préoccupations et à faire des suggestions.
• Noms des personnes ressources, entre autres pour recevoir ces communications et les dates des prochaines communications.
• Remerciement à tous les employés pour leur implication.

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5 étapes pour le retour au travail après COVID-19 - 3

Une fois le plan de retour au travail établi, voici les étapes à prévoir pour passer à l'application concrète, avec des exemples possibles pour les petites organisations.

Un bon plan pour que tous retournent au travail avec le sourire...

1- Finaliser le plan - comité et superviseurs

• Une fois établis le plan général et les plans par département (voir le texte précédent au besoin), présenter les informations pertinentes aux personnes concernées, ex. superviseurs, formateurs, équipe d'entretien... et noter les questions ou suggestions. 
• Valider avec eux les mesures prises, les changements dans les processus, etc. Ajuster le plan au besoin. 
• Établir/confirmer avec eux les outils de communications nécessaires (ex. affiches) et le contenu de formation.
• Idem pour les besoins de matériel, d'aide interne ou externe, les aménagements physiques ou d'horaires, etc.
• Une personne va détailler et planifier les étapes, coûts, délais de livraison, exécutants disponibles, etc. pour finaliser les achats et aménagements à faire.
• En parallèle, les départements vont planifier les premières journées de façon plus précise, par exemple voir à décaler les jours ou heures de retour des employés pour qu'ils arrivent seuls ou en petits groupes. Ceci pour aider les superviseurs et les employés dans l'intégration des nouvelles mesures et pour gérer les imprévus.
• Prévoir qu'il y aura probablement un taux d'absentéisme plus élevé et une productivité moins grande que d'habitude.
• Être conscients qu'il y aura probablement des réactions imprévues de la part des employés et aussi des clients, fournisseurs, voisins, etc.

2- Finaliser les outils de communication et faire les aménagements - comité

• Commander et prévoir les ressources externes et le matériel : produits nettoyants, plexiglas, déménageurs, formateurs, etc.
• Effectuer les aménagements nécessaires : ex. poser des plexiglas, éloigner les stations de travail, disposer les produits nettoyants, afficher les rappels, etc.
• En parallèle, finaliser les outils de communications.
• Finaliser les formations destinées aux employés : résumer le plan général dans les grandes lignes puis détailler les parties qui les concernent. 
• Pour les communications et les formations, utiliser des photos, des dessins ou autres exemples concrets pour faciliter la compréhension. 

3- Communiquer les changements - comité et superviseurs

• Réunir les employés, en personne ou virtuellement, par groupe ou par équipe, et avec un décideur  présent pour chaque rencontre.
• Leur présenter le plan prévu.
• Répondre aux questions et noter les suggestions, et indiquer comment ils pourront poser des questions et donner des rétroactions dans le futur. Mentionner quand se feront la ou les prochaines communications générales.
• Au besoin, ajuster les plans en fonction des dernières informations, ex. nouvelles mesures gouvernementales, absence d'employés, etc.

4- Retour au travail - tous

• Avant qu'il commence son travail, former chaque employé sur les nouvelles mesures, incluant s'il y a lieu ceux qui étaient encore au travail.
• Prévoir plus de temps au début pour que les employés intègrent les nouvelles mesures.
• Avoir des personnes ressources disponibles pour faire des ajustements.
• Comme c'est totalement nouveau comme situation, il y aura sûrement des ajustements à apporter dans les premières heures, premiers jours et premières semaines. 
• Être attentifs à toutes les demandes, même celles qui semblent irrationnelles. Il faut y répondre au mieux, au moins pour rassurer les employés.
• RAPPEL : bien informer tous les employés AVANT qu'ils commencent leur travail.

5- Suivre et améliorer le plan - responsable ou comité 

• Selon ce qui a été prévu durant la mise en oeuvre, communiquer avec tous pour avoir leur rétroaction de façon régulière. 
• Prévoir des espaces/moments pour recevoir de la rétroaction en dehors de ces moments, ex. boîte à suggestions.
• Rapporter les rétroactions et suggestions d'amélioration aux décideurs et s'assurer qu'il y ait une réaction à toutes les rétroactions, quelles qu'elles soient.
• Mettre en oeuvre les améliorations.

Guides pour le retour au travail

Guide de l'ORHRI
Trousse COVID-19 de la CNESST

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