Pour la personne
- Se préparer comme pour une rencontre en personne, avoir à portée de main les éléments pertinents : documents, présentation, ordre du jour...
- Aviser les personnes susceptibles de passer près de nous que nous serons en vidéoconférence.
- Mettre nos appareils (téléphone, cellulaire, courriels, etc.) sur "Ne pas déranger", ou au moins en mode silencieux.
Pour le groupe
Prévoir un fonctionnement et commencer la rencontre en l'expliquant aux participants :
- Inviter chacun à fermer son micro par défaut, et l'ouvrir seulement lorsqu'il doit parler.
- Rappeler les éléments souhaités : quand utiliser le "chat" (conversation), la main levée et le micro.
- Inviter chacun à mentionner un inconfort éventuel, par exemple un bruit de fond dérangeant, et comment le faire (ex. la fenêtre de "chat"/conversation).
- S'il y a plus de quelques personnes, on peut inviter les gens à lever la main au lieu de parler directement. Il faut alors avoir une personne nommée pour suivre les mains levées et leur accorder la parole.
- L'animateur devra être énergique pour maintenir l'intérêt, et attentif pour prévenir les "décrochages" et les problèmes.
Pour les rencontres un peu plus longues, importantes ou complexes
- Planifier les étapes, envoyer un ordre du jour.
- Prévoir des pauses plus rapprochées ou diviser les rencontres. On ne devrait pas faire plus qu'une heure à la fois.
- Prévoir et expliquer les rôles : hôte, animateur, responsable technique, conférencier, etc.
- Tester à l'avance les éléments à présenter, ex. présentation PowerPoint, liens web.
- Avoir des plans B : téléphone, tablette, caméra et micro de rechange...
- Au besoin, l'animateur peut couper les micros de tous les participants durant l'intervention principale.
Deux derniers trucs...
- La situation actuelle est nouvelle pour tous : soyons indulgents envers soi et les autres.
- Et ne nous prenons pas trop au sérieux!
Pour rire un peu
Pour aller plus loin
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