jeudi 11 juin 2020

Comment gérer les vacances spéciales de 2020...

Déjà le mois de juin?! Avec la pandémie, le temps ne passe pas de la même manière on dirait... Il est déjà temps pour certains de penser aux vacances, et pour moi de mettre le blogue en pause pour l'été.

Comme dernier billet de la saison, voici quelques idées pour vous aider avec la gestion des vacances 2020.


Gérer les vacances - été 2020
La pandémie donne des situations jamais vues : elle a changé nos habitudes, augmenté l'anxiété et créé toutes sortes de conditions inhabituelles dans la vie privée et au travail. 

Ceci inclut les vacances : des entreprises voudront rattraper le "temps perdu" alors que d'autres fonctionnent encore à effectifs réduits. Du côté des employés, les contraintes imposées par la COVID changent possiblement leurs intentions de voyage et leurs disponibilités. Sans compter que certains ont épuisé les banques d'heures, vacances et épargnes durant le confinement ou au contraire, ont accumulé des heures et l'envie de voyager enfin...

C'est donc normal de ne pas savoir quoi faire des vacances exactement cette année. Ont peut commencer par faire l'état de la situation : où en est-on par rapport à la présence des employés et aux congés/vacances disponibles, souhaitées ou obligatoires... Voici quelques réflexions pour aider à prévoir la suite :
  • Quel est l'état émotionnel des employés? Sont-ils fatigués, stressés, démobilisés, stimulés par le travail à distance ou le déconfinement? Ont-ils hâte de voyager ou sont-ils plutôt craintifs?
  • Ont-ils pu exprimer leurs besoins? Souhaitent-ils plusieurs semaines de vacances ou des journées de congé? Est-ce qu'ils aimeraient plutôt en garder pour l'automne, ne sachant pas s'il y aura des garderies/écoles ouvertes durant une 2e vague possible?
  • Comment concilier les besoins des employés, comme le repos ou le refus de rester à la maison - et ceux de l'entreprise, comme le niveau de services à offrir et le "cash-flow"?
  • S'il y a un gros écart entre les deux, quels outils ou solutions pourraient le réduire? Voir le point suivant...

Soyons créatifs!
C'est l'occasion d'être créatifs et de mettre en place de nouvelles pratiques, comme :
  • l'horaire flexible, semi-flexible ou l'horaire d'été
  • changer les façons de choisir les dates de vacances : consensus, tirages, alternance de 1er choix... 
  • les vacances volantes : inviter les gens qui ne peuvent/souhaitent pas prendre de vacances cet été à prendre au moins une journée par X semaines lorsque le rythme ralentit
  • quelques 5 à 7 ou rencontres plus festives, en personne, à distance ou mixtes
  • des primes temporaires, liées aux efforts, à la disponibilité ou aux risques de COVID
  • réduire les heures normales
  • embaucher des étudiants ou des gens temporairement
  • offrir des petits forfaits vacances, des cartes cadeaux, des congés... 
  • exemple : une entreprise a loué un chalet pour l'été et chaque employé y a accès un certain nombre de jours d'ici l'automne.
Ces suggestions peuvent être une façon originale de dire merci aux employés qui ont travaillé fort, et à garder un bon lien avec vos employés malgré la distance.

Et au travers de tout ça, prenez bien soin de votre client/fournisseur le plus important : vous-même!

Le blogue sera en pause jusqu'à la mi-août. 
Bon été à toutes et tous!

mardi 9 juin 2020

Agir plus pour l'équité - éditorial

Les terribles évènements racistes qui surviennent aux États-Unis ont mené, avec la mort atroce de Goerge Floyd à d'importantes manifestations partout dans le monde. 

Des collègues ont vu dans leurs entreprises des employés qui sont découragés, en colère, ou encore inquiets pour des amis et des membres de leur famille demeurant aux États-Unis. 




Si plusieurs se sentent solidaires ou interpellés, d'autres estiment que le Québec est très ouvert et que ces questions ne nous touchent pas vraiment ici. Ce qui est malheureusement faux : les Noirs gagnent des salaires moins élevés et ont un taux de chômage plus élevé. Ils ont également toujours plus de difficultés à trouver un emploi ou un logement que les autres citoyens. 

Si on ressent moins de racisme et de violence au Québec, on ne peut pas affirmer qu'il n'y en a pas ou qu'on ne peut rien y faire. Quel que soit notre rôle dans l'organisation, nous avons le devoir d'améliorer nos pratiques, d'être plus attentifs aux iniquités et moins tolérants ou silencieux quand on les voit.

J'aimerais de mon côté rendre hommage au travail incroyable des différents organismes d'employabilité. S'il n'y a qu'une seule action à prendre, je vous invite à en contacter quelques uns pour mieux les connaître. Idéalement dans le but d'embaucher des candidats qu'ils accompagnent, mais au moins voir comment améliorer vos pratiques pour assurer une embauche et une intégration réussie des gens diversifiés.

Voici aussi quelques textes pour en savoir plus, aider à intégrer plus de diversité en entreprise, initier des discussions ou changer les perceptions : 

jeudi 4 juin 2020

Pour de meilleures vidéoconférences - être efficace - 3

Après avoir vu comment améliorer le son, et comment améliorer l'image, voyons aujourd'hui quelques trucs pour être plus efficace en vidéoconférence.

Pour la personne 
  • Se préparer comme pour une rencontre en personne, avoir à portée de main les éléments pertinents : documents, présentation, ordre du jour...
  • Aviser les personnes susceptibles de passer près de nous que nous serons en vidéoconférence.
  • Mettre nos appareils (téléphone, cellulaire, courriels, etc.) sur "Ne pas déranger", ou au moins en mode silencieux.

Pour le groupe  
Prévoir un fonctionnement et commencer la rencontre en l'expliquant aux participants :
  • Inviter chacun à fermer son micro par défaut, et l'ouvrir seulement lorsqu'il doit parler.
  • Rappeler les éléments souhaités : quand utiliser le "chat" (conversation), la main levée et le micro.
  • Inviter chacun à mentionner un inconfort éventuel, par exemple un bruit de fond dérangeant, et comment le faire (ex. la fenêtre de "chat"/conversation).
  • S'il y a plus de quelques personnes, on peut inviter les gens à lever la main au lieu de parler directement. Il faut alors avoir une personne nommée pour suivre les mains levées et leur accorder la parole.
  • L'animateur devra être énergique pour maintenir l'intérêt, et attentif pour prévenir les "décrochages" et les problèmes. 

Pour les rencontres un peu plus longues, importantes ou complexes
  • Planifier les étapes, envoyer un ordre du jour.
  • Prévoir des pauses plus rapprochées ou diviser les rencontres. On ne devrait pas faire plus qu'une heure à la fois.
  • Prévoir et expliquer les rôles : hôte, animateur, responsable technique, conférencier, etc.
  • Tester à l'avance les éléments à présenter, ex. présentation PowerPoint, liens web.
  • Avoir des plans B : téléphone, tablette, caméra et micro de rechange...
  • Au besoin, l'animateur peut couper les micros de tous les participants durant l'intervention principale.

Deux derniers trucs... 
  • La situation actuelle est nouvelle pour tous : soyons indulgents envers soi et les autres. 
  • Et ne nous prenons pas trop au sérieux!

Pour rire un peu


Pour aller plus loin


mardi 2 juin 2020

Pour de meilleures vidéoconférences - l'image - 2

Après avoir vu comment améliorer le son, nous voyons aujourd'hui comment s'assurer de la qualité de l'image.

Rappelons que la vidéoconférence peut être très exigeante pour notre cerveau qui doit travailler plus fort pour ces raisons :
  • L'image est souvent floue, éclairée bizarrement ou incomplète.
  • Il y a souvent un décalage entre l'image et le son.
  • On regarde la plupart du temps un de nos écrans plutôt que la caméra, ce qui enlève le contact visuel normal auquel on est habitué.
  • C'est l'application qui choisit qui on regarde (en gros plan).
  • Le non verbal nous manque : difficile de voir le micro froncement de sourcil ou l'oeil appréciateur en Zoom...
  • On ressent des décalages sociaux inhabituels : ex. parler à ses collègues alors qu'on peut voir un enfant en pyjama passer en arrière, parler d'un projet important à son patron alors qu'on lui voit trop bien les trous de narine...

Assurer la qualité visuelle
Voici donc quelques trucs pour améliorer l'aspect visuel. 

Rappelons notre truc no 1 : lors des premières fois, ou avant une rencontre importante, tester la caméra pour vérifier la qualité de l'image. 

Encore mieux, placer un appel test avec quelqu'un que vous connaissez et demandez-vous lui son avis. Validez ces points :
  • L'angle de la caméra : essayer autant que possible de trouver la meilleure position pour la caméra et ainsi éviter les effets trous de narines, doubles mentons, ou demi-visages...
  • Position de l'application et de la caméra : si possible disposer ce qu'on regarde le plus (ex. fenêtre de Zoom) juste sous la caméra.
  • L'éclairage : réduire autant que possible les zones d'ombre ou trop éclairées, en particulier l'éclairage derrière ou autour de la tête. Avoir un éclairage diversifié et tester les effets selon la position et l'éclairage extérieur (pluie ou soleil, matin ou après-midi).
  • Les vêtements "effets spéciaux" : les rayures fines et certains autres motifs sortent très mal à la caméra.
  • Vêtements, coiffure et maquillage : entre autres avec la fermeture des coiffeurs, la plupart des gens n'ont jamais été autant "au naturel". On peut donc baisser d'un cran nos efforts pour améliorer notre apparence, et éviter ainsi d'avoir l'air trop chics. 
  • Idem : les caméras changent les couleurs et les dimensions perçues. On suggère un haut près du corps, et peu d'accessoires, de motifs et de couleurs. 
  • Accessoires ou arrière-plan qui "volent la vedette" : les éviter ou les déplacer, le but est de garder l'attention sur votre visage et non pas sur ce qui l'entoure. 
  • Bijoux non discrets : tout ce qui peut produire des reflets (ou du bruit).
  • Autres distractions visuelles : surtout ce qui est en mouvement ex. écran allumé, rideau qui flotte au vent, passages fréquents d'autres personnes...
  • Être conscient qu'il est facile faire une capture d'écran ou d'enregistrer l'écran durant une vidéoconférence, permettant par exemple d'étudier ensuite quels livres on trouve dans votre bibliothèque, comme Infoman se plait à le faire ces dernières semaines...
  • Pour cette raison et parce qu'une urgence peut toujours survenir, ou si la caméra n'est pas vraiment fermée, éviter de cacher votre linge sale en arrière de vous, ou de travailler en boxers!

mardi 26 mai 2020

500e publication, 500 fois merci !

Avec la pandémie, j'ai publié plus de textes que d'habitude et j'ai failli passer droit de la publication de mon 500e billet... Je pensais atteindre ce nombre cet automne, à peu près en même temps que les 18 ans de mon entreprise, mais la COVID m'a fait accélérer les publications depuis mars.

Depuis septembre 2008, j'ai publié sur ce blogue environ 4 billets par mois. Le premier portait sur la tendance à la hausse des salaires, juste avant la récession de 2009. L'histoire se répète, la pandémie de 2020 va sûrement créer un ralentissement économique et les questions de pénurie seront probablement mises de côté pour quelques années.

J'ai commencé à envoyer des nouvelles par fax et des courriels en 2003. Je suis passée au blogue dès que possible pour que les textes soient disponibles pour tous. Aujourd'hui, vous êtes 2000 abonnés à mon infolettre, et l'infolettre et le blogue n'ont jamais été autant lus. Votre assiduité et vos commentaires positifs me rassurent sur votre intérêt et m'encouragent à continuer.

Je remercie mes lecteurs et abonnés, ainsi que mes amis, clients, collègues et ma famille, bref vous tous qui me soutenez et m'encouragez, avec une mention spéciale à mon conjoint qui m'encourage depuis le début. Chers lecteurs, chers "encourageurs", merci, merci, merci! Ce blogue existe grâce à vous!

PS
J'ai eu un peu moins de travail habituel ces dernières semaines, j'en ai profité pour faire rafraîchir mon logo avec l'infographiste Patricia Rioux. Comme cadeau à mes fidèles lectrices et lecteurs, voici en première mon nouveau logo. Qu'en pensez-vous?

lundi 25 mai 2020

Déconfinement et rassemblements

Mis à jour le 9 juin 2020. Pour information générale seulement, consulter le site du gouvernement du Québec pour des informations à jour et vérifiées.


Attention
, il y a souvent une date pour le Grand Montréal, la MRC de Joliette et la ville de L'Épiphanie (appelées CMM, Joliette et L’Épiphanie ci-après) et une autre pour les autres régions du Québec. 

Pour savoir quelles municipalités font partie du Grand Montréal, voir ici.


Rappels importants 
  1. Tous les employeurs doivent respecter les mesures sanitaires et d'hygiène supervisées par la CNESST. Voir ici leur trousse COVID-19 qui sera utile, entre autres avec une application et des guides par secteurs d'activité.
  2. La santé publique et la CNESST recommandent de continuer à réduire le plus possible les déplacements et les contacts non nécessaires, entre autres en continuant le télétravail.

Sont déjà ouverts (sous conditions) : 
  • Soins de santé professionnels et thérapeutiques, ex. dentiste, ostéopathe, orientation de carrière, toilettage pour animaux et de nombreux autres. 
  • Également : services de garde de CMM/Joliette/L'Épiphanie pour les enfants dont les parents sont dans un des secteurs d'activités ouverts. 
  • Hors CMM/Joliette/L'Épiphanie : écoles, services de garde et centres commerciaux. 
  • Garages, mines, aménagement paysager, construction, commerce de détail avec accès à l'extérieur, manufacturier et services pour les entreprises ouvertes. 
  • Sports et loisirs extérieurs pouvant se pratiquer sans contact physique.
  • Établissements hôteliers, campings et pourvoiries.
  • Hors CMM/Joliette/L'Épiphanie : résidences de tourismes et chalets, etc.
  • Musées et bibliothèques (comptoirs de prêt), cinéparcs, production audiovisuelle.
  • Pour la saison estivale 2020 : piscines, pataugeoires, modules de jeux, jeux d'eau et blocs sanitaires situés dans des espaces publics ET extérieurs.

Dates de réouvertures :
  • Restaurants et terrasses : le 22 juin pour CMM/Joliette/L'Épiphanie, le 15 juin ailleurs. 
  • Le 15 juin pour CMM/Joliette/L'Épiphanie : soins personnels et esthétiques (ex. coiffure, épilation). 
  • Le 22 juin : camps de jours. Les camps de vacances sont toutefois annulés, sauf peut-être ceux pour enfants handicapés.
  • Fin juin : possibilités de réouvertures des salles de spectacles. 
  • Fin août : écoles secondaires. Écoles primaires du Grand Montréal/MRC de Joliette.

Rassemblements
Sont maintenant permis les rassemblements sous ces conditions :
  • Maximum de 10 personnes.
  • Ces 10 personnes proviennent d'un maximum de 3 ménages (ménage = personne demeurant à la même adresse).
  • En tenant une distance minimum de 2 mètres entre les personnes de ménages différents.
  • Permis à l'extérieur seulement, toutefois les gens ont le droit de rentrer à l'intérieur pour quelques minutes, par exemple pour aller aux toilettes.
  • Seront permis à l'intérieur à compter du 22 juin pour CMM/Joliette/L'Épiphanie et du 15 juin pour les autres régions.

jeudi 21 mai 2020

Pour de meilleures vidéoconférences - le son - 1

Depuis quelques mois, nous sommes nombreux à utiliser les outils de communication comme Zoom, Teams et compagnie. Voici quelques trucs pour diminuer la "fatigue Zoom" et augmenter la qualité de nos vidéoconférences en général.

Dans cette première partie, nous traiterons d'abord de la qualité sonore.

La transmission du son par internet diminue sa qualité, parfois de beaucoup. Sans s'en rendre compte, nous devons travailler plus fort pour bien comprendre les paroles. Plus le son est mauvais ou entrecoupé de sons inutiles, plus le cerveau travaillera fort et sera fatigué ensuite...

Et pour certaines personnes ayant un déficit de l'attention, un trouble du spectre de l'autisme ou une difficulté d'audition, ces effets sont multipliés! Alors voici des suggestions pour être entendu plus facilement.


Les premières fois, ou s'il y a un changement
  • Avoir un micro et des écouteurs d'excellente qualité. C'est un peu comme la qualité des pneus d'une voiture, ça peut faire toute la différence!
  • À faire au moins une fois, ou avec un nouvel équipement, appeler un complice ou s'enregistrer pour évaluer la qualité sonore.
  • Lors de ces premières fois ou des moments importants, tester l'audio.
  • Au besoin, changer d'équipement ou de local, ajuster l'emplacement du micro ou les paramètres, etc.
  • S'assurer de la bande passante internet : qu'elle correspond bien à vos besoins ou que l'ado de la maison ne la garde pas toute pour lui, au moins durant les vidéoconférences importantes.
  • Choisir un environnement qui réduit les échos : les tissus (meubles ou rideaux), le carton et le papier (et un peu le bois), génèrent moins d'échos que le métal ou le béton.

Avant la vidéoconférence
  • S'éloigner si possible des collègues ou autre personne qui pourrait parler à portée d'oreille.
  • S'assurer de fermer radio, TV, fenêtres, ventilateur, portes et autres sources possibles de bruits ponctuels ou de fond.
  • Pour les vidéoconférences importantes ou avec beaucoup de participants, avoir un animateur et un responsable technique.
  • Prévoir du temps au début des rencontres pour régler les problèmes courants, entre autres le fameux écho...

Durant la vidéoconférence
  • Couper le microphone lorsqu'on n'a pas à parler.
  • Éviter de : tapoter la table, manger, bouger des papiers, jouer avec un crayon, bouger les mains ou sa chaise, porter un bracelet ou un collier, ou même une cravate qui serait près du micro.
  • Éviter les petits mots qu'on utilise souvent en personne pour montrer notre intérêt comme "hum, c'est bien, ok"...

Dans les prochains textes nous verrons comment assurer une meilleure qualité de l'image et de la rencontre en général.

jeudi 14 mai 2020

20 conditions gagnantes pour réussir sa relance - COVID 6

Si ce texte vous intéresse, vous êtes probablement en train d'adapter vos processus de travail au contexte de la pandémie. Vous n'êtes pas seule ou seul : la nouveauté de la situation et les informations qui changent d'une semaine à l'autre nous obligeront à nous adapter pour encore un bon bout de temps. Voici aujourd'hui quelques "conditions gagnantes" pour aider à implanter et adapter les changements rendus nécessaires par la pandémie.

À se rappeler : le pire cas de figure est une éclosion dans votre organisation, avec des employés absents et d'autres qui auront peur de venir travailler, la possibilité de devoir fermer temporairement, les coûts de désinfection, la mauvaise publicité... Or, tous seront probablement très mobilisés au début, il y aura forcément un relâchement après un temps. C'est à ce moment que le danger sera le plus élevé, surtout s'il survient en même temps qu'un retour du virus.

Préalables
  1. Tous les responsables d'employés sont impliqués, du superviseur jusqu'au propriétaire.
  2. Ils font preuve d'empathie, de soutien et d'écoute (les 2 conditions requises pour la résilience)
  3. Les gestionnaires et la haute direction donnent l’exemple en tout temps.
  4. Les employés sont prévenus de ce qui s'en vient.
  5. Un plan de retour/reprise a été préparé et expliqué aux gestionnaires.
  6. La formation pour les employés est prête.

Communications
  1. Bien expliquer et former tout le monde au départ, puis répéter souvent, de plusieurs façons.
  2. Avoir des documents simples qui résument bien toutes les informations.
  3. Être concret : donner des exemples pratiques, utiliser des photos, faire essayer les équipements, tourner des petits vidéos, les éléments visuels ou schématisés seront saisis beaucoup plus facilement par toute l'équipe, encore plus nécessaire pour les personnes stressées.
  4. Au début, utiliser toute une série de rappels variés : ruban adhésif coloré, cônes oranges, affiches, images, courriels, textos...
  5. Les installer partout où il y a des risques, réels ou imaginaires : entrée, couloirs, salles de bains, équipements communs, lieux de détente...
  6. Au bout de quelques semaines, surtout si on sent un relâchement, renouveler l'intérêt : déplacer les affiches, utiliser une autre couleur de ruban, utiliser de l'humour pour souligner des comportements moins appropriés, etc. 
  7. Répéter, écouter, répéter!

Maintien à moyen et long terme
  1. Être ouvert et patient, encore plus envers les employés qui s'adaptent moins bien.
  2. Se rappeler que la majorité des gens comprennent moins bien ou moins vite en situation très nouvelle, imprévisible ou stressante. Et ici, on a les trois!
  3. Ces derniers temps, il y a tellement eu de changements dernièrement que certains ne sont juste plus capables d'en prendre...
  4. Être attentifs à l'humeur des employés.
  5. Rappeler qu'il y aura probablement un retour de la pandémie et qu'il faut maintenir les mesures jusqu'à l'arrivée du vaccin ou une meilleure connaissance permettant de diminuer ces mesures.
  6. Si un employé ne respecte par les règles, intervenir très rapidement mais très positivement : utiliser les mesures disciplinaires seulement après plusieurs rappels, explications et formations.
  7. Répéter, écouter, répéter!

mardi 12 mai 2020

Guide des mesures préventives ou sanitaires - COVID - 5

Même si vous avez un plan de relance des activités, vous aurez probablement besoin d'un guide, d'un manuel ou de quelques politiques pour encadrer les mesures préventives liées à la pandémie.


Je ne suis pas une spécialiste des mesures sanitaires, toutefois voici le résumé de ce que proposent Détail Formation, la CNESST et l'Ordre des CRHA sur leurs sites web :
* Il y a également des exemples pour d'autres secteurs d'activité, voir la section "Outils supplémentaires pour les secteurs"


Introduction et explications
  • Rappel de l'importance de ces mesures 
  • Reconnaissance envers la collaboration de tous
  • Comprendre la maladie : symptômes, risques et conséquences
  • Modes de transmission

Explication des mesures générales de prévention (bonnes au travail comme ailleurs)
  • Identification des personnes symptomatiques ou à risque
  • Distanciation physique
  • Lavage des mains
  • Étiquette respiratoire
  • Autres mesures d'hygiène 

Explication des mesures
On détaille toutes les mesures qui s'appliquent dans votre organisation. On peut les présenter par département, par activité, etc. Des photos, des exemples concrets, un tableau, etc. aideront à les expliquer et à les appliquer. Voici des thèmes qui pourraient vous être utiles, avec des exemples :
  • Mesures générales : nettoyage général des locaux et équipements communs, ventilation...
  • Équipements de protection individuels : quand les utiliser, où les trouver, comment les traiter après usage, matériel et usage accepté ou recommandé, emplacement et usage des produits de désinfection...
  • Aménagements des lieux : distance entre les postes de travail, pose de plexiglas, etc.
  • Mesures liées aux parcours des employés en interne : horaires, règles d'accès aux locaux, arrivées des employés, pauses, repas, équipements communs...
  • Mesures pour les mouvements externes : déplacements des employés, covoiturage, visite d'un client ou d'un fournisseur, voyage d'affaires...
  • Mesures liées aux clients ou aux visiteurs externes : procédures d'arrivée, d'essai d'un équipement ou d'un vêtement, pour les commandes, les retours de marchandises...
  • Mesures liées aux achats et à la réception de matériel
  • Protocole lors de l'identification d'un cas de COVID ou pour les employés ayant été en contact avec une personne touchée
  • Au besoin, voir les cas particuliers possibles chez vous et détailler au besoin : travailleuse enceinte, refus de travailler, retour d'un employé ayant eu la COVID, employés ayant des allergies, voyages à l'étranger, employés devant prendre soin d'enfants ou aidant des proches âgés, employés âgés, etc.

Obligations et conséquences
  • Résumé des obligations légales et morales de l'employeur et de l'employé
  • Rappel des conséquences en cas de non-respect des mesures
  • Indication que les mesures pourraient changer sans nécessairement être immédiatement reprises dans le manuel, étant donné le contexte de changement rapide.

Risques psychosociaux
  • Rappel des risques et des mesures et outils mis en place pour les réduire 
  • Rappel des politiques pertinentes, ex. prévention du harcèlement psychologique
  • Liste de ressources possibles : mesures de soutien interne, coordonnées de personnes-ressources, PAE, organismes pertinents.

jeudi 7 mai 2020

Plan de retour au travail - exemple de contenu - après-COVID - 4

Mis à jour le 13 mai 2020 - grâce aux bons conseils de Marie-Ève Champagne, spécialiste SST. Merci Marie-Ève!

Nous avons vu la semaine dernière les étapes pour préparer un plan de réouverture et celles pour le mettre en oeuvre.

Voici maintenant les grandes lignes d'un plan général pour l'ensemble des employés d'une PME, un exemple à adapter selon votre situation.

Le plan n'est pas un manuel qui explique les mesures en détail, c'est un court document qui sert seulement au début, pour assurer la compréhension générale des mesures, expliquer comment elles seront implantées, dans quel ordre, pour qui, etc. Le plan sert à guider les gestionnaires, à informer et rassurer les employés et les clients. Mais surtout, il vise à mobiliser toute l'équipe pour faciliter les changements. Faire des changements n'est pas facile en partant, en faire beaucoup, en période incertaine comme maintenant, c'est un gros défi pour tous.

En gros, le plan devrait couvrir ces thèmes :
  • Mesures sanitaires et précautions
  • Reprise du travail
  • Horaires de travail
  • Clients et fournisseurs
  • Reconnaissance.
Deux excellents guides (ordre des CRHA et CNESST) vous aideront à compléter votre plan et vous donneront des outils, entre autres des listes aide-mémoire. La CNESST a également créé une application, voir les liens pour Android et Apple sur cette page.

1- Introduction
  • Rappel de l'importance de la santé physique et mentale, et de la sécurité des employés, que ces mesures sont essentielles pour la sécurité de tous et que l'employeur a l'obligation légale de les appliquer.
  • Expression de la confiance dans l'avenir de l'organisation et de la reconnaissance envers les employés pour leur collaboration.
  • Remerciements aux employés qui ont maintenu des services essentiels ou se sont trouvés en situation à risque, et ceux qui ont travaillé à la réouverture et à la production du plan.

2- Plan de relance
  • Résumé des prochaines étapes prévues, en gros quelles personnes/services/fonctions vont recommencer à quel moment, avec des précisions sur les horaires ou autres informations importantes pour la majorité des employés. Par exemple, on indique qui sera en télétravail, qui reviendra à temps partiel et à temps complet.
  • Avertissement que le plan pourrait changer en fonction des directives du gouvernement, etc.

3- Détail des mesures prévues
  • Synthèse des mesures générales pour tous : explication du déroulement des arrivées, pauses et dîners, mesures d'hygiène et de distanciation, où se trouveront les équipements de protection, qui sera en charge de quel aspect, etc. Incluant les mesures si un cas de COVID survenait ou était soupçonné au travail.
  • Un tableau est suggéré pour démêler les différentes mesures. Il peut être divisé par département, par type de mesure ou par chronologie.

4- Mise en application
  • Étapes et délais prévus pour le déploiement des mesures s'il y a lieu, et rappeler au besoin que chaque département aura ses mesures particulières à respecter.
  • Déroulement de la première journée de travail : dans quel ordre les employés entreront, comment se feront les vérifications à l'entrée, qui leur donnera la formation pour les nouvelles mesures, etc.
  • Rappel en douceur que le non respect vaudra une intervention rapide d'un responsable en donnant des exemples : formations d'appoint puis mesures disciplinaires. 

5- Communications
  • Rappel que le tout sera expliqué durant une rencontre/formation au retour de l'employé au travail et qu'un guide ou un manuel leur sera donné par la suite. 
  • Invitation aux employés à poser des questions, à exprimer leurs préoccupations et à faire des suggestions.
  • Noms des personnes ressources, entre autres pour recevoir ces communications et les dates des prochaines communications.
  • Remerciement à tous les employés pour leur implication.


lundi 4 mai 2020

5 étapes pour le retour au travail après COVID-19 - 3

Une fois le plan de retour au travail établi, voici les étapes à prévoir pour passer à l'application concrète, avec des exemples possibles pour les petites organisations.



Un bon plan pour que tous retournent au travail avec le sourire...

1- Finaliser le plan - comité et superviseurs
  • Une fois établis le plan général et les plans par département (voir le texte précédent au besoin), présenter les informations pertinentes aux personnes concernées, ex. superviseurs, formateurs, équipe d'entretien... et noter les questions ou suggestions. 
  • Valider avec eux les mesures prises, les changements dans les processus, etc. Ajuster le plan au besoin. 
  • Établir/confirmer avec eux les outils de communications nécessaires (ex. affiches) et le contenu de formation.
  • Idem pour les besoins de matériel, d'aide interne ou externe, les aménagements physiques ou d'horaires, etc.
  • Une personne va détailler et planifier les étapes, coûts, délais de livraison, exécutants disponibles, etc. pour finaliser les achats et aménagements à faire.
  • En parallèle, les départements vont planifier les premières journées de façon plus précise, par exemple voir à décaler les jours ou heures de retour des employés pour qu'ils arrivent seuls ou en petits groupes. Ceci pour aider les superviseurs et les employés dans l'intégration des nouvelles mesures et pour gérer les imprévus.
  • Prévoir qu'il y aura probablement un taux d'absentéisme plus élevé et une productivité moins grande que d'habitude.
  • Être conscients qu'il y aura probablement des réactions imprévues de la part des employés et aussi des clients, fournisseurs, voisins, etc.

2- Finaliser les outils de communication et faire les aménagements - comité
  • Commander et prévoir les ressources externes et le matériel : produits nettoyants, plexiglas, déménageurs, formateurs, etc.
  • Effectuer les aménagements nécessaires : ex. poser des plexiglas, éloigner les stations de travail, disposer les produits nettoyants, afficher les rappels, etc.
  • En parallèle, finaliser les outils de communications.
  • Finaliser les formations destinées aux employés : résumer le plan général dans les grandes lignes puis détailler les parties qui les concernent. 
  • Pour les communications et les formations, utiliser des photos, des dessins ou autres exemples concrets pour faciliter la compréhension. 

3- Communiquer les changements - comité et superviseurs
  • Réunir les employés, en personne ou virtuellement, par groupe ou par équipe, et avec un décideur  présent pour chaque rencontre.
  • Leur présenter le plan prévu.
  • Répondre aux questions et noter les suggestions, et indiquer comment ils pourront poser des questions et donner des rétroactions dans le futur. Mentionner quand se feront la ou les prochaines communications générales.
  • Au besoin, ajuster les plans en fonction des dernières informations, ex. nouvelles mesures gouvernementales, absence d'employés, etc.

4- Retour au travail - tous
  • Avant qu'il commence son travail, former chaque employé sur les nouvelles mesures, incluant s'il y a lieu ceux qui étaient encore au travail.
  • Prévoir plus de temps au début pour que les employés intègrent les nouvelles mesures.
  • Avoir des personnes ressources disponibles pour faire des ajustements.
  • Comme c'est totalement nouveau comme situation, il y aura sûrement des ajustements à apporter dans les premières heures, premiers jours et premières semaines. 
  • Être attentifs à toutes les demandes, même celles qui semblent irrationnelles. Il faut y répondre au mieux, au moins pour rassurer les employés.
  • RAPPEL : bien informer tous les employés AVANT qu'ils commencent leur travail.

5- Suivre et améliorer le plan - responsable ou comité 
  • Selon ce qui a été prévu durant la mise en oeuvre, communiquer avec tous pour avoir leur rétroaction de façon régulière. 
  • Prévoir des espaces/moments pour recevoir de la rétroaction en dehors de ces moments, ex. boîte à suggestions.
  • Rapporter les rétroactions et suggestions d'amélioration aux décideurs et s'assurer qu'il y ait une réaction à toutes les rétroactions, quelles qu'elles soient.
  • Mettre en oeuvre les améliorations.

mardi 28 avril 2020

Déconfinement : qui, quand et comment?


Mis à jour le 7 mai 2020

Voici les grandes lignes du déconfinement annoncé par le premier ministre Legault le 28 avril. Attention, il y a souvent une date pour le Grand Montréal et une autre date pour les autres régions du Québec. À noter que la date d'ouverture des commerces du Grand Montréal a été repoussée du 11 au 18, puis au 25 mai et pourrait changer encore selon l'évolution de la pandémie.

Pour savoir quelles municipalités font partie du Grand Montréal, voir une carte ici.

Tous les employeurs devront respecter les mesures sanitaires et d'hygiène supervisées par la CNESST. Voir ici leur trousse COVID-19 qui sera utile pour préparer le retour au travail.


Dates de réouvertures
  • Commerces de détail avec porte donnant sur l'extérieur (incluant ceux qui sont dans un centre commercial) : 25 mai pour le Grand Montréal et 4 mai pour les autres. 
  • Ensemble de l'industrie de la construction : 11 mai.

Manufacturier
  • Ensemble de l'industrie manufacturière : 11 mai - avec restrictions du nombre d'employés.
  • Maximum de 50 employés pouvant travailler sur un même quart de travail dans une usine, plus 50 % de la main-d'œuvre excédentaire. Exemple : s'il y a normalement 300 employés, l'usine peut avoir : 50 employés + 50% de 250 = 175 employés.
  • Levée des restrictions du nombre d'employés : 25 mai.

Écoles
  • Écoles primaires et garderies : 25 mai pour le Grand Montréal et 11 mai pour les autres, sans obligation d'envoyer les enfants à l'école
  • Les classes compteront un maximum de 15 élèves.
  • Écoles secondaires, cégeps et universités : fin du mois d’août.
  • Le ministre de l'éducation a rappelé que l'étudiant "qui est à la maison doit poursuivre une scolarisation" et que la note pourrait être modulée en fonction de ce que l'enseignant perçoit du travail fait à la maison.

Demeurent fermés
  • Centre commerciaux 
  • Commerces sans porte donnant sur l'extérieur 
  • Restauration, sauf pour livraison et pour emporter
  • Salons de coiffure, d’esthétique et d’autres soins personnels
  • Secteur culturel, incluant les lieux de diffusion
  • Secteur touristique
  • Autres secteurs où il peut y avoir rassemblements.

Autres informations utiles
  • Dimanche : tous les commerces demeurent fermés le dimanche jusqu'au 31 mai, à l'exception des pharmacies, des services de livraison des épiceries, des dépanneurs, des stations-service et des comptoirs pour emporter des restaurants.
  • Barrages routiers : les barrages dressés par la police pour protéger les régions éloignées sont maintenus pour le moment.
  • Rassemblements : les rassemblements de plus de deux personnes, en dehors des milieux de travail jugés prioritaires par le gouvernement du Québec, demeurent interdits jusqu'à nouvel ordre, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur.

Sources


lundi 27 avril 2020

4 étapes pour bâtir un plan de retour au travail après COVID-19 - 2


Mis à jour le 4 mai 2020

Pour mieux préparer le retour au travail dans votre organisation, voici les étapes à prévoir. N'oubliez pas de les adapter pour tenir compte des mesures établies contre la COVID-19.


1- Analyse de la situation - décideurs
On veut établir les scénarios les plus probables pour les prochaines semaines, selon les directives gouvernementales, la capacité des employés, les ventes prévues, les finances, etc. On veut produire...
  • un portrait des employés : lesquels sont actuellement à temps plein, à temps partiel, prêts à revenir, disponibles, lesquels ont des compétences critiques pour la reprise...
  • un portrait des ventes et approvisionnements : quels clients et fournisseurs sont arrêtés, en opérations partielles ou complètes, les ventes et achats à prévoir, les délais de paiement...
  • un portrait financier et des prévisions d'encaisse selon les revenus et dépenses prévues, incluant les aides gouvernementales, les possibilités avec son institution financière...
  • les scénarios possibles, ex. optimistes et pessimistes, "plans B"...

2- Réunir et décider - comité
  • Réunir un comité responsable des décisions, le plus souvent les décideurs et responsables des fonctions essentielles ou des départements. S'il y a lieu, intégrer le responsable SST.
  • Discuter ensemble des scénarios et des prochaines étapes à prévoir. 
  • Décider ensemble des grandes lignes du plan : quel département, quels types de postes, dans quel ordre... 
  • Établir les consignes générales : sécurité des espaces communs (entrées, cafétérias, toilettes, etc.), règles pour la transition, incluant le télétravail, que fait-on avec les employés qui ne souhaitent pas rentrer, les demandes de vacances, etc.
  • Déterminer un responsable qui va compiler l'information discutée et rédigera le plan général.
  • Planifier les prochaines rencontres.

3- Faire le tour des processus et des modifications à apporter - responsables
  • Pendant que le plan général est rédigé, chaque(s) responsable(s) fait le tour des processus de son département. 
  • Idéalement, le responsable révise toutes les étapes, de l'entrée à la sortie, en se mettant dans les souliers d'un employé : démarrage du travail, pauses, actions les plus courantes, équipements utilisés, déplacements, contacts avec les autres (interne et externe), etc.
  • Pour chaque étape courante, fréquente, importante ou comportant des risques, il faudra identifier ce qu'il faut changer/implanter pour respecter les règles sanitaires. Ex. respect de la distanciation, nettoyage des espaces et équipements communs, protocoles pour le travail en commun ou les services aux clients...
  • Le responsable peut s'inspirer des guides disponibles, voir plus bas.
  • Si possible, travailler avec un ou quelques employés d'expérience pour valider qu'on a fait le tour des aspects les plus importants.

4- Validation en comité
  • Durant l'étape 3, il y aura sûrement des questions qui touchent tous les départements, on fait alors une rencontre avec le comité pour discuter des nouvelles questions qui ont surgi entre-temps.
  • Finaliser le plan général et les procédures individuelles en s'assurant qu'ils sont cohérents.
  • Bien déterminer qui s'occupe de quelle étape, l'échéancier prévu, etc.

La semaine prochaine nous verrons la suite, soit les étapes pour mettre le plan application.

Guides pour le retour au travail

jeudi 23 avril 2020

12 questions pour préparer l'après COVID - 1

Ces jours-ci nous sommes tous un peu incompétents... Et nous sommes la plupart en train d'essayer de nous adapter au mieux à cette situation hors du commun.

Et un des moyens de s'adapter et se préparer au "déconfinement graduel", sera de préparer un plan de retour au travail.

Pour vous aider à bâtir ce plan, voici en première partie des questions pour bien préparer la suite.

Avant de commencer
La première étape est des réunir "virtuellement" les personnes qui peuvent décider la suite : propriétaires, directeurs des départements critiques, etc. On veut couvrir les informations des fonctions essentielles de l'entreprise, ce qui touche les employés, la production ou les services, les ventes, la capacité financière, etc. Bref, ce qui fera la différence pour les prochaines semaines!

Ensuite on veut décider comment on va établir le plan. Ces questions aideront à cerner les informations nécessaires avant de prendre les décisions et d'établir le plan final.


Qui / quoi / global 
  1. Qui doit être impliqué pour les premières étapes de l'après-COVID? Incluant le comité SST? 
  2. Quelle est la situation actuelle : directives du gouvernement, employés disponibles, finances, approvisionnement et sous-traitance, ventes prévues, etc.?
  3. Cette situation permet quel niveau d'opérations?
  4. Les personnes encore employées et celles à ré-embaucher, sont-elles en mesure de continuer comme avant, incluant santé physique et mentale? Disponibilités générales?
  5. Comment cette situation pourrait-elle évoluer d'ici 2 à 4 semaines?
  6. Quelles sont les prochaines étapes de planification pour les personnes impliquées jusqu'ici?

Employés
  1. Quelles tâches/fonctions sont essentielles?
  2. Quelles personnes devraient être rappelées en premier? En deuxième?
  3. Quel soutien y a-t-il pour les employés qui se sentent en danger, qui sont anxieux, ou au bout du rouleau?
  4. Les employés rappelés ont-ils de jeunes enfants ou des aînés à charge, ou un proche de santé précaire?
  5. Quelles sont les ressources et les suivis à faire avec les gestionnaires et superviseurs pour qu'ils soient capables d'appliquer les nouvelles mesures?
  6. Où en est la santé physique et mentale des employés (incluant les gestionnaires et la direction), durant cette période de changements extrêmes?

Pour aller plus loin

jeudi 16 avril 2020

Du nouveau avec la subvention salariale

Mis à jour le 27 mai 2020

Voici les informations pour la subvention salariale de 75% (SSUC) pour laquelle on a pu faire la demande en 27 avril.

IMPORTANT : les programmes peuvent encore changer, je fais des erreurs, etc. Assurez-vous de valider les informations avant de les utiliser. 


1- Subvention salariale de 75% (SSUC)

NOTE : un site d'information avec calculateur est maintenant disponible, voir ici.

Pour qui :
Les entreprises qui subissent une perte de revenus à cause de la COVID-19. Les petites ou grandes entreprises, celles à but non lucratif et les organismes de bienfaisance sont inclus, la mesure de "revenus" pourrait être ajustée pour les OBNL.

Quoi :
Subvention salariale temporaire de 75% de la rémunération versée.

Durée
24 semaines, du 15 mars au 29 août 2020 (rétroactif). Devant durer 12 semaines l'origine, le programme a été prolongé à la mi-mai

Montants :  
75% du salaire versé, jusqu'à concurrence de 847 $ par employé par semaine. S'il est incapable de payer plus, il semble que l'employeur peut verser seulement vers le 75% du salaire et la subvention peut alors couvrir la totalité du salaire. À valider avec les prochaines communications du gouvernements et/ou votre comptable.

Comment ça fonctionne :
La baisse de revenus se calcule par mois entier, par exemple en comparant mars 2019 et mars 2020. On pourra comptabiliser 15% pour mars (demi-mois) et 30% pour les mois suivants. Une comparaison avec janvier et février 2020 est également possible. 
Les revenus peuvent être calculés selon la méthode de la comptabilité d’exercice (lorsque les revenus sont gagnés) ou de caisse (lorsque les revenus sont perçus).
Une fois une méthode de comparaison choisie, on doit la conserver pour les périodes suivantes.
Il faut refaire la comparaison et la demande de subvention chaque mois.
Une fois qu'un employeur a été jugé admissible pour une période particulière, il sera automatiquement admissible à la période suivante. 
Les employés admissibles sont ceux qui ne sont pas admissibles à la PCU, c'est à dire le 14 jours sans rémunération par période. Voir le site web pour les détails, section "Employés admissibles"
Le montant est imposable. 
Les formulaires en ligne seront disponibles à compter du 27 avril et la majorité des paiements devraient arriver dans la semaine du 4 mai
Les organismes à but non lucratif et les organismes de bienfaisance auront le choix d’inclure ou d’exclure les subventions gouvernementales pour calculer leurs pertes de revenus.
Cliquer ici pour les détails.

    Ajout à la subvention salariale SSUC :
    Remboursement de certaines retenues sur le salaire


    Pour qui : 
    Les entreprises recevant la subvention salariale (SSUC) de 75%, pour chaque semaine pendant laquelle ces employés sont en congé payé et pour laquelle l'employeur a le droit de demander la subvention salariale (SSUC) à l'égard de ces employés.

    Quoi : 
    Remboursement de la totalité des cotisations d'employeurs pour les employés admissibles pour l'assurance-emploi, le Régime de rentes du Québec et le Régime québécois d'assurance parentale. 

    Durée : 
    12 semaines, du 15 mars au 6 juin 2020. Sera probablement également prolongé comme la SSUC, à valider avec le calcul commençant le 6 juin.

    Comment ça fonctionne : 
    L'employeur demande un remboursement en même temps que pour la demande de subvention salariale (SSUC).

    mercredi 15 avril 2020

    Quoi dire / ne pas dire à quelqu'un qui est stressé?

    Pour faire suite à notre texte sur la gestion du stress de la semaine passée, voici quelques trucs pour parler à quelqu'un qui semble affecté par le stress ou l'anxiété.

    Je me suis inspirée des conseils donnés par la psychologue Joannie Gauthier, vus sur le site web de Radio-Canada.


    1- Ne pas nier ou minimiser ce que la personne ressent
    Par exemple ne pas dire :
    "Tu stresses pour rien..." ou
    "Tu as juste à te dire que ça va bien aller!"

    Vu de l'extérieur ça semble simple, mais on l'a tous vécu un jour ou l'autre : il ne suffit pas de le vouloir pour que des pensées ou des émotions disparaissent... Ça peut aussi inciter des personnes à se taire, ou à se juger incompétents. Certaines personnes vont se sentir encore plus stressées.
    Se montrer empathique et ouvert donnera de meilleurs résultats, même si on ne comprend pas bien ce que ressent la personne.


    2- Être à l'écoute et compatissant, tenter de se mettre à la place de l'autre
    "C'est vrai que c'est un moment difficile, je comprends que tu sois inquiet". En plus de nous aider à mieux comprendre la situation de l'autre, ça nous permet de gagner sa confiance et mieux l'aider, par exemple en trouvant des solutions qu'on aurait pas vues autrement. Parfois, juste en parler à une oreille attentive va réduire leur stress/anxiété de beaucoup.


    3- Identifier les sources de stress et aider l'autre à les réduire
    En écoutant bien et en posant quelques questions, généralement on peut identifier assez facilement les sources de stress ou d'anxiété. Est-ce que c'est la crainte de perdre un emploi? La gestion de jeunes enfants à la maison? Le poids de la nouveauté d'être en télétravail, incluant parfois de rendre des compte à un gestionnaire pour qui c'est tout nouveau (et stressant) aussi? Une fois le "stresseur" identifié, comme au point 2, il est plus facile de penser à des solutions et aménagement qui vont réduire le stress.


    4- Trouver des éléments positifs ou rassurants 
    "Heureusement l'entreprise est solide" ou "Notre premier ministre a fait preuve de leadesrhip et la plupart des gens sont solidaires". La personne stressée a tendance à ne voir que les sources de stress, donc essentiellement ce qui ne va pas. Sans nier ce qu'elle vit (voir point 1) on peut l'aider à relativiser et pencher vers une vision plus globale et plus positive.


    5- Aborder des sujets liés à l'avenir ou une fierté
    Si possible, parler d'un sujet de fierté ou de quelque chose d'agréable dans le futur : "Comme ça ton garçon s'est découvert une passion pour le dessin depuis qu'il est à la maison?" ou "As-tu pensé comment tu vas faire ton jardin cette année?" Des études montrent que se projeter dans un futur agréable, c'est un moyen efficace de réduire les impacts du stress. 

    Les sources de fierté personnelles ou professionnelles aident également à balancer l'impression d'incompétence qu'on peut vivre en ce moment face à la COVID-19 ou autre bouleversement de notre routine.

    Et quand on se parle à soi-même?
    Ces trucs sont également bons pour se parler à soi-même, en les adaptant à la "petite voix" qu'on a dans la tête... Pour s'aider ou aider quelqu'un d'autre, on peut également voir le texte précédent sur les trucs pour réduire le stress et l'anxiété.


    Pour aller plus loin
    L'excellent site du Centre d'études sur le stress humain (Sonia Lupien)

    jeudi 9 avril 2020

    6 trucs pour réduire rapidement le stress et l'anxiété

    En situation de crise comme celle qu'on vit présentement avec la COVID-19, la plupart des gens éprouveront un stress accru au moins pour quelques semaines et parfois même de l'anxiété.

    Voici quelques pistes pour aider, soi-même ou les autres, face à un stress inhabituel. Et un petit cadeau de Pâques au bas de ce billet...


    1- Respirer!
    Ça paraît très simple alors que nous respirons souvent à la moitié de notre capacité... Prendre conscience de sa respiration, inspirer et expirer lentement, profondément... voilà qui aide beaucoup et très rapidement.

    Mieux encore si on veut l'essayer, on essaie la "vague" : inspirer d'abord "vers" le ventre, puis les poumons en remontant vers le haut, puis expirer en dégonflant le ventre, puis les poumons. Le temps de lire cette phrase et de faire cette respiration, vous vous sentirez mieux en quelques minutes. À faire plusieurs fois par jour, dès que vous sentez le stress, la fatigue, etc.


    2- Lâcher les nouvelles et les réseaux sociaux! 
    Très difficile quand on est inquiets, en même temps les nouvelles et médias sociaux parlent surtout de ce qui génère notre anxiété. Plus réalistement, on devrait limiter notre "exposition" aux nouvelles et autres sources d'anxiété ou de fatigue comme on limite notre exposition au soleil. Certaines applications permettent de limiter notre temps sur Facebook par exemple. On peut se donner un "rendez-vous" avec les nouvelles dans notre agenda, par exemple de 8h30 à 9h et de 16h à 16h30, et ne plus les consulter le reste du temps. Le truc no 3 peut aider à alléger également.


    3- Enlever toutes les alarmes et notifications possibles. 
    Et garder un moment chaque jour où vous mettez en "mode avion". Le reste du temps, on garde seulement les notifications absolument nécessaires (téléphone et messagerie utilisée pour le travail ou les urgences) et on va voir les autres à heure fixe, au besoin en installant une alarme sur notre téléphone. Pour savoir comment faire, je vous suggère de chercher sur Google "Comment enlever notifications Facebook" et faire de même avec chaque application qui se signale à vous, incluant les courriels, qui devraient être consultés à la demande ou programmés pour être relevés aux 30 minutes. Non seulement vous réduirez votre stress et votre fatigue mentale, mais vous augmenterez votre productivité.


    4- Prendre soin de soi, manger, travailler et dormir le mieux possible - et concentrez vos efforts sur ce qui va bien. 
    Il n'est pas facile de garder de "saines habitudes de vie" quand notre routine est chamboulée, encore plus quand on se retrouve dans une situation jamais vue comme avec la COVID. Il faut alors trouver des trucs qui fonctionnent avec vous-mêmes et accepter que vous ne pourrez pas bien fonctionner partout. On a aussi tendance, dans notre société de performance, à se concentrer sur ce qui ne va pas pour l'améliorer. Ici, on fait le contraire : le sommeil est difficile? Soyez fier de mieux manger qu'avant en faisant vos repas à la maison et peut-être qu'on fait un jardin cette année. Vous craquez tous les soirs pour un dessert? Soyez heureux d'aller marcher dehors tous les jours et peut-être d'y aller deux fois par jour. Bref, on se concentre sur ce qui va bien, ce qui est plus facile et on pratique le lâcher-prise pour le reste.


    5- Chercher le rire et le sourire dès que possible. 
    Que ce soit aller voir des vidéos de chats ou de chiens comiques, ouvrir un bon livre quelques minutes, manger un bon chocolat, faire une blague sur Messenger avec son ado ou un collègue, marcher quelques minutes au soleil et respirer l'air frais - qui n'a d'ailleurs jamais été aussi pur depuis 30 ans, grâce à la COVID... À la fin d'une journée, ces petits moments de plaisir feront toute la différence entre un sentiment d'oppression et une certaine légèreté.


    6- Chérir et augmenter les liens sociaux. 
    C'est probablement là qu'est le plus grand "remède" à l'anxiété. La qualité des liens sociaux est un des facteurs de santé les plus sous-estimés. Avec la génétique, c'est un des principaux prédicteurs de longévité.

    On peut, par exemple, prévoir des plages horaires fixes durant la semaine pour des Zoom, Messenger ou appels, envoyer des cartes postales ou des courriels. On peut faire livrer un repas ou un livre à un employé ou un ami, ou comme un ami de mon père, appeler une nouvelle personne de son carnet d'adresse chaque soir. Des gestionnaires ont imprimé un organigramme et s'assurent de communiquer avec tous au moins une fois par semaine. Ces attentions peuvent changer l'humeur de la personne qui les reçoit et par rebond, ça change souvent la nôtre pour le mieux. 


    Pour aller plus loin
    L'excellent site du Centre d'études sur le stress humain (Sonia Lupien)
    Des conseils de l'Ordre des psychologues
    Stress : 20 conseils scientifiquement prouvés pour déstresser instantanément


    Joyeuses Pâques!
    Et comme cadeau printanier, voici quelques images agréables pour vous donner quelques minutes de détente.






    mercredi 8 avril 2020

    COVID-19 : comment profiter du 100% de subvention

    Le gouvernement québécois a dévoilé hier le PACME, un nouveau programme très intéressant pour les employeurs qui peut couvrir jusqu'à 100% des honoraires, des frais et des salaires des employés en formation, en coaching ou en amélioration de la gestion et des ressources humaines.

    En résumé, ce programme vous permet de former gratuitement des employés sur la plupart des sujets utiles pour l'entreprise dans le contexte de la COVID-19, pour n'importe quel employé, incluant vous-même. Idem pour de l'accompagnement en gestion des ressources humaines ou en coaching de gestion.

    Voir le billet précédent pour un résumé, ou sur le site web du gouvernement québécois pour la version détaillée.

    Voici les étapes pour en profiter avec des ressources externes :
    1. Choisissez les thèmes de formation et d'accompagnement qui pourraient être utiles dans les prochains mois, quels qu'ils soient.
    2. Contactez un ou une formatrice, consultante ou coach - comme moi et mes collègues - pour établir un plan de formation, de coaching ou d'accompagnement. Le projet peut inclure la conception ou l'adaptation de formation, de la formation à distance, etc. On peut aborder plusieurs thèmes ou moyens de formation et ça n'a pas besoin d'être complexe.
    3. Identifiez qui est votre conseiller des Services aux entreprises de votre Centre local d'emploi (Emploi-Québec).
    4. La ressource externe produit une offre de services détaillée.
    5. Vous validez que l'offre de services vous convient, et vous l'envoyez par courriel au conseiller d'Emploi-Québec, avec une courte description de votre secteur d'activité. Il se peut qu'on vous demande plus d'informations par courriel.
    6. Le conseiller va vous contacter pour compléter les informations, valider admissibilité et conditions, et confirmer le contrat avec vous. Tout dépendant de la demande et de votre urgence, ceci peut prendre entre quelques jours et quelques semaines.
    7. Profitez des avantages du programme!
    8. Aux moments planifiés dans le contrat avec le conseiller, envoyer les justificatifs prévus.
    9. Terminer le projet au plus tard le 30 septembre.

    mardi 7 avril 2020

    COVID-19 : former les employés, gratuitement ou presque!


    Mis à jour le 23 avril 2020

    Dépêchez-vous, certaines régions ont presque épuisé l'enveloppe prévue.

    Le PACME est un nouveau programme qui vient d'être annoncé par Québec et il est extrêmement intéressant pour les employeurs, mais il sera probablement épuisé rapidement, faites vite s'il vous intéresse...

    Le programme peut couvrir jusqu'à 100% des dépenses admissibles : honoraires, frais et salaires des employés. Ceci pour donner de la formation ou du coaching (tous sujets), ou encore pour améliorer la gestion ou les ressources humaines. Note : dans certaines régions on a demandé aux employeurs de démontrer l'impact négatif de la COVID-19 pour être admissibles.


    Subvention
    • 100 % des dépenses admissibles de 100 000 $ ou moins
    • et 50 % des dépenses admissibles entre 100 000 $ et 500 000 $

    Activités de formation admissibles

    À peu près tous les types de formation sont admissibles, si ces formations contribuent aux qualifications utiles pour l'entreprise et le travail des employés, entre autres :
    • formations de base des employés, francisation, formations sur les compétences numériques
    • formations continues liées aux activités de l’entreprise
    • formations visant l’ajustement des activités des entreprises (en raison de la COVID-19) pour maintenir ou diversifier les activités de l’entreprise (salubrité, télétravail, etc.)
    • formations préconisées par les ordres professionnels, etc.
    Voir la liste complète sur le site web du gouvernement du Québec.


    Autres activités admissibles : diagnostic, accompagnement, coaching, etc.
    • diagnostic de la fonction ressources humaines et, s’il y a lieu, des autres fonctions
    • mandats de consultation en ressources humaines (ex. : communication organisationnelle, politique de télétravail, mobilisation des employés, planification des besoins en main-d’œuvre pour le maintien et la reprise des activités, soutien à la diversification des activités)
    • les coachings et le développement des habiletés de gestion.

    Dépenses admissibles
    • salaire des travailleurs en formation (excluant charges sociales), maximum de 25 $/heure
    • note : si le salaire est admissible à une subvention salariale, le salaire admissible sera réduit du montant de la subvention
    • frais et honoraires des consultants ou des formateurs, maximum de 150 $/heure
    • frais et honoraires pour créer, préparer et adapter la formation et le matériel pédagogique, incluant pour adapter des formations existantes pour qu'elles puissent être données à distance.

    Autres conditions
    • Les activités doivent avoir lieu d'ici le 30 septembre 2020. Le programme se termine le 30 septembre ou à l'épuisement de l’enveloppe de 100 millions.
    • Les activités doivent se faire autant que possible à distance. Celles faites en personne doivent respecter les mesures de la santé publique (distanciation, etc.)

    Comment en profiter?



    Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.



    jeudi 2 avril 2020

    COVID-19 : quels soutiens pour les travailleurs?


    Mis à jour le 16 avril 2020.

    Afin de mieux aider à choisir quelles mesures vous mettez en place et mieux informer vos employés, voici un résumé des principales mesures auxquelles les personnes ont accès.

    Les nouveautés du 15 avril sont indiquées en gras.



    Pour les personnes qui :
    - sont sans emploi, malades, en quarantaine, en isolement imposé ou doivent rester à la maison pour s'occuper de leurs enfants - l'arrêt de travail étant causé par la COVID-19
    - n'ont pas accès à des congés de maladie payés
    - ont gagné un revenu d’au moins 5 000 $ en 2019, ou dans les 12 mois précédant la date de leur demande.
    - sont sans revenu d’emploi ou de travail indépendant, pendant au moins 14 jours consécutifs, au cours de la période initiale de quatre semaines. Ils s’attendent à ne pas avoir de revenu d’emploi pour les périodes suivantes.
    - les étudiants, les travailleurs saisonniers, et les personnes qui gagnent 1000$ ou moins par mois y seront bientôt admissibles, voir ce texte du 15 avril pour plus de détails.

    Cas où on ne peut PAS avoir la PCU :
    - le travailleur sans emploi pour d'autres raisons que la COVID-19
    - celui qui était admissible à l'assurance-emploi avant le 15 mars
    - celui qui quitte volontairement son travail.
    Ceci pourrait changer, à suivre sur le site web du gouvernement.

    Comment ça fonctionne :
    - la prestation de 2 000 $ est versée toutes les quatre semaines, pour un maximum de 16 semaines.
    - cette prestation sera offerte du 15 mars 2020 au 3 octobre 2020. Le gouvernement prévoit émettre le paiement dans les 10 jours suivant la demande.
    - elle est imposable, donc il faudra payer l'impôt sur l'argent reçu avec le rapport d'impôt de 2020.
    Cliquer ici pour les détails ou pour vous inscrire.


    Soutien provincial : pour ceux qui ne sont pas admissibles à la PCU ou au à d'autre aide

    Pour les personnes qui :
    - sont en isolement ou sont malades à cause de la COVID-19 (incluant ceux qui reviennent de l'étranger ou qui ont été en contact avec une personne testée infectée).
    - n'ont pas accès à d'autres prestations (assurances privées ou collectives, assurance-emploi).

    Comment ça fonctionne :

    - la prestation de 573 $ par semaine est versée pour 14 jours d'isolement, le montant est non imposable. Si l'état de santé le justifie, elle peut être prolongée jusqu'à un maximum de 28 jours.
    Cliquer ici pour les détails ou pour vous inscrire.


    Autres aides du gouvernement fédéral 

    NOUVEAU : le fédéral veut trouver un moyen d'augmenter le salaire de travailleurs essentiels qui gagnent moins de 2500 $ par mois (à venir).

    Allocation canadienne pour enfants
    En mai, 300 $ de plus par enfant seront ajoutés automatiquement à l'allocation existante.

    Crédit de TPS bonifié pour les familles à revenu faible ou modeste
    À partir d'avril : une prestation supplémentaire moyenne de 400 $ pour les personnes seules et de 600 $ pour les couples, sera versée automatiquement.

    Autres soutiens 
    Il y aura des possibilités de retarder le paiement des impôts, de l'hypothèque, etc.

    Cliquer ici pour voir toutes les aides du gouvernement fédéral.


    Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.