Joyeuses fêtes et bon congé -- TRANSFÉRÉ --

Ce texte a été transféré sur mon nouveau blogue : https://alizerh.com/joyeuses-fetes-conge-gestion-rh/

Arrêt obligé pour les fêtes 2020 - résumé pour les employeurs

Le premier ministre Legault vient d'annoncer les détails de la "pause" des fêtes. 

Voici un résumé des points importants pour les employeurs. Ces informations sont en fonction des zones rouges, et les dates présentées sont "inclusivement".

ATTENTION : l'interprétation des services essentiels et des aménagements possibles semble encore imprécis. Je ferai de mon mieux pour modifier l'information ici s'il y a des changements d'ici le 19 décembre.

Télétravail obligatoire : du 17 décembre au 10 janvier

• Tous les employés de bureau devront obligatoirement faire du télétravail, à l’exception des travailleurs dont la présence est nécessaire pour la poursuite des activités de l’organisation, c'est à dire que l'employeur doit prouver au besoin que ces activités sont essentielles ET ne peuvent pas se faire à distance. 
  
  
  
• Des discussions sont en cours pour offrir des subventions aux entreprises pour les salaires de ceux qui devront fermer leurs portes.
  
  
• L’industrie manufacturière demeure ouverte.
  
  
• La CNESST et la police déploieront plus d'effectifs durant cette période.

Écoles fermées : du 17 décembre au 10 janvier

• Les écoles primaires et secondaires ferment leurs portes. 
  
  
• Les cours à distance peuvent se poursuivre.
  
  
• Les services de garde en milieu scolaire ferment, sauf pour les enfants des travailleurs des services essentiels. Les autres services de garde peuvent demeurer ouverts, toutefois on demande aux familles de garder les enfants à la maison autant que possible.

Commerces non essentiels : fermés du 25 décembre au 10 janvier

• Tout devra être fermé sauf les épiceries, les pharmacies, les quincailleries, les garages et les animaleries. 
  
  
• Le commerce en ligne peut continuer.
  
  
• Les grands magasins ne pourront vendre que les produits essentiels. 
  
  
• Les salons de coiffure et de soins esthétiques seront fermés.
  
  
• À valider vu qu'il y a des informations contradictoires, il sera peut-être possible d’aller chercher un article à la porte d’un commerce non essentiel. 

Autres activités permises : oui mais à l'extérieur

Activités extérieures permises : en raison de la faible propagation à l'extérieur quand on garde une distance de 2 mètres, les activités extérieurs sont permises en petits groupes, dans les lieux publics extérieurs. Ceci inclut les activités culturelles et les sports d'équipe, avec un maximum de 8 personnes. Les rassemblements dans les endroits privés sont toujours interdits, ex. la cour arrière d'une maison.

Personnes seules : les personnes seules, qui peuvent déjà recevoir une personne à la fois, pourront aller dans la bulle d’une autre famille. Ex. une grand-mère peut passer une soirée dans la famille d’un de ses enfants, mais elle doit choisir une seule bulle familiale.

Note : ces dernières informations touchent moins directement les employeurs, toutefois certains employés ayant moins accès à l'information, l'employeur joue un rôle important de soutien et d'information auprès de ses employés.

Pour plus d'information

Le site web du gouvernement du Québec

Est-on plus ou moins productifs en télétravail? Transféré

Ce texte a été déménagé sur notre nouveau blogue, suivez-le en cliquant sur ce lien : Télétravail : est-on plus heureux et productifs?

PME : impacts de la COVID, emplois et télétravail

J'ai assisté le 20 novembre dernier à la conférence Zoom de la Tournée pour la relance socioéconomique pour les régions de Lanaudière, Laurentides et Laval. Cette conférence était présentée par la FCCQ, Desjardins et la CCIM. 

Un sondage avait préalablement fait auprès d'entreprises pour toutes les régions du Québec et les conférenciers présentaient les résultats obtenus auprès des 160 répondants des régions Lanaudière, Laurentides et Laval. 

Le sondage portait sur les impacts économiques et quelques questions portaient sur les emplois et le télétravail. Voici les éléments que j'en ai retenus :

PME très affectées par la pandémie

Les répondants proviennent surtout de petites entreprises : 76% ont moins de 50 employés et 51% moins de 10 employés. 

Les impacts de la COVID ont été négatifs pour 65% d'entre elles, mais positives pour le quart des entreprises, et neutres pour les 10% restants. 

Impacts les plus importants

• 49% - annulation ou report évènements importants 
• 47% - baisse des ventes
• 40% - diminution des opérations
• 38% - fermeture temporaire
• 35% - réduction des heures
• 27% - ont fait des mises à pied
• 23% - ont connu des départs d'employés.

Bref, plus de la moitié n'ont PAS vu une baisse des ventes, ce qui est une bonne nouvelle. En même temps, environ le quart ont dû faire des mises à pied ou connu des départs d'employés et plus du tiers ont réduit les heures, l'emploi n'est pas en bonne posture pour le moment pour beaucoup d'entreprises.

Principaux défis de 2021

Les PME de la Rive-nord anticipent ces principaux défis pour 2021 :

• 40% - baisse de la demande
• 38% - difficultés avec l'embauche et la rétention
• 31% - respect des normes sanitaires
• 25% - augmentation des coûts d'opération
• 24% - fermeture en raison des directives gouvernementales
• 23% - difficultés à payer les frais fixes (loyer, salaires, etc.)

Pour le dernier élément, 27% des entreprises de moins de 50 employés ont indiqué cette difficulté à payer les frais fixes, pour elles ce point se retrouve donc en 4e place.

Télétravail 

À la question, votre entreprise offre-t-elle la possibilité de faire du télétravail? 

• 40% - non 
• 31% - oui, à temps plein
• 29% - oui, à temps partiel

Donc 60% des entreprises permettent le télétravail au moins partiellement : toutefois, c'est un des taux les plus bas au Québec, avec la Gaspésie! Le conférencier explique que ça peut être en partie dû au nombre plus élevé de commerces de détails parmi les répondants sondés ici. 

Ces chiffres ne sont pas roses, en même temps ils montrent que plusieurs entreprises ont su se débrouiller jusqu'à présent, probablement grâce aux soutiens gouvernementaux et aux bons choix de gestion des entreprises. Et comme tout bouleversement, la COVID contribuera à une saine réflexion sur l'avenir qu'on veut concrétiser, que ce soit en terme de travail, de soin des aînés ou d'écologie.

Combattre la grisaille en équipe - pour réussir

Nous avons vu en octobre comment relever des défis en équipe pouvait aider à augmenter la motivation durant cette période difficile qu'est la 2e vague de la pandémie... Voici aujourd'hui quelques éléments utiles pour que ça fonctionne. 

• S'assurer que les activités de groupe soient modulables, optionnelles ou adaptables, bref qu'au moins une partie du projet donne le goût de participer à la plupart des employés.
  
  
• Si possible, offrir des choix de participation : variété de sports, d'activités, de durée ou de répétition, ou la personnalisation possible par les participants. 
  
  
• Choisir une durée assez longue pour que ça vaille la peine (3 à 6 semaines) mais pas plus de 8 à 12 semaines, pour ne pas perdre l'élan. 
  
  
• Offrir une ou des récompenses symboliques pour souligner les accomplissements ou la participation.
  
  
• Offrir une récompense de groupe, d'équipe ou individuelle selon votre culture d'entreprise et le type de motivation que vous souhaitez favoriser.
  
  
• Faire très attention à ne pas susciter trop d'obligations d'y participer, surtout s'il y a des employés un peu fragiles ou stressés dans une équipe. Quelques uns carburent aux défis, d'autres les verront comme une pression supplémentaire. Voir plus bas les impacts à vérifier.
  
  
• Être raisonnable dans les objectifs, prévoir les défections, les imprévus. Certains commencent ces défis en lion, enthousiastes, pour mal terminer parce qu'ils n'ont pas bien évalué ce que ça demanderait. 
  
  
• Avoir de la flexibilité ou des options souples, par exemple les employés doivent pouvoir ajuster leur objectif en cours de route ou changer de moyens de l'atteindre.  
  
  
• Adapter les activités, le fonctionnement et les récompenses selon la personnalité des gens : par exemple certains préfèrent travailler en équipe et se dépasser, d'autres en solitaire et faire leur petite routine.
  
  
• Mettre en avant et rappeler souvent que l'objectif... c'est de se sentir mieux!
  

Impacts

Ensuite il faut réfléchir aux impacts des activités proposées, en fonction de l'entreprise, des clients, des employés et leur contexte à chacun, est-ce compatible avec/pour...

• l'horaire de travail et les autres obligations de l'employé?
• la présence d'enfants en bas âge en cas de quarantaine?
• des aidants naturels qui ont à s'occuper d'un proche? 
• des employés qui auraient un budget plus serré?
• ceux qui sont plus anxieux, sensibles à la pression?
• des employés qui ont l'impression d'être déjà débordés, surchargés?
• ceux qui ont besoin d'exprimer leurs émotions?
• des personnes qui sont plus solitaires ou plus travail d'équipe?
• les intérêts de la majorité?

Rien ne sera parfait pour tout le monde, toutefois en pensant d'avance aux impacts, on peut choisir d'autres défis ou les ajuster pour augmenter la participation. On veut s'assurer que les employés ne laissent pas tomber le défi en cours de route ou le voient comme une source de stress. Au contraire, vous voudrez que les gens en sortent heureux, motivés, prêts à le refaire l'an prochain. 

Et puis, ce n'est pas tout le monde qui a besoin de relever des défis, ça prend aussi des spectateurs pour encourager les participants!

Combattre la grisaille en équipe - relever des défis - TRANSFÉRÉ

Ce texte qui a été transféré sur mon nouveau blogue :

1re partie les défis physiques : 

https://alizerh.com/mobiliser-equie-defis-1-sante-physique-gestion-rh/

2e partie les défis bons pour la tête et le coeur : 

https://alizerh.com/mobiliser-equipe-2-defis-tete-coeur-sante-mentale-gestion-rh/

Changements temporaires pour le blogue

Chers lecteurs, en raison d'un surplus de travail lié au programme PACMÉ et à la COVID, je ne serai pas capable d'écrire des textes hebdomadaires dans les prochaines semaines.

Je vous reviens dès que possible. Merci de votre compréhension!

Les lois québécoises révisées pour tenir compte du télétravail

Québec lance un grand chantier pour mieux encadrer le télétravail, selon ce qui est paru dans les médias durant les derniers jours.

Selon Radio-Canada : le "ministre québécois du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale, Jean Boulet, veut maintenant revisiter les lois qui encadrent le monde du travail afin de les adapter à la nouvelle réalité du télétravail".

Le Ministre voudrait, entre autres, tenir compte de l'organisation des lieux de travail, de l'ergonomie, des accidents de travail et des risques d'anxiété et d'isolement pouvant être reliés au télétravail. Ce n'est pas une réforme profonde du Code du travail ou d'autres lois, mais plutôt de les moderniser avec des amendements. Par exemple, les lois et règlements sur la santé et la sécurité au travail pourraient être révisées pour tenir compte de l’impact du télétravail.

Comme plusieurs, le ministre Boulet pense que c'est un modèle de travail hybride qui deviendra bientôt la norme, soit une partie en "présentiel" et le reste du temps en télétravail. Les lois et normes du travail devront s'adapter rapidement à cette nouvelle réalité.

Il reste à savoir quand ces ajustements et règles seront effectivement définis et instaurés, ce qui pourrait prendre un certain temps.

Nouvelle subvention de 90% pour la conciliation travail-famille

Un nouveau programme veut inciter les employeurs à adopter de bonnes pratiques en matière de conciliation famille-travail (CFT) et prévoit une aide financière de 90% des frais, jusqu'à 40 000$ par projet. Trois volets sont possibles :

1. Implantation de mesures de CFT
2. Information et formation pour faciliter l’implantation de mesures de CFT
3. Autre projet ou initiative particulière visant à faciliter la CFT par des actions collectives.

Est admissible tout employeur qui possède un NEQ et qui a son siège social au Québec, à l’exception des ministères et organismes gouvernementaux. Toutefois le Volet 1 est réservé aux employeurs de moins de 500 employés, tandis que les volets 2 et 3 sont également admissibles aux personnes morales sans but lucratif.

La durée maximale du projet : 12 mois pour les volets 1 et 2, et 24 mois pour le volet 3. La date limite pour déposer les projets est le 25 septembre 2020.

Quels types de projets sont admissibles?

Volet 1 : 

• Évaluation des besoins et réalisation d’un portrait des mesures de CFT existantes au sein de l’organisation.
• Implantation de mesures de CFT au sein de l’organisation ou bonification des mesures de CFT existantes.

Volet 2 :

• Production et diffusion d’outils adaptés aux milieux visés et à la réalité des clientèles ou des membres servis par le demandeur.
• Organisation de séances d’information et de formation sur les meilleures pratiques d’affaires en matière de CFT.

Volet 3

• Tout autre projet qui s’inscrit à l’intérieur des objectifs et des orientations du Ministère en matière de CFT, tel qu’un projet de recension des meilleures pratiques d’affaires en matière de CFT par secteur d’activité ou un projet de partenariat local ou régional pour encourager les milieux de travail à faciliter la CFT.

Pour plus d'information

Voir le site web du gouvernement en cliquant ici.

Comment gérer les vacances spéciales de 2020...

Déjà le mois de juin?! Avec la pandémie, le temps ne passe pas de la même manière on dirait... Il est déjà temps pour certains de penser aux vacances, et pour moi de mettre le blogue en pause pour l'été.

Comme dernier billet de la saison, voici quelques idées pour vous aider avec la gestion des vacances 2020.

Gérer les vacances - été 2020

La pandémie donne des situations jamais vues : elle a changé nos habitudes, augmenté l'anxiété et créé toutes sortes de conditions inhabituelles dans la vie privée et au travail. 

Ceci inclut les vacances : des entreprises voudront rattraper le "temps perdu" alors que d'autres fonctionnent encore à effectifs réduits. Du côté des employés, les contraintes imposées par la COVID changent possiblement leurs intentions de voyage et leurs disponibilités. Sans compter que certains ont épuisé les banques d'heures, vacances et épargnes durant le confinement ou au contraire, ont accumulé des heures et l'envie de voyager enfin...

C'est donc normal de ne pas savoir quoi faire des vacances exactement cette année. On peut commencer par faire l'état de la situation : où en est-on par rapport à la présence des employés et aux congés/vacances disponibles, souhaitées ou obligatoires... Voici quelques réflexions pour aider à prévoir la suite :

• Quel est l'état émotionnel des employés? Sont-ils fatigués, stressés, démobilisés, stimulés par le travail à distance ou le déconfinement? Ont-ils hâte de voyager ou sont-ils plutôt craintifs?
• Ont-ils pu exprimer leurs besoins? Souhaitent-ils plusieurs semaines de vacances ou des journées de congé? Est-ce qu'ils aimeraient plutôt en garder pour l'automne, ne sachant pas s'il y aura des garderies/écoles ouvertes durant une 2e vague possible?
• Comment concilier les besoins des employés, comme le repos ou le refus de rester à la maison - et ceux de l'entreprise, comme le niveau de services à offrir et le "cash-flow"?
• S'il y a un gros écart entre les deux, quels outils ou solutions pourraient le réduire? Voir le point suivant...

Soyons créatifs!

C'est l'occasion d'être créatifs et de mettre en place de nouvelles pratiques, comme :

• l'horaire flexible, semi-flexible ou l'horaire d'été
• changer les façons de choisir les dates de vacances : consensus, tirages, alternance de 1er choix... 
• les vacances volantes : inviter les gens qui ne peuvent/souhaitent pas prendre de vacances cet été à prendre au moins une journée par X semaines lorsque le rythme ralentit
• quelques 5 à 7 ou rencontres plus festives, en personne, à distance ou mixtes
• des primes temporaires, liées aux efforts, à la disponibilité ou aux risques de COVID
• réduire les heures normales
• embaucher des étudiants ou des gens temporairement
• offrir des petits forfaits vacances, des cartes cadeaux, des congés... 
• exemple : une entreprise a loué un chalet pour l'été et chaque employé y a accès un certain nombre de jours d'ici l'automne.

Ces suggestions peuvent être une façon originale de dire merci aux employés qui ont travaillé fort, et à garder un bon lien avec vos employés malgré la distance.

Et au travers de tout ça, prenez bien soin de votre client/fournisseur le plus important : vous-même!

Le blogue sera en pause jusqu'à la mi-août. 

Bon été à toutes et tous!

Agir plus pour l'équité et l'inclusion - éditorial

Les terribles évènements racistes qui surviennent aux États-Unis ont mené, avec la mort atroce de Goerge Floyd à d'importantes manifestations partout dans le monde. 

Des collègues ont vu dans leurs entreprises des employés qui sont découragés, en colère, ou encore inquiets pour des amis et des membres de leur famille demeurant aux États-Unis. 

Si plusieurs se sentent solidaires ou interpellés, d'autres estiment que le Québec est très ouvert et que ces questions ne nous touchent pas vraiment ici. Ce qui est malheureusement faux : les Noirs gagnent des salaires moins élevés et ont un taux de chômage plus élevé. Ils ont également toujours plus de difficultés à trouver un emploi ou un logement que les autres citoyens. 

Si on ressent moins de racisme et de violence au Québec, on ne peut pas affirmer qu'il n'y en a pas ou qu'on ne peut rien y faire. Quel que soit notre rôle dans l'organisation, nous avons le devoir d'améliorer nos pratiques, d'être plus attentifs aux iniquités et moins tolérants ou silencieux quand on les voit.

J'aimerais de mon côté rendre hommage au travail incroyable des différents organismes d'employabilité. S'il n'y a qu'une seule action à prendre, je vous invite à en contacter quelques uns pour mieux les connaître. Idéalement dans le but d'embaucher des candidats qu'ils accompagnent, mais au moins voir comment améliorer vos pratiques pour assurer une embauche et une intégration réussie des gens diversifiés.

Voici aussi quelques textes pour en savoir plus, aider à intégrer plus de diversité en entreprise, initier des discussions ou changer les perceptions : 

• La fibre blanche du coton américain, par Boucar Diouf
• Après la mort de George Floyd, comment devenir un allié contre le racisme
• Briser le code, documentaire
• Liste de ressources utiles du Conseil Interculturel de Montréal
• Passez le Test d’Associations Implicite de Harvard pour mieux connaître vos biais implicites
• Boîte à outils pour l'équité en matière d'emploi

Pour de meilleures vidéoconférences - être efficace - 3

Après avoir vu comment améliorer le son, et comment améliorer l'image, voyons aujourd'hui quelques trucs pour être plus efficace en vidéoconférence.

Pour la personne 

• Se préparer comme pour une rencontre en personne, avoir à portée de main les éléments pertinents : documents, présentation, ordre du jour...
• Aviser les personnes susceptibles de passer près de nous que nous serons en vidéoconférence.
• Mettre nos appareils (téléphone, cellulaire, courriels, etc.) sur "Ne pas déranger", ou au moins en mode silencieux.

Pour le groupe  

Prévoir un fonctionnement et commencer la rencontre en l'expliquant aux participants :

• Inviter chacun à fermer son micro par défaut, et l'ouvrir seulement lorsqu'il doit parler.
• Rappeler les éléments souhaités : quand utiliser le "chat" (conversation), la main levée et le micro.
• Inviter chacun à mentionner un inconfort éventuel, par exemple un bruit de fond dérangeant, et comment le faire (ex. la fenêtre de "chat"/conversation).
• S'il y a plus de quelques personnes, on peut inviter les gens à lever la main au lieu de parler directement. Il faut alors avoir une personne nommée pour suivre les mains levées et leur accorder la parole.
• L'animateur devra être énergique pour maintenir l'intérêt, et attentif pour prévenir les "décrochages" et les problèmes. 

Pour les rencontres un peu plus longues, importantes ou complexes

• Planifier les étapes, envoyer un ordre du jour.
• Prévoir des pauses plus rapprochées ou diviser les rencontres. On ne devrait pas faire plus qu'une heure à la fois.
• Prévoir et expliquer les rôles : hôte, animateur, responsable technique, conférencier, etc.
• Tester à l'avance les éléments à présenter, ex. présentation PowerPoint, liens web.
• Avoir des plans B : téléphone, tablette, caméra et micro de rechange...
• Au besoin, l'animateur peut couper les micros de tous les participants durant l'intervention principale.

Deux derniers trucs... 

• La situation actuelle est nouvelle pour tous : soyons indulgents envers soi et les autres. 
• Et ne nous prenons pas trop au sérieux!

Pour rire un peu

Si la vidéoconférence se déroulait en vrai...

Pour aller plus loin

Travail : comment être efficace en vidéoconférence ?

Pour voir tous les textes du dossier "Pandémie" cliquer ici.

Pour voir tous les textes de la série "Vidéoconférences", cliquer ici.

Pour de meilleures vidéoconférences - l'image - 2

Après avoir vu comment améliorer le son, nous voyons aujourd'hui comment s'assurer de la qualité de l'image.

Rappelons que la vidéoconférence peut être très exigeante pour notre cerveau qui doit travailler plus fort pour ces raisons :

• L'image est souvent floue, éclairée bizarrement ou incomplète.
• Il y a souvent un décalage entre l'image et le son.
• On regarde la plupart du temps un de nos écrans plutôt que la caméra, ce qui enlève le contact visuel normal auquel on est habitué.
• C'est l'application qui choisit qui on regarde (en gros plan).
• Le non verbal nous manque : difficile de voir le micro froncement de sourcil ou l'oeil appréciateur en Zoom...
• On ressent des décalages sociaux inhabituels : ex. parler à ses collègues alors qu'on peut voir un enfant en pyjama passer en arrière, parler d'un projet important à son patron alors qu'on lui voit trop bien les trous de narine...

Assurer la qualité visuelle

Voici donc quelques trucs pour améliorer l'aspect visuel. 

Rappelons notre truc no 1 : lors des premières fois, ou avant une rencontre importante, tester la caméra pour vérifier la qualité de l'image. 

Encore mieux, placer un appel test avec quelqu'un que vous connaissez et demandez-vous lui son avis. Validez ces points :

• L'angle de la caméra : essayer autant que possible de trouver la meilleure position pour la caméra et ainsi éviter les effets trous de narines, doubles mentons, ou demi-visages...
• Position de l'application et de la caméra : si possible disposer ce qu'on regarde le plus (ex. fenêtre de Zoom) juste sous la caméra.
• L'éclairage : réduire autant que possible les zones d'ombre ou trop éclairées, en particulier l'éclairage derrière ou autour de la tête. Avoir un éclairage diversifié et tester les effets selon la position et l'éclairage extérieur (pluie ou soleil, matin ou après-midi).
• Les vêtements "effets spéciaux" : les rayures fines et certains autres motifs sortent très mal à la caméra.
• Vêtements, coiffure et maquillage : entre autres avec la fermeture des coiffeurs, la plupart des gens n'ont jamais été autant "au naturel". On peut donc baisser d'un cran nos efforts pour améliorer notre apparence, et éviter ainsi d'avoir l'air trop chics. 
• Idem : les caméras changent les couleurs et les dimensions perçues. On suggère un haut près du corps, et peu d'accessoires, de motifs et de couleurs. 
• Accessoires ou arrière-plan qui "volent la vedette" : les éviter ou les déplacer, le but est de garder l'attention sur votre visage et non pas sur ce qui l'entoure. 
• Bijoux non discrets : tout ce qui peut produire des reflets (ou du bruit).
• Autres distractions visuelles : surtout ce qui est en mouvement ex. écran allumé, rideau qui flotte au vent, passages fréquents d'autres personnes...
• Être conscient qu'il est facile faire une capture d'écran ou d'enregistrer l'écran durant une vidéoconférence, permettant par exemple d'étudier ensuite quels livres on trouve dans votre bibliothèque, comme Infoman se plait à le faire ces dernières semaines...
• Pour cette raison et parce qu'une urgence peut toujours survenir, ou si la caméra n'est pas vraiment fermée, éviter de cacher votre linge sale en arrière de vous, ou de travailler en boxers!

Pour voir tous les textes du dossier "Pandémie" cliquer ici.

Pour voir tous les textes de la série "Vidéoconférences", cliquer ici.

500e publication, 500 fois merci !

Avec la pandémie, j'ai publié plus de textes que d'habitude et j'ai failli passer droit de la publication de mon 500e billet... Je pensais atteindre ce nombre cet automne, à peu près en même temps que les 18 ans de mon entreprise, mais la COVID m'a fait accélérer les publications depuis mars.

Depuis septembre 2008, j'ai publié sur ce blogue environ 4 billets par mois. Le premier portait sur la tendance à la hausse des salaires, juste avant la récession de 2009. L'histoire se répète, la pandémie de 2020 va sûrement créer un ralentissement économique et les questions de pénurie seront probablement mises de côté pour quelques années.

J'ai commencé à envoyer des nouvelles par fax et des courriels en 2003. Je suis passée au blogue dès que possible pour que les textes soient disponibles pour tous. Aujourd'hui, vous êtes 2000 abonnés à mon infolettre, et l'infolettre et le blogue n'ont jamais été autant lus. Votre assiduité et vos commentaires positifs me rassurent sur votre intérêt et m'encouragent à continuer.

Je remercie mes lecteurs et abonnés, ainsi que mes amis, clients, collègues et ma famille, bref vous tous qui me soutenez et m'encouragez, avec une mention spéciale à mon conjoint qui m'encourage depuis le début. Chers lecteurs, chers "encourageurs", merci, merci, merci! Ce blogue existe grâce à vous!

PS
J'ai eu un peu moins de travail habituel ces dernières semaines, j'en ai profité pour faire rafraîchir mon logo avec l'infographiste Patricia Rioux. Comme cadeau à mes fidèles lectrices et lecteurs, voici en première mon nouveau logo. Qu'en pensez-vous?

Déconfinement et rassemblements

Mis à jour le 9 juin 2020. Pour information générale seulement, consulter le site du gouvernement du Québec pour des informations à jour et vérifiées.

Attention, il y a souvent une date pour le Grand Montréal, la MRC de Joliette et la ville de L'Épiphanie (appelées CMM, Joliette et L’Épiphanie ci-après) et une autre pour les autres régions du Québec. 

Pour savoir quelles municipalités font partie du Grand Montréal, voir ici.


Rappels importants 

1. Tous les employeurs doivent respecter les mesures sanitaires et d'hygiène supervisées par la CNESST. Voir ici leur trousse COVID-19 qui sera utile, entre autres avec une application et des guides par secteurs d'activité.
2. La santé publique et la CNESST recommandent de continuer à réduire le plus possible les déplacements et les contacts non nécessaires, entre autres en continuant le télétravail.

Sont déjà ouverts (sous conditions) : 

• Soins de santé professionnels et thérapeutiques, ex. dentiste, ostéopathe, orientation de carrière, toilettage pour animaux et de nombreux autres. 
• Également : services de garde de CMM/Joliette/L'Épiphanie pour les enfants dont les parents sont dans un des secteurs d'activités ouverts. 
• Hors CMM/Joliette/L'Épiphanie : écoles, services de garde et centres commerciaux. 
• Garages, mines, aménagement paysager, construction, commerce de détail avec accès à l'extérieur, manufacturier et services pour les entreprises ouvertes. 
• Sports et loisirs extérieurs pouvant se pratiquer sans contact physique.
• Établissements hôteliers, campings et pourvoiries.
• Hors CMM/Joliette/L'Épiphanie : résidences de tourismes et chalets, etc.
• Musées et bibliothèques (comptoirs de prêt), cinéparcs, production audiovisuelle.
• Pour la saison estivale 2020 : piscines, pataugeoires, modules de jeux, jeux d'eau et blocs sanitaires situés dans des espaces publics ET extérieurs.

Dates de réouvertures :

• Restaurants et terrasses : le 22 juin pour CMM/Joliette/L'Épiphanie, le 15 juin ailleurs. 
• Le 15 juin pour CMM/Joliette/L'Épiphanie : soins personnels et esthétiques (ex. coiffure, épilation). 
• Le 22 juin : camps de jours. Les camps de vacances sont toutefois annulés, sauf peut-être ceux pour enfants handicapés.
• Fin juin : possibilités de réouvertures des salles de spectacles. 
• Fin août : écoles secondaires. Écoles primaires du Grand Montréal/MRC de Joliette.

Rassemblements

Sont maintenant permis les rassemblements sous ces conditions :

• Maximum de 10 personnes.
• Ces 10 personnes proviennent d'un maximum de 3 ménages (ménage = personne demeurant à la même adresse).
• En tenant une distance minimum de 2 mètres entre les personnes de ménages différents.
• Permis à l'extérieur seulement, toutefois les gens ont le droit de rentrer à l'intérieur pour quelques minutes, par exemple pour aller aux toilettes.
• Seront permis à l'intérieur à compter du 22 juin pour CMM/Joliette/L'Épiphanie et du 15 juin pour les autres régions.

Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.

Pour de meilleures vidéoconférences - le son - 1

Depuis quelques mois, nous sommes nombreux à utiliser les outils de communication comme Zoom, Teams et compagnie. Voici quelques trucs pour diminuer la "fatigue Zoom" et augmenter la qualité de nos vidéoconférences en général.

Dans cette première partie, nous traiterons d'abord de la qualité sonore.

La transmission du son par internet diminue sa qualité, parfois de beaucoup. Sans s'en rendre compte, nous devons travailler plus fort pour bien comprendre les paroles. Plus le son est mauvais ou entrecoupé de sons inutiles, plus le cerveau travaillera fort et sera fatigué ensuite...

Et pour certaines personnes ayant un déficit de l'attention, un trouble du spectre de l'autisme ou une difficulté d'audition, ces effets sont multipliés! Alors voici des suggestions pour être entendu plus facilement.


Les premières fois, ou s'il y a un changement

• Avoir un micro et des écouteurs d'excellente qualité. C'est un peu comme la qualité des pneus d'une voiture, ça peut faire toute la différence!
• À faire au moins une fois, ou avec un nouvel équipement, appeler un complice ou s'enregistrer pour évaluer la qualité sonore.
• Lors de ces premières fois ou des moments importants, tester l'audio.
• Au besoin, changer d'équipement ou de local, ajuster l'emplacement du micro ou les paramètres, etc.
• S'assurer de la bande passante internet : qu'elle correspond bien à vos besoins ou que l'ado de la maison ne la garde pas toute pour lui, au moins durant les vidéoconférences importantes.
• Choisir un environnement qui réduit les échos : les tissus (meubles ou rideaux), le carton et le papier (et un peu le bois), génèrent moins d'échos que le métal ou le béton.

Avant la vidéoconférence

• S'éloigner si possible des collègues ou autre personne qui pourrait parler à portée d'oreille.
• S'assurer de fermer radio, TV, fenêtres, ventilateur, portes et autres sources possibles de bruits ponctuels ou de fond.
• Pour les vidéoconférences importantes ou avec beaucoup de participants, avoir un animateur et un responsable technique.
• Prévoir du temps au début des rencontres pour régler les problèmes courants, entre autres le fameux écho...

Durant la vidéoconférence

• Couper le microphone lorsqu'on n'a pas à parler.
• Éviter de : tapoter la table, manger, bouger des papiers, jouer avec un crayon, bouger les mains ou sa chaise, porter un bracelet ou un collier, ou même une cravate qui serait près du micro.
• Éviter les petits mots qu'on utilise souvent en personne pour montrer notre intérêt comme "hum, c'est bien, ok"...

Dans les prochains textes nous verrons comment assurer une meilleure qualité de l'image et de la rencontre en général.

Plusieurs de ces éléments sont tirés de l'article anglophone Zoom fatigue: how to make video calls less tiring.

Pour voir tous les textes du dossier "Pandémie" cliquer ici.

Pour voir tous les textes de la série "Vidéoconférences", cliquer ici.

20 conditions gagnantes pour réussir sa relance - COVID 6

Si ce texte vous intéresse, vous êtes probablement en train d'adapter vos processus de travail au contexte de la pandémie. Vous n'êtes pas seule ou seul : la nouveauté de la situation et les informations qui changent d'une semaine à l'autre nous obligeront à nous adapter pour encore un bon bout de temps. Voici aujourd'hui quelques "conditions gagnantes" pour aider à implanter et adapter les changements rendus nécessaires par la pandémie.

À se rappeler : le pire cas de figure est une éclosion dans votre organisation, avec des employés absents et d'autres qui auront peur de venir travailler, la possibilité de devoir fermer temporairement, les coûts de désinfection, la mauvaise publicité... Or, tous seront probablement très mobilisés au début, il y aura forcément un relâchement après un temps. C'est à ce moment que le danger sera le plus élevé, surtout s'il survient en même temps qu'un retour du virus.

Préalables

1. Tous les responsables d'employés sont impliqués, du superviseur jusqu'au propriétaire.
2. Ils font preuve d'empathie, de soutien et d'écoute (les 2 conditions requises pour la résilience)
3. Les gestionnaires et la haute direction donnent l’exemple en tout temps.
4. Les employés sont prévenus de ce qui s'en vient.
5. Un plan de retour/reprise a été préparé et expliqué aux gestionnaires.
6. La formation pour les employés est prête.

Communications

1. Bien expliquer et former tout le monde au départ, puis répéter souvent, de plusieurs façons.
2. Avoir des documents simples qui résument bien toutes les informations.
3. Être concret : donner des exemples pratiques, utiliser des photos, faire essayer les équipements, tourner des petits vidéos, les éléments visuels ou schématisés seront saisis beaucoup plus facilement par toute l'équipe, encore plus nécessaire pour les personnes stressées.
4. Au début, utiliser toute une série de rappels variés : ruban adhésif coloré, cônes oranges, affiches, images, courriels, textos...
5. Les installer partout où il y a des risques, réels ou imaginaires : entrée, couloirs, salles de bains, équipements communs, lieux de détente...
6. Au bout de quelques semaines, surtout si on sent un relâchement, renouveler l'intérêt : déplacer les affiches, utiliser une autre couleur de ruban, utiliser de l'humour pour souligner des comportements moins appropriés, etc. 
7. Répéter, écouter, répéter!

Maintien à moyen et long terme

1. Être ouvert et patient, encore plus envers les employés qui s'adaptent moins bien.
2. Se rappeler que la majorité des gens comprennent moins bien ou moins vite en situation très nouvelle, imprévisible ou stressante. Et ici, on a les trois!
3. Ces derniers temps, il y a tellement eu de changements dernièrement que certains ne sont juste plus capables d'en prendre...
4. Être attentifs à l'humeur des employés.
5. Rappeler qu'il y aura probablement un retour de la pandémie et qu'il faut maintenir les mesures jusqu'à l'arrivée du vaccin ou une meilleure connaissance permettant de diminuer ces mesures.
6. Si un employé ne respecte par les règles, intervenir très rapidement mais très positivement : utiliser les mesures disciplinaires seulement après plusieurs rappels, explications et formations.
7. Répéter, écouter, répéter!

Guides pour le retour au travail

Guide de l'ORHRI
Trousse COVID-19 de la CNESST

Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.

Guide des mesures préventives ou sanitaires - COVID - 5

Même si vous avez un plan de relance des activités, vous aurez probablement besoin d'un guide, d'un manuel ou de quelques politiques pour encadrer les mesures préventives liées à la pandémie.

Je ne suis pas une spécialiste des mesures sanitaires, toutefois voici le résumé de ce que proposent Détail Formation, la CNESST et l'Ordre des CRHA sur leurs sites web :

• Modèle de Manuel des mesures sanitaires par Détail Formation (commerce de détail)
• Guide du retour au travail par l'ORHRI
• Guide proposé par le CNESST pour le secteur manufacturier *

* Il y a également des exemples pour d'autres secteurs d'activité, voir la section "Outils supplémentaires pour les secteurs"

Introduction et explications

• Rappel de l'importance de ces mesures 
• Reconnaissance envers la collaboration de tous
• Comprendre la maladie : symptômes, risques et conséquences
• Modes de transmission

Explication des mesures générales de prévention (bonnes au travail comme ailleurs)

• Identification des personnes symptomatiques ou à risque
• Distanciation physique
• Lavage des mains
• Étiquette respiratoire
• Autres mesures d'hygiène 

Explication des mesures

On détaille toutes les mesures qui s'appliquent dans votre organisation. On peut les présenter par département, par activité, etc. Des photos, des exemples concrets, un tableau, etc. aideront à les expliquer et à les appliquer. Voici des thèmes qui pourraient vous être utiles, avec des exemples :

• Mesures générales : nettoyage général des locaux et équipements communs, ventilation...
• Équipements de protection individuels : quand les utiliser, où les trouver, comment les traiter après usage, matériel et usage accepté ou recommandé, emplacement et usage des produits de désinfection...
• Aménagements des lieux : distance entre les postes de travail, pose de plexiglas, etc.
• Mesures liées aux parcours des employés en interne : horaires, règles d'accès aux locaux, arrivées des employés, pauses, repas, équipements communs...
• Mesures pour les mouvements externes : déplacements des employés, covoiturage, visite d'un client ou d'un fournisseur, voyage d'affaires...
• Mesures liées aux clients ou aux visiteurs externes : procédures d'arrivée, d'essai d'un équipement ou d'un vêtement, pour les commandes, les retours de marchandises...
• Mesures liées aux achats et à la réception de matériel
• Protocole lors de l'identification d'un cas de COVID ou pour les employés ayant été en contact avec une personne touchée
• Au besoin, voir les cas particuliers possibles chez vous et détailler au besoin : travailleuse enceinte, refus de travailler, retour d'un employé ayant eu la COVID, employés ayant des allergies, voyages à l'étranger, employés devant prendre soin d'enfants ou aidant des proches âgés, employés âgés, etc.

Obligations et conséquences

• Résumé des obligations légales et morales de l'employeur et de l'employé
• Rappel des conséquences en cas de non-respect des mesures
• Indication que les mesures pourraient changer sans nécessairement être immédiatement reprises dans le manuel, étant donné le contexte de changement rapide.

Risques psychosociaux

• Rappel des risques et des mesures et outils mis en place pour les réduire 
• Rappel des politiques pertinentes, ex. prévention du harcèlement psychologique
• Liste de ressources possibles : mesures de soutien interne, coordonnées de personnes-ressources, PAE, organismes pertinents.

Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.

Plan de retour au travail - exemple de contenu - après-COVID - 4

Mis à jour le 13 mai 2020 - grâce aux bons conseils de Marie-Ève Champagne, spécialiste SST. Merci Marie-Ève!

Nous avons vu la semaine dernière les étapes pour préparer un plan de réouverture et celles pour le mettre en oeuvre.

Voici maintenant les grandes lignes d'un plan général pour l'ensemble des employés d'une PME, un exemple à adapter selon votre situation.

Le plan n'est pas un manuel qui explique les mesures en détail, c'est un court document qui sert seulement au début, pour assurer la compréhension générale des mesures, expliquer comment elles seront implantées, dans quel ordre, pour qui, etc. Le plan sert à guider les gestionnaires, à informer et rassurer les employés et les clients. Mais surtout, il vise à mobiliser toute l'équipe pour faciliter les changements. Faire des changements n'est pas facile en partant, en faire beaucoup, en période incertaine comme maintenant, c'est un gros défi pour tous.

En gros, le plan devrait couvrir ces thèmes :

• Mesures sanitaires et précautions
• Reprise du travail
• Horaires de travail
• Clients et fournisseurs
• Reconnaissance.

Deux excellents guides (ordre des CRHA et CNESST) vous aideront à compléter votre plan et vous donneront des outils, entre autres des listes aide-mémoire. La CNESST a également créé une application, voir les liens pour Android et Apple sur cette page.

1- Introduction

• Rappel de l'importance de la santé physique et mentale, et de la sécurité des employés, que ces mesures sont essentielles pour la sécurité de tous et que l'employeur a l'obligation légale de les appliquer.
• Expression de la confiance dans l'avenir de l'organisation et de la reconnaissance envers les employés pour leur collaboration.
• Remerciements aux employés qui ont maintenu des services essentiels ou se sont trouvés en situation à risque, et ceux qui ont travaillé à la réouverture et à la production du plan.

2- Plan de relance

• Résumé des prochaines étapes prévues, en gros quelles personnes/services/fonctions vont recommencer à quel moment, avec des précisions sur les horaires ou autres informations importantes pour la majorité des employés. Par exemple, on indique qui sera en télétravail, qui reviendra à temps partiel et à temps complet.
• Avertissement que le plan pourrait changer en fonction des directives du gouvernement, etc.

3- Détail des mesures prévues

• Synthèse des mesures générales pour tous : explication du déroulement des arrivées, pauses et dîners, mesures d'hygiène et de distanciation, où se trouveront les équipements de protection, qui sera en charge de quel aspect, etc. Incluant les mesures si un cas de COVID survenait ou était soupçonné au travail.
• Un tableau est suggéré pour démêler les différentes mesures. Il peut être divisé par département, par type de mesure ou par chronologie.

4- Mise en application

• Étapes et délais prévus pour le déploiement des mesures s'il y a lieu, et rappeler au besoin que chaque département aura ses mesures particulières à respecter.
• Déroulement de la première journée de travail : dans quel ordre les employés entreront, comment se feront les vérifications à l'entrée, qui leur donnera la formation pour les nouvelles mesures, etc.
• Rappel en douceur que le non respect vaudra une intervention rapide d'un responsable en donnant des exemples : formations d'appoint puis mesures disciplinaires. 

5- Communications

• Rappel que le tout sera expliqué durant une rencontre/formation au retour de l'employé au travail et qu'un guide ou un manuel leur sera donné par la suite. 
• Invitation aux employés à poser des questions, à exprimer leurs préoccupations et à faire des suggestions.
• Noms des personnes ressources, entre autres pour recevoir ces communications et les dates des prochaines communications.
• Remerciement à tous les employés pour leur implication.

Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.

5 étapes pour le retour au travail après COVID-19 - 3

Une fois le plan de retour au travail établi, voici les étapes à prévoir pour passer à l'application concrète, avec des exemples possibles pour les petites organisations.

Un bon plan pour que tous retournent au travail avec le sourire...

1- Finaliser le plan - comité et superviseurs

• Une fois établis le plan général et les plans par département (voir le texte précédent au besoin), présenter les informations pertinentes aux personnes concernées, ex. superviseurs, formateurs, équipe d'entretien... et noter les questions ou suggestions. 
• Valider avec eux les mesures prises, les changements dans les processus, etc. Ajuster le plan au besoin. 
• Établir/confirmer avec eux les outils de communications nécessaires (ex. affiches) et le contenu de formation.
• Idem pour les besoins de matériel, d'aide interne ou externe, les aménagements physiques ou d'horaires, etc.
• Une personne va détailler et planifier les étapes, coûts, délais de livraison, exécutants disponibles, etc. pour finaliser les achats et aménagements à faire.
• En parallèle, les départements vont planifier les premières journées de façon plus précise, par exemple voir à décaler les jours ou heures de retour des employés pour qu'ils arrivent seuls ou en petits groupes. Ceci pour aider les superviseurs et les employés dans l'intégration des nouvelles mesures et pour gérer les imprévus.
• Prévoir qu'il y aura probablement un taux d'absentéisme plus élevé et une productivité moins grande que d'habitude.
• Être conscients qu'il y aura probablement des réactions imprévues de la part des employés et aussi des clients, fournisseurs, voisins, etc.

2- Finaliser les outils de communication et faire les aménagements - comité

• Commander et prévoir les ressources externes et le matériel : produits nettoyants, plexiglas, déménageurs, formateurs, etc.
• Effectuer les aménagements nécessaires : ex. poser des plexiglas, éloigner les stations de travail, disposer les produits nettoyants, afficher les rappels, etc.
• En parallèle, finaliser les outils de communications.
• Finaliser les formations destinées aux employés : résumer le plan général dans les grandes lignes puis détailler les parties qui les concernent. 
• Pour les communications et les formations, utiliser des photos, des dessins ou autres exemples concrets pour faciliter la compréhension. 

3- Communiquer les changements - comité et superviseurs

• Réunir les employés, en personne ou virtuellement, par groupe ou par équipe, et avec un décideur  présent pour chaque rencontre.
• Leur présenter le plan prévu.
• Répondre aux questions et noter les suggestions, et indiquer comment ils pourront poser des questions et donner des rétroactions dans le futur. Mentionner quand se feront la ou les prochaines communications générales.
• Au besoin, ajuster les plans en fonction des dernières informations, ex. nouvelles mesures gouvernementales, absence d'employés, etc.

4- Retour au travail - tous

• Avant qu'il commence son travail, former chaque employé sur les nouvelles mesures, incluant s'il y a lieu ceux qui étaient encore au travail.
• Prévoir plus de temps au début pour que les employés intègrent les nouvelles mesures.
• Avoir des personnes ressources disponibles pour faire des ajustements.
• Comme c'est totalement nouveau comme situation, il y aura sûrement des ajustements à apporter dans les premières heures, premiers jours et premières semaines. 
• Être attentifs à toutes les demandes, même celles qui semblent irrationnelles. Il faut y répondre au mieux, au moins pour rassurer les employés.
• RAPPEL : bien informer tous les employés AVANT qu'ils commencent leur travail.

5- Suivre et améliorer le plan - responsable ou comité 

• Selon ce qui a été prévu durant la mise en oeuvre, communiquer avec tous pour avoir leur rétroaction de façon régulière. 
• Prévoir des espaces/moments pour recevoir de la rétroaction en dehors de ces moments, ex. boîte à suggestions.
• Rapporter les rétroactions et suggestions d'amélioration aux décideurs et s'assurer qu'il y ait une réaction à toutes les rétroactions, quelles qu'elles soient.
• Mettre en oeuvre les améliorations.

Guides pour le retour au travail

Guide de l'ORHRI
Trousse COVID-19 de la CNESST

Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.

Déconfinement : qui, quand et comment?

Mis à jour le 7 mai 2020

Voici les grandes lignes du déconfinement annoncé par le premier ministre Legault le 28 avril. Attention, il y a souvent une date pour le Grand Montréal et une autre date pour les autres régions du Québec. À noter que la date d'ouverture des commerces du Grand Montréal a été repoussée du 11 au 18, puis au 25 mai et pourrait changer encore selon l'évolution de la pandémie.

Pour savoir quelles municipalités font partie du Grand Montréal, voir une carte ici.

Tous les employeurs devront respecter les mesures sanitaires et d'hygiène supervisées par la CNESST. Voir ici leur trousse COVID-19 qui sera utile pour préparer le retour au travail.


Dates de réouvertures

• Commerces de détail avec porte donnant sur l'extérieur (incluant ceux qui sont dans un centre commercial) : 25 mai pour le Grand Montréal et 4 mai pour les autres. 
• Ensemble de l'industrie de la construction : 11 mai.

Manufacturier

• Ensemble de l'industrie manufacturière : 11 mai - avec restrictions du nombre d'employés.
• Maximum de 50 employés pouvant travailler sur un même quart de travail dans une usine, plus 50 % de la main-d'œuvre excédentaire. Exemple : s'il y a normalement 300 employés, l'usine peut avoir : 50 employés + 50% de 250 = 175 employés.
• Levée des restrictions du nombre d'employés : 25 mai.

Écoles

• Écoles primaires et garderies : 25 mai pour le Grand Montréal et 11 mai pour les autres, sans obligation d'envoyer les enfants à l'école. 
• Les classes compteront un maximum de 15 élèves.
• Écoles secondaires, cégeps et universités : fin du mois d’août.
• Le ministre de l'éducation a rappelé que l'étudiant "qui est à la maison doit poursuivre une scolarisation" et que la note pourrait être modulée en fonction de ce que l'enseignant perçoit du travail fait à la maison.

Demeurent fermés

• Centre commerciaux 
• Commerces sans porte donnant sur l'extérieur 
• Restauration, sauf pour livraison et pour emporter
• Salons de coiffure, d’esthétique et d’autres soins personnels
• Secteur culturel, incluant les lieux de diffusion
• Secteur touristique
• Autres secteurs où il peut y avoir rassemblements.

Autres informations utiles

• Dimanche : tous les commerces demeurent fermés le dimanche jusqu'au 31 mai, à l'exception des pharmacies, des services de livraison des épiceries, des dépanneurs, des stations-service et des comptoirs pour emporter des restaurants.
• Barrages routiers : les barrages dressés par la police pour protéger les régions éloignées sont maintenus pour le moment.
• Rassemblements : les rassemblements de plus de deux personnes, en dehors des milieux de travail jugés prioritaires par le gouvernement du Québec, demeurent interdits jusqu'à nouvel ordre, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur.

Sources

Les écoles primaires du Québec rouvriront graduellement à compter du 11 mai

Legault veut remettre au travail 500 000 Québécois

Plusieurs commerces pourront rouvrir dès le 4 mai

4 étapes pour bâtir un plan de retour au travail après COVID-19 - 2

Mis à jour le 4 mai 2020

Pour mieux préparer le retour au travail dans votre organisation, voici les étapes à prévoir. N'oubliez pas de les adapter pour tenir compte des mesures établies contre la COVID-19.

1- Analyse de la situation - décideurs

On veut établir les scénarios les plus probables pour les prochaines semaines, selon les directives gouvernementales, la capacité des employés, les ventes prévues, les finances, etc. On veut produire...

• un portrait des employés : lesquels sont actuellement à temps plein, à temps partiel, prêts à revenir, disponibles, lesquels ont des compétences critiques pour la reprise...
• un portrait des ventes et approvisionnements : quels clients et fournisseurs sont arrêtés, en opérations partielles ou complètes, les ventes et achats à prévoir, les délais de paiement...
• un portrait financier et des prévisions d'encaisse selon les revenus et dépenses prévues, incluant les aides gouvernementales, les possibilités avec son institution financière...
• les scénarios possibles, ex. optimistes et pessimistes, "plans B"...

2- Réunir et décider - comité

• Réunir un comité responsable des décisions, le plus souvent les décideurs et responsables des fonctions essentielles ou des départements. S'il y a lieu, intégrer le responsable SST.
• Discuter ensemble des scénarios et des prochaines étapes à prévoir. 
• Décider ensemble des grandes lignes du plan : quel département, quels types de postes, dans quel ordre... 
• Établir les consignes générales : sécurité des espaces communs (entrées, cafétérias, toilettes, etc.), règles pour la transition, incluant le télétravail, que fait-on avec les employés qui ne souhaitent pas rentrer, les demandes de vacances, etc.
• Déterminer un responsable qui va compiler l'information discutée et rédigera le plan général.
• Planifier les prochaines rencontres.

3- Faire le tour des processus et des modifications à apporter - responsables

• Pendant que le plan général est rédigé, chaque(s) responsable(s) fait le tour des processus de son département. 
• Idéalement, le responsable révise toutes les étapes, de l'entrée à la sortie, en se mettant dans les souliers d'un employé : démarrage du travail, pauses, actions les plus courantes, équipements utilisés, déplacements, contacts avec les autres (interne et externe), etc.
• Pour chaque étape courante, fréquente, importante ou comportant des risques, il faudra identifier ce qu'il faut changer/implanter pour respecter les règles sanitaires. Ex. respect de la distanciation, nettoyage des espaces et équipements communs, protocoles pour le travail en commun ou les services aux clients...
• Le responsable peut s'inspirer des guides disponibles, voir plus bas.
• Si possible, travailler avec un ou quelques employés d'expérience pour valider qu'on a fait le tour des aspects les plus importants.

4- Validation en comité

• Durant l'étape 3, il y aura sûrement des questions qui touchent tous les départements, on fait alors une rencontre avec le comité pour discuter des nouvelles questions qui ont surgi entre-temps.
• Finaliser le plan général et les procédures individuelles en s'assurant qu'ils sont cohérents.
• Bien déterminer qui s'occupe de quelle étape, l'échéancier prévu, etc.

La semaine prochaine nous verrons la suite, soit les étapes pour mettre le plan application.

Guides pour le retour au travail

Guide de l'ORHRI
Trousse COVID-19 de la CNESST

Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.

12 questions pour préparer l'après COVID - 1

Ces jours-ci nous sommes tous un peu incompétents... Et nous sommes la plupart en train d'essayer de nous adapter au mieux à cette situation hors du commun.

Et un des moyens de s'adapter et se préparer au "déconfinement graduel", sera de préparer un plan de retour au travail.

Pour vous aider à bâtir ce plan, voici en première partie des questions pour bien préparer la suite.

Avant de commencer
La première étape est des réunir "virtuellement" les personnes qui peuvent décider la suite : propriétaires, directeurs des départements critiques, etc. On veut couvrir les informations des fonctions essentielles de l'entreprise, ce qui touche les employés, la production ou les services, les ventes, la capacité financière, etc. Bref, ce qui fera la différence pour les prochaines semaines!

Ensuite on veut décider comment on va établir le plan. Ces questions aideront à cerner les informations nécessaires avant de prendre les décisions et d'établir le plan final.


Qui / quoi / global 

1. Qui doit être impliqué pour les premières étapes de l'après-COVID? Incluant le comité SST? 
2. Quelle est la situation actuelle : directives du gouvernement, employés disponibles, finances, approvisionnement et sous-traitance, ventes prévues, etc.?
3. Cette situation permet quel niveau d'opérations?
4. Les personnes encore employées et celles à ré-embaucher, sont-elles en mesure de continuer comme avant, incluant santé physique et mentale? Disponibilités générales?
5. Comment cette situation pourrait-elle évoluer d'ici 2 à 4 semaines?
6. Quelles sont les prochaines étapes de planification pour les personnes impliquées jusqu'ici?

Employés

1. Quelles tâches/fonctions sont essentielles?
2. Quelles personnes devraient être rappelées en premier? En deuxième?
3. Quel soutien y a-t-il pour les employés qui se sentent en danger, qui sont anxieux, ou au bout du rouleau?
4. Les employés rappelés ont-ils de jeunes enfants ou des aînés à charge, ou un proche de santé précaire?
5. Quelles sont les ressources et les suivis à faire avec les gestionnaires et superviseurs pour qu'ils soient capables d'appliquer les nouvelles mesures?
6. Où en est la santé physique et mentale des employés (incluant les gestionnaires et la direction), durant cette période de changements extrêmes?

Pour aller plus loin

La CNESST a préparé un plan de retour au travail pour les chantiers de construction, vous pouvez vous en inspirer...
Nucleï Conseils a écrit un texte inspirant pour le retour au travail, axé sur la santé et le bien-être des employés

Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.

Du nouveau avec la subvention salariale

Mis à jour le 27 mai 2020

Voici les informations pour la subvention salariale de 75% (SSUC) pour laquelle on a pu faire la demande en 27 avril.

IMPORTANT : les programmes peuvent encore changer, je fais des erreurs, etc. Assurez-vous de valider les informations avant de les utiliser. 


1- Subvention salariale de 75% (SSUC)

NOTE : un site d'information avec calculateur est maintenant disponible, voir ici.

Pour qui :

Les entreprises qui subissent une perte de revenus à cause de la COVID-19. Les petites ou grandes entreprises, celles à but non lucratif et les organismes de bienfaisance sont inclus, la mesure de "revenus" pourrait être ajustée pour les OBNL.

Quoi :

Subvention salariale temporaire de 75% de la rémunération versée.

Durée : 

24 semaines, du 15 mars au 29 août 2020 (rétroactif). Devant durer 12 semaines l'origine, le programme a été prolongé à la mi-mai. 

Montants :  

75% du salaire versé, jusqu'à concurrence de 847 $ par employé par semaine. S'il est incapable de payer plus, il semble que l'employeur peut verser seulement vers le 75% du salaire et la subvention peut alors couvrir la totalité du salaire. À valider avec les prochaines communications du gouvernements et/ou votre comptable.

Comment ça fonctionne :

La baisse de revenus se calcule par mois entier, par exemple en comparant mars 2019 et mars 2020. On pourra comptabiliser 15% pour mars (demi-mois) et 30% pour les mois suivants. Une comparaison avec janvier et février 2020 est également possible. 

Les revenus peuvent être calculés selon la méthode de la comptabilité d’exercice (lorsque les revenus sont gagnés) ou de caisse (lorsque les revenus sont perçus).
Une fois une méthode de comparaison choisie, on doit la conserver pour les périodes suivantes.

Il faut refaire la comparaison et la demande de subvention chaque mois.

Une fois qu'un employeur a été jugé admissible pour une période particulière, il sera automatiquement admissible à la période suivante. 

Les employés admissibles sont ceux qui ne sont pas admissibles à la PCU, c'est à dire le 14 jours sans rémunération par période. Voir le site web pour les détails, section "Employés admissibles". 

Le montant est imposable. 

Les formulaires en ligne seront disponibles à compter du 27 avril et la majorité des paiements devraient arriver dans la semaine du 4 mai. 

Les organismes à but non lucratif et les organismes de bienfaisance auront le choix d’inclure ou d’exclure les subventions gouvernementales pour calculer leurs pertes de revenus.

Cliquer ici pour les détails.

Ajout à la subvention salariale SSUC :
Remboursement de certaines retenues sur le salaire

Pour qui : 

Les entreprises recevant la subvention salariale (SSUC) de 75%, pour chaque semaine pendant laquelle ces employés sont en congé payé et pour laquelle l'employeur a le droit de demander la subvention salariale (SSUC) à l'égard de ces employés.

Quoi : 

Remboursement de la totalité des cotisations d'employeurs pour les employés admissibles pour l'assurance-emploi, le Régime de rentes du Québec et le Régime québécois d'assurance parentale. 

Durée : 

12 semaines, du 15 mars au 6 juin 2020. Sera probablement également prolongé comme la SSUC, à valider avec le calcul commençant le 6 juin.

Comment ça fonctionne : 

L'employeur demande un remboursement en même temps que pour la demande de subvention salariale (SSUC).

Cliquer ici pour détails, section "Remboursement de certaines retenues sur le salaire".

Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.

Quoi dire / ne pas dire à quelqu'un qui est stressé?

Pour faire suite à notre texte sur la gestion du stress de la semaine passée, voici quelques trucs pour parler à quelqu'un qui semble affecté par le stress ou l'anxiété.

Je me suis inspirée des conseils donnés par la psychologue Joannie Gauthier, vus sur le site web de Radio-Canada.

1- Ne pas nier ou minimiser ce que la personne ressent

Par exemple ne pas dire :
"Tu stresses pour rien..." ou
"Tu as juste à te dire que ça va bien aller!"

Vu de l'extérieur ça semble simple, mais on l'a tous vécu un jour ou l'autre : il ne suffit pas de le vouloir pour que des pensées ou des émotions disparaissent... Ça peut aussi inciter des personnes à se taire, ou à se juger incompétents. Certaines personnes vont se sentir encore plus stressées.
Se montrer empathique et ouvert donnera de meilleurs résultats, même si on ne comprend pas bien ce que ressent la personne.


2- Être à l'écoute et compatissant, tenter de se mettre à la place de l'autre

"C'est vrai que c'est un moment difficile, je comprends que tu sois inquiet". En plus de nous aider à mieux comprendre la situation de l'autre, ça nous permet de gagner sa confiance et mieux l'aider, par exemple en trouvant des solutions qu'on aurait pas vues autrement. Parfois, juste en parler à une oreille attentive va réduire leur stress/anxiété de beaucoup.

3- Identifier les sources de stress et aider l'autre à les réduire

En écoutant bien et en posant quelques questions, généralement on peut identifier assez facilement les sources de stress ou d'anxiété. Est-ce que c'est la crainte de perdre un emploi? La gestion de jeunes enfants à la maison? Le poids de la nouveauté d'être en télétravail, incluant parfois de rendre des compte à un gestionnaire pour qui c'est tout nouveau (et stressant) aussi? Une fois le "stresseur" identifié, comme au point 2, il est plus facile de penser à des solutions et aménagement qui vont réduire le stress.

4- Trouver des éléments positifs ou rassurants 

"Heureusement l'entreprise est solide" ou "Notre premier ministre a fait preuve de leadesrhip et la plupart des gens sont solidaires". La personne stressée a tendance à ne voir que les sources de stress, donc essentiellement ce qui ne va pas. Sans nier ce qu'elle vit (voir point 1) on peut l'aider à relativiser et pencher vers une vision plus globale et plus positive.

5- Aborder des sujets liés à l'avenir ou une fierté

Si possible, parler d'un sujet de fierté ou de quelque chose d'agréable dans le futur : "Comme ça ton garçon s'est découvert une passion pour le dessin depuis qu'il est à la maison?" ou "As-tu pensé comment tu vas faire ton jardin cette année?" Des études montrent que se projeter dans un futur agréable, c'est un moyen efficace de réduire les impacts du stress. 

Les sources de fierté personnelles ou professionnelles aident également à balancer l'impression d'incompétence qu'on peut vivre en ce moment face à la COVID-19 ou autre bouleversement de notre routine.

Et quand on se parle à soi-même?
Ces trucs sont également bons pour se parler à soi-même, en les adaptant à la "petite voix" qu'on a dans la tête... Pour s'aider ou aider quelqu'un d'autre, on peut également voir le texte précédent sur les trucs pour réduire le stress et l'anxiété.


Pour aller plus loin
L'excellent site du Centre d'études sur le stress humain (Sonia Lupien)