Rétroaction immédiate? Vite vite vite! 5e partie

J'ai assisté à une conférence de Martin Delarosbil sur la culture d'entreprise. C'était très intéressant et j'ai "allumé" sur quelque chose quand il a parlé de la reconnaissance envers les nouvelles générations. Générations qui commencent à être moins nouvelles, les Y ayant 25 à 40 ans, et beaucoup de milléniaux ayant maintenant atteint le marché du travail.

Je reprends de mémoire un des exemples que Martin a donné : 

Jonathan a 22 ans. Quand il publie une photo de son gâteau au carottes sur Instagram, il peut avoir 55 "likes" dans les heures qui suivent.

Et vous pensez qu'il va attendre trois mois avant de savoir si vous êtes content de son travail?

Voilà quelque chose de fondamental que les technologies ont apporté : la rétroaction immédiate ou très rapide. 

Avant de blâmer les "jeunes", après combien d'heures de retard vous allez relancer si vous n'avez pas reçu un courriel ou un paquet Amazon attendu? L'instantané, c'est toute la société qui la vit de nos jours.

Qu'est-ce qui fonctionne?

On peut aimer ou pas, la rétroaction rapide est là pour rester. Oui, sur les médias sociaux elle peut entraîner une forme de dépendance. Et clairement, elle n'encourage pas à la patience et la vision à long terme.

En même temps, même si la "rétroaction lente" est plus facile à formaliser et à suivre, ses limites ont été démontrées. La principale? Pour la plupart des gens, la rétroaction formelle ne donne à peu près pas de résultats! Demandez aux employés, et la majorité diront manquer cruellement de reconnaissance en entreprise. 

De nos jours, on devrait plutôt chercher un équilibre entre les moments où il faut prendre son temps et les autres où la rapidité a du bon. Que diriez-vous d'un candidat qui envoie son CV par la poste?

Pour aller plus loin

Le feedback en temps réel

Et si la Clé du Succès était dans le Feedback de vos Collaborateurs ?

Quelle est la culture de rétroaction chez les équipes les plus innovatrices et performantes ?

4 approches pour donner de bons feedbacks

Exemple de rencontre de futuraction (feed-forward) - 4e partie

La dernière fois, j'ai parlé des principes de la futuraction qui devrait remplacer la rétroaction (feedback). Voici les étapes pour tenir une rencontre de futuraction, incluant quelques exemples.

Comment passer du passé au futur?

Voici quelques éléments à inclure dans vos échanges avec l'employé pour en faire de la futuraction.

• Prendre quelques minutes ou heures pour bien identifier le contexte, les causes et les avenues positives possibles, surtout s'il s'agit d'une répétition. 
  
  
• Commencer par du positif : l'employé sait souvent qu'il y a eu un problème, on va le surprendre en commençant par du positif. Ça peut être "Je suis contente que ton erreur nous donne l'occasion de travailler sur ce point" ou entrer directement dans le vif du sujet avec "Merci de venir me rencontrer, toute l'équipe aime ça quand tu es là, on va regarder ensemble comment on peut t'aider à augmenter ta présence au travail". 
  
  
• Aborder le problème à régler au minimum, souvent sous forme de validation et/ou de questions. On veut faire le minimum pour s'assurer que l'employé a bien compris en quoi ça pose problème. Par exemple : "Lorsque tu oublies d'envoyer le suivi à Lydia, ça retarde son travail et elle vient me voir, et ça retarde le mien. Est-ce que tu vois d'autres conséquences?"
  
  
• Rappeler ce qui est attendu de l'employé, avec des exemples concrets. Souvent les gens ne font pas les choses correctement parce qu'ils ne savent pas tout à fait ce qui est attendu d'eux. "On va faire le tour du fonctionnement prévu. Les étapes sont... Si Josée n'est pas là, tu te souviens "
  
  
• Enchaîner ensuite avec des questions pour que l'employé·e propose des solutions : "Qu'est-ce qui pourrait t'aider à régler ce problème?" Ça semble plus rapide de proposer quelque chose, toutefois l'employé aura beaucoup plus tendance à suivre ses propres idées que celle des autres. 
  
  
• Au besoin, ajouter "Comment peut-on t'aider avec ça? Qu'est-ce qu'on peut faire autrement?" Être prêt à reposer ces questions ou variantes jusqu'à ce qu'on arrive à une vraie solution. 
  
  
  
• Terminer avec une note positive, tournée vers le futur et le lien de confiance avec l'employé. L'idéal est également de souligner une des forces de l'employé : "Merci d'avoir pris le temps de faire le tour de ça avec moi. Ta créativité nous aide beaucoup à trouver des solutions."
  
  
• Pour les cas récurrents ou plus critiques, prévoir tout de suite un suivi rapproché, qui va montrer à l'employé que c'est important.

Le Feedback est mort, vive le Feed-forward! 3e partie

Durant mon cours de conduite, le professeur nous disait que lorsqu'on perdait le contrôle d'une voiture, on avait la tendance naturelle à regarder l'arbre qui s'en vient vers nous à grande vitesse. En même temps, il nous expliquait que si on voulait éviter l'arbre, le truc c'était de regarder où ON VEUT ALLER et non pas là où on craint de se cogner...

C'est le même constat avec le feedback, qu'on gagne à transformer en "feed-forward"... Au lieu de se concentrer sur l'erreur ou le comportement à corriger (l'arbre), vaut mieux tourner les yeux sur la route devant nous, soit ce qui nous permettra d'avancer à nouveau.

Pour ça, on suggère de passer à une rétroaction positive, axée sur le succès ou le comportement attendu dans le futur. D'où le nom "feed-forward", que je traduirai par futuraction pour ce blogue. 

Passer de la rétroaction classique   ===>   Futuraction 

Au lieu de...  

Entrer dans le vif du sujet   ===>   prendre le temps de faire le tour du contexte avant et pendant la rencontre

Exprimer son mécontentement   ===>   exprimer sa confiance, sa reconnaissance 

Insister sur l'erreur   ===>   insister sur les solutions, sur ce qui est attendu

Présumer que l'employé sait de quoi on parle   ===>   valider la compréhension des impacts et des attentes

Parler du passé   ===>   revenir sur le passé seulement le temps de valider la compréhension, ensuite passer à l'avenir

Proposer des solutions   ===>   demander à l'employé de trouver ses propres solutions

Exiger un changement   ===>   proposer de l'aide

Se dépêcher de lui faire corriger le problème   ===>   prendre le temps de faire le tour des problèmes, surtout s'ils sont récurrents.

Dans les prochaines semaines, nous verrons les étapes d'une rencontre qui utilise la futuraction.

Rendez-vous avec mon patron... - humour RH

Un peu d'humour RH aujourd'hui.*

Les rencontres d’évaluation du rendement sont toujours une épreuve, surtout pour les patrons je crois 🙂  Le mien n’y échappe pas, mais ce n’est pas une raison de répondre au téléphone durant notre rencontre! Pire, il a commencé à jaser avec le fâcheux. J’ai été tellement choquée que je suis repartie dans mon bureau.

Faut dire que ce n’est pas la première fois qu’il me fait le coup. Mais là, en évaluation de rendement! C’est déjà assez stressant sans avoir à attendre qu’il finisse son appel... Puis quoi encore, il va me dire que je suis importante pour lui et l’entreprise?

Après quelques poses de yoga pour me calmer, j’ai surveillé une petite lumière rouge sur mon téléphone pour l’appeler dès qu’il raccrocherait. Il est resté surpris de voir que c’était moi, surtout quand je lui ai dit : « Ben oui je t’appelle, comme ça je suis sûre qu’on sera pas interrompus par le téléphone. »

Il a été un peu plus sévère dans mon évaluation de rendement, mais il ne m’a plus jamais fait le coup. Peut-être parce que je lui ai montré comment utiliser la fonction  Ne pas déranger?

* RH brutes est mon alter ego plus sombre, le ton est plus mordant ou moins sérieux que dans mes billets habituels. Pour plus d'information, voir ce billet explicatif.  

Promotion : fait-elle baisser la performance?

Comme prévu, je vous ferai une suggestion de lecture chaque mois. Ce mois-ci, l'intéressant article d'Olivier Schmouker : La performance d'un employé baisse-t-elle après une promotion?

En gros, une étude a été faite auprès de joueurs de soccer, pour voir si la signature du nouveau contrat avait influencé leur performance. Est-ce que ça augmentait leur motivation et leurs performances? Ou leurs performances allaient baisser, sachant que leur nouvelles conditions étaient assurées pour quelques années?

Eh bien, ça dépend de la position dans l'équipe de soccer. Pour en savoir plus, je vous invite à lire l'article complet en ligne ici.

5 trucs pour une meilleure communication

Un employeur m'a récemment parlé d'un de ses employés, appelons-le Jean.

Immigrant récent, Jean a démissionné parce qu'il n'arrivait pas à comprendre ses collègues - littéralement ...

Jean a avoué qu'il ne comprenait pas la plupart de ses collègues à moins qu'ils parlent lentement. Il lui a dit : « Lorsqu'ils parlent, c'est comme du chinois pour moi... »
De l'autre côté, ses collègues n'avaient pas une très bonne opinion de lui, ils avaient l'impression que Jean ne voulait pas leur répondre ou qu'il ne comprenait rien, ce qui était le cas finalement!

Rappelons que nous baignons dans notre culture nord-américaine, qui nous encourage à poser des questions et à être plutôt honnêtes quand on n'a pas compris quelque chose. Autrement dit, nous trouvons tout à fait normal de dire « Je n'ai pas compris...»

Dans la majorité du reste du monde, c'est plus compliqué que ça! Dire « Je n'ai pas compris », c'est accuser notre interlocuteur d'avoir échoué dans sa communication et ça peut être très mal vu. Le respect de la hiérarchie se vit autrement. Ça nous paraît étrange, en même temps, nos coutumes directes leur semblent très étranges, et passeraient pour un manque total de respect dans leur culture.

Même les plus jeunes peuvent avoir de la difficulté à bien comprendre les demandes des employés plus vieux. Une différence de culture entraîne toujours des défis de communication.

Comment éviter ça?
Lorsqu'un superviseur ou une équipe trouve qu'un employé d'une autre culture (ex. immigrant, jeune dans une équipe plus âgée) ne travaille pas bien, semble ne pas comprendre ou ne pas vouloir collaborer :

1. Au lieu de demander s'il a bien compris, demander plutôt « Peux-tu me résumer (les étapes/le travail) pour voir si tout est clair? »
2. Ou encore « Peux-tu me dire dans tes mots (les étapes/le travail) pour être sûr que j'ai bien expliqué? »
3. Prévoir des activités pour que ses membres se parlent et apprennent à mieux se connaître : petites réunions de travail, activités de consolidation d'équipe, jeux, 5 à 7, etc.
4. Dans les cas où la compréhension est un problème important ou récurrent, nommer un parrain ou une marraine qui prendra le temps d'expliquer, qui pourra au besoin parler lentement et valider la compréhension
5. Expliquer les différences culturelles aux membres du groupe et les inviter à utiliser ces trucs de communication.

En passant, la plupart de ces points sont bons partout, même en dehors du travail!

Meilleurs moments du Congrès RH 2017 - 1

J'ai passé deux belles journées au congrès RH fin septembre. Le thème était "Aller plus loin", ce qui englobait beaucoup de sujets : nouvelles technologies, transformations du monde du travail, innovation en gestion, etc. Une belle place a été donnée à l'intelligence artificielle, la numérisation des RH, la collaboration 2.0 ainsi que sur le futur du travail et les impacts que ces innovations auront sur les métiers en RH. Voici quelques-uns des meilleurs moments du  #congresCRHA 2017...

Première conférence avec Frédéric Laloux 

L'auteur du célèbre livre "Reinventing organizations : vers des communautés de travail inspirées" nous présente sa vision des entreprises de demain.

Il commence par les points de rupture de l'histoire, et nous serions actuellement en train d'en vivre une. Ces ères de changement amènent l'émergence d'entreprises différentes, qui réussissent et partagent un certain nombre de caractéristiques. Entre autres, aucune n'a de plan stratégique ou d'objectif et étrangement, elles fonctionnent malgré tout, souvent mieux que les entreprises traditionnelles !

Caractéristiques des entreprises en émergence
1- Autogouvernance 
Le processus de décision est différent, pas de démocratie ou de consensus, mais un ou des processus d'avis. Ainsi tous les employés peuvent décider, mais doivent consulter 1- les experts et 2- les personnes touchées par la décision. La hiérarchie traditionnelle se trouve remplacée par plusieurs hiérarchies naturelles (ex. experts, personnes disponibles, volontaires).

2- Plénitude
Il rappelle qu'actuellement, seule une petite partie de notre personnalité est valorisée dans les milieux de travail. On nous demande d'être rapide, rationnel, ambitieux et de mettre en veilleuse nos côtés plus minutieux, gentils ou créatifs. Les entreprises émergentes encouragent ses employés à présenter leur vraie personnalité et à réduire la place de l'ego dans leurs décisions et actions.
Ensuite, des valeurs communes très liées au sens du travail sont identifiées et respectées à tous les niveaux : par exemple, on ne demandera pas à un soignant de minuter son temps avec le patient ou à un artisan de réduire la qualité de son travail au nom de la productivité. Ceci donne un résultat vraiment étrange : ces entreprises obtiennent plus de productivité en "l'oubliant" qu'en la mettant en avant...

3- Évolution de la raison d'être 
Ces entreprises gardent constamment en vue la raison d'être de l'organisation et acceptent/favorisent son évolution selon "ce que l'organisation veut" et non ce que veut le patron, les actionnaires, etc.

Frédéric Laloux donne de nombreux exemples de ces entreprises : les vêtements Patagonia, Heiligenfeld Hôpitaux psychiatriques, Sounds True Media, FAVI équipementier automobile, AES Énergie, Sun Hydraulics, Morning Star Agroalimentaire... Et plus en détail l'entreprise Buurtzorg (soins de santé) qui compte 14 000 employés, mais aucun "manager" (gestionnaire)...

Pour aller plus loin
Billet de blogue de l'Ordre des CRHA sur Frédéric Laloux : Réinventer les organisations
Résumé détaillé d'une conférence de Frédéric Laloux par Nicolas Cordier

4 moyens de recharger les batteries

Pour la première fois, la radio m'inspire un sujet... La chronique de Nicolas Chevrier à Radio-Canada m'a donné le goût de partager sur ce thème avec vous, parce qu'il touche tout le monde...

Contexte
M. Chevrier rappelle que 75% des travailleurs disent souffrir du stress au travail et qu'un travailleur sur cinq va souffrir cette année d'une problématique de santé liée au stress. 20% de tous les travailleurs, ça fait beaucoup...

Prévention
On sait déjà l'importance de bien dormir autant que possible et suffisamment... M. Chevrier explique alors le concept des "rôles" : pour récupérer, on doit se décharger complètement du rôle source de stress durant la période de récupération.

Exemple : si je suis stressée par mon rôle de patron, de parent ou de responsable d'un projet ou d'une tâche, je dois "décrocher" entièrement de ce qui touche ce rôle durant une période suffisante pour retrouver mon énergie normale. Et voici comment le faire :

Deux étapes...
 et quatre moyens de recharger les batteries

A. Faire le vide

• 1. Activités de repos : activités relaxantes, faible niveau d'activation du cerveau, ex. spa, yoga, massothérapie, bain-de-soleil, écouter de la musique.
• 2. Expériences de détachement psychologique : activités stimulantes, sports et jeux qui sollicitent des habiletés différentes de celles du travail, ex. jeux de société ou vidéo, ski alpin, pratique d'un art.

B. Faire le plein

• 3. Expériences de maîtrise : acquisition de compétences, nouveaux défis, ex. cours de musique, de langue, théâtre, expédition sportive, perfectionnement en sport ou ailleurs, et tout ce qui permet d'acquérir de nouvelles compétences ou de se dépasser.
• 4. Expériences de contrôle : activités de contrôle et de planification, avec des résultats tangibles, comme des grandes ou petites tâches ludiques ou utiles, ex. rénover, construire, fabriquer, jardiner, cuisiner.

Pour réussir
Pour bien recharger les batteries on doit régulièrement avoir au moins une activité de chaque type et toujours en dehors du rôle à l'origine du stress, ex. travail.

Régulièrement signifie une gestion hebdomadaire : on doit planifier quelques-unes de ces activités chaque semaine, pas juste quelques fois par année. Si les vacances sont une façon excellente de recharger les batteries, leur effet ne dure qu'environ 4 semaines.

Ce qui nous permet de nous sentir bien, de garder notre santé et d'en faire bien plus sur le long terme devrait avoir sa place réservée toutes les semaines à notre agenda. En fait, elles sont aussi vitales que le sommeil ou la nourriture, on meurt juste moins vite de leur absence !

* émission du 16 janvier 2017 à la radio Radio Canada

Les 3 erreurs RH d'une tempête de neige - no 2

Dans le billet précédent, j'ai dit avec un peu d'humour noir si tout le monde a mal réagi à la tempête de neige du 14 mars, c'est probablement en partie à cause de la gestion des ressources humaines.
Voici trois erreurs RH et comment les éviter...

Erreur no 1 : centraliser les décisions
Grand problème : les décideurs misent plus de la capacité des employés à suivre des directives que sur leur intelligence. C'est un peu comme utiliser un marteau pour ouvrir une pinte de lait. On obtient du lait, mais quel gaspillage et bonjour les dégâts !

Solution : centraliser le moins possible, seulement après mûre réflexion, et centraliser une partie des ressources, pas les décisions. Le rôle des décideurs est de donner les orientations globales, puis de vérifier les résultats et corriger au besoin le tir, pas de limiter les décisions sur le plancher. Assurer une communication fluide de la base vers la direction et une présence continue en mode écoute, par exemple par une réunion hebdomadaire des décideurs avec des employés de "plancher".

Erreur no 2 : couper les ressources sans réduire les responsabilités
Faire plus avec moins, ce qui revient souvent à en attendre plus des employés sans nécessairement l'exprimer clairement et surtout, sans réduire leurs responsabilités. C'est d'ailleurs la recette du burn-out.
Le problème, c'est que ça ne fonctionne qu'une fois ou à court terme et ça coûte très cher à long terme. On peut couper une fois ou parfois deux, et faire certains gains d'efficacité. Ensuite, les employés sous pression finissent par démissionner ou tomber en congé de maladie, éliminant le gain déjà réalisé, démotivant ceux qui restent, etc.

Solution : adopter une perspective à long terme et adapter les ressources en fonction des tâches demandées. On peut demander un surplus de temps à autre, si ça devient permanent on doit réviser les demandes vs les ressources disponibles. Suivre le taux de roulement et la mobilisation des employés : si on leur en demande trop, ça se répercute assez vite sur l'ambiance de travail et la fidélisation.

Erreur no 3 : couper plus dans la base qu'ailleurs
C'est fréquent dans les grandes organisations, on l'a vu dans la fonction publique québécoise, où le ratio cadres/employé a augmenté durant la période d'austérité. Ça décourage les employés et ça mine la crédibilité des cadres et décideurs. Ça amène du ressentiment et ça affecte directement la qualité du travail. Et au total, beaucoup de ces "rationalisations" à sens uniques finissent par coûter plus cher que prévu.

Solution : identifier les effets des restrictions budgétaires et écouter les employés au moment de faire ces choix. Les restrictions et coupures devraient toucher proportionnellement tous les types de postes, ce qui oblige les décideurs à être à la fois plus équitables, plus créatifs et plus attentifs aux effets de ces coupures, vu qu'ils seront concernés directement. 

Voulez-vous vraiment des employés dynamiques et engagés ? Éditorial

Toute entreprise digne de ce nom veut des employés dynamiques et engagés. Mais, est-ce si vrai que ça ? Pourquoi si peu d'entreprises y arrivent ? Pourquoi y a-t-il jusqu'à 70% d'employés "désengagés" dans les sondages ?

En fait, les employés perçoivent souvent ceci : on les veut dynamiques et engagés à certains moments, et biens tranquilles et robots à d'autres. Créatifs, passionnés, mais dans le cadre prévu. Or, la créativité, le dynamisme, la passion, c'est du tout ou rien ! En fait, on ne veut pas vraiment que tous nos employés soient comme ça, trop difficile à gérer au quotidien !

Demander à un locataire de rénover la cuisine à ses frais ? 
Je m'essaie à une comparaison : en tant que gestionnaire ou patron, vous êtes un peu comme le responsable d'un immeuble. Vous pouvez avoir des locataires, qui sont les employés réguliers, plus ou moins motivés. Vous conservez le contrôle, ils occupent un logement mais la plupart ne se sentent pas concernés tant que ça par les décisions de l'entreprise.

Ou vous avez une culture d'engagement telle que c'est un peu comme si étiez responsable de vendre des condos et de gérer l'immeuble commun. Les propriétaires sont beaucoup plus concernés et impliqués dans la gestion (de l'immeuble) que des "locataires". En même temps ils peuvent décider de peinturer ou même de rénover la cuisine sans vous en parler, et ils considèrent qu'ils ont leur mot à dire sur les changements aux espaces communs.

Bref, on ne peut pas demander aux locataires de traiter l'immeuble et sa gestion comme s'ils en étaient propriétaires. À l'inverse, si un propriétaire trouvera normal de rénover sa cuisine, ce sera au moment qui lui convient. Et surtout pas sans décider la couleur des armoires...

La meilleure solution ?
En fait, on ne veut pas nécessairement avoir ce qui s'apparente à un travailleur autonome au sein de l'entreprise. Vaut mieux identifier jusqu'où on veut de l'autonomie, de l'engagement, de la passion, sachant que ces éléments viennent plutôt en bloc qu'à la pièce.

La solution me semble d'identifier les quelques postes ou employés clés, nécessitant plus d'implication, d'engagement, de créativité, de liberté et de les considérer en "propriétaires". Ceci n'empêche pas d'établir un cadre clair sur qui "rénove" quoi et à quelles conditions, tant que c'est cohérent avec l'engagement demandé.

Ensuite acceptez que les autres resteront plutôt "locataires", ce qui n'empêche pas de trouver ceux qui seront assez engagés pour peinturer eux-mêmes leur appartement si vous leur fournissez la peinture...

12 trucs surprenants pour être très productif - no 2

Voici la suite des 12 trucs pour être plus productif * - cliquer ici pour voir la première partie.

7- Regardez des photos de bébés animaux 
Des participants à une étude japonaise ont vu leurs performances augmenter de 44% pour des tâches exigeant de la concentration. Comment ? Simplement après avoir regardé des images de bébés animaux ! L’étude conclut que regarder des objets « mignons » éveille des émotions qui stimulent la capacité à se concentrer.
Ces images auraient un effet encore plus bénéfique que la vue d’animaux adultes ou de plats appétissants. Besoin de concentration ?  Cliquez ici !

8- Dégagez votre espace de travail 
Pour la majorité, désordre et concentration ne vont pas ensemble. Dans un sondage, 77% des gens estimaient que le désordre nuisait gravement à leur productivité, et plus de 50%, que leur leur motivation s’en trouvait affectée. En même temps on connaît tous quelqu’un pour qui un certain chaos a l’effet opposé, et certaines études montrent un lien entre capacité à se concentrer et environnement désordonné.
Vos piles de papiers vous gardent créatif ? Ou elles vous rendent au contraire inefficace ? À vous de suivre votre tendance naturelle. Et avec le bureau sans papier, ce choix sera-t-il bientôt chose du passé ?

9- Écoutez de la musique 
Bien qu’on ait pas démontré de lien direct entre l’écoute musicale et la productivité au travail, la musique stimule la production de dopamine par le cerveau, ce qui rend heureux. Une recherche de l’université de Windsor, en Ontario, a découvert ceci ; parce que leur état d’esprit était détendu, le groupe des travailleurs qui avaient écouté de la musique ont conçu des projets informatiques plus intéressants, plus rapidement.
Le stress réduit, entre autres, notre capacité à laisser venir la meilleure solution, à envisager de nouvelles options.

10- Allez au café du coin 
À un niveau modéré de 70 décibels, ce type de fond sonore accroîtrait directement la performance lors de l’exécution de tâches qui demandent de la créativité, selon un article publié dans le Journal of Consumer Research. À défaut de vous imprégner de l’ambiance sonore du café le plus près de votre lieu de travail, vous pouvez aussi télécharger des bruits ambiants comme si vous y étiez…

11- De l’exercice… même au bureau
Ce n’est un secret pour personne : faire de l’exercice régulièrement vous rend heureux, productif et en santé. Et rester actif pendant les heures normales de bureau accroît aussi votre productivité même si vous passez alors, techniquement, moins de temps à travailler.
Stationner un peu plus loin que d’habitude, prendre les escaliers plutôt que l’ascenseur, allonger son trajet durant ses déplacements à pied, réserver des midis pour s’entraîner, ou encore, simplement répondre au téléphone debout ou contracter ses abdominaux à certains moments de la journée… une foule de petits gestes pour vous garder alerte en tout temps !

12- Prenez vos vacances
Saviez-vous que selon 90% des dirigeants d’entreprise, leurs employés reviennent revigorés de leurs vacances et sont plus efficaces ? Passer du temps en famille ou avec ses amis, loin du bureau, crée aussi des souvenirs qui apaisent et diminuent les risques de dépression, de prise de poids, d’hypertension, sans compter le burnout… Travailler de longs mois sans prendre une pause significative peut nous faire glisser dans un état de stress chronique, d’épuisement et de sentiment d’inaccomplissement au travail. Prenons le temps qui nous est donné pour recharger nos batteries – du temps précieux !

* Ces trucs sont tirés de "12 Unexpected Productivity Hacks That Actually Work" de Lindsay Kolowich.

12 trucs surprenants pour être très productif - no 1

J'ai lu récemment un article très intéressant sur "12 Unexpected Productivity Hacks That Actually Work" de Lindsay Kolowich.

Ces "trucs" expliquent l'importance de prendre des pauses, de dormir et de bien manger et pourquoi cela aide à être plus productif au total.

Ils aident aussi à comprendre la perspective des générations plus jeunes qui n'ont pas l'intention de faire comme leurs parents... Un d'entre eux l'avait bien résumé ainsi : "Être débordé comme mode de vie ? Non merci !"

J'ai traduit puis résumé les principaux points. Voici en première partie les numéros 1 à 6 :

1- Travaillez moins !
Surprenant, mais plusieurs études démontrent que la productivité augmente lorsqu'on réduit le nombre d'heures, spécialement lorsqu'on dépasse 50 heures de travail par semaine. Ceci jusqu'au point où ceux qui travaillent plus de 8 heures par jour ou plus de 70 heures par semaine ne produisent pas plus que ceux qui travaillent moins d'heures.

2- Déjeunez !
Les gens qui prennent le temps de déjeuner "récupèrent leur mise". Au lever, le cerveau est littéralement en manque de sucre, son principal carburant. Comme le sucre seul possède peu d'avantages, prendre un café sucré règle peut-être le problème à court terme mais vous assure une journée en montagnes russes jusqu'au coup de barre de 5 heures.
Testez le déjeuner santé durant quelques semaines et voyez les effets sur votre travail. Si vous êtes du genre incapable d'avaler quoi que ce soit au lever, planifiez une collation ou un smoothie protéinés que vous prendrez le plus tôt possible dans la journée. Des aliments spécifiques sont également suggérés dans l'article.

3- Dormez plus !
Plusieurs études montrent les effets importants du manque de sommeil sur la productivité et la concentration. Les besoins en sommeil varient d'une personne à l'autre mais seulement 1% à 3% de la population peut bien fonctionner sous la barre des 7 heures par nuit. Les autres finissent peut-être par s'en accommoder par habitude mais accumulent certains problèmes de santé tout en demeurant moins productifs que s'ils avaient dormi une heure ou deux de plus.

4- Arrêtez d'être perfectionniste ! 
Ça fait partie de la personnalité de plusieurs, mais ça peut nuire beaucoup à notre productivité. L'article suggère de d'évaluer le moment où on sort de l'efficacité pour tomber dans le perfectionnisme, entre autres avec des indicateurs comme : le résultat obtenu répond-il à l'objectif de départ ? Le niveau est-il équivalent ou supérieur à celui des travaux effectués dans le passé ?

5- Par pitié, prenez votre heure de lunch !
Ce ne serait pas tant le fait de manger que de prendre une pause et sortir prendre l'air. Plus besoin de rappeler que rester assis, à l'intérieur, sans pauses, est mauvais pour la concentration, la créativité, la productivité et la santé. Bref, une marche de 15 minutes vous permettra d'améliorer d'un coup votre plaisir autant que votre productivité au travail.

6- Faites la sieste zzz...
Une étude de la NASA a montré qu'une sieste d'environ 30 minutes pouvait augmenter la productivité jusqu'à 35% et l'attention jusqu'à 54%. Une demi-heure très payante quoi! S'il est impossible de dormir au travail, prenez au moins quelques minutes pour rêvasser (et on ne parle pas de consulter Facebook!) afin de reposer les fonctions productives ou attentives du cerveau, qui vous en remerciera en étant plus efficace par la suite.

La suite dans un prochain billet, cliquer ici pour y accéder.

Attention, femmes au travail - éditorial

J'écris ceci quelques jours après la controverse sur le thème du féminisme. Voici quelques chiffres et opinions sur le thème des femmes au travail pour alimenter la réflexion.

Les femmes membres des CA
Parmi 20 pays sondés il y a quelques années, la Norvège arrivait en tête, alors que 35,5 % des membres des CA sont des femmes. Le Japon est en queue de peloton avec un maigre 3,1 % de femmes au sein de ses administrateurs. Le Canada figure au neuvième rang, à 20,8 %, dépassant ainsi les États-Unis et l'Australie qui ont tous deux 19,2 %.

Encore 21% des entreprises du FP500 canadien n'ont toujours aucune femme au sein de leur CA. Sachant que les entreprises comptant trois femmes ou plus dans leur CA ont en moyenne 12% de revenus de plus que les autres, en plus d'être inéquitable, c'est aussi une mauvaise stratégie d'affaires.

Les Quotas
En France, les cadres féminins sont passés de 16 à 37% de 1962 à 2005 grâce aux quotas. Si à peu près personne n'aime les quotas imposés, les effets qu'ils ont sont malgré tout souvent positifs, surtout à long terme en permettant d'instaurer des modèles que les autres peuvent suivre.

Des freins
Un des freins à l'augmentation des femmes en direction est le côté quantitatif plus important que le qualitatif. On compte les heures de travail, l'objectif financier, on compte moins la qualité des relations, de l'ambiance, la durabilité à long terme.

Plusieurs freins sont indirects. Il suffit parfois de changer l'heure de réunion. Les femmes, encore majoritaires à devoir aller chercher les enfants en fin de journée ou faire le souper pour la famille, seront moins stressées ou plus présentes si ces réunions ont lieu le matin au lieu du soir.
D'autres freins sont inconscients, comme dans cette étude du MIT où les hommes blancs ont été systématiquement favorisés ou comme l'explique cette sociologue dans son vidéo.

Préjugés dans les orchestres
Les préjugés sont encore forts mais sous-estimés. Harvard et beaucoup d'autres l'ont prouvé et les orchestres l'ont démontré d'une façon unique. Les orchestres embauchaient systématiquement moins de femmes que d'hommes. C'était considéré comme normal et la preuve que les hommes sont de meilleurs musiciens, jusqu'à ce que certains orchestres commencent à recruter de façon anonyme - les musiciens étant passés en audition derrière un rideau. Tout à coup, surprise, le taux de musiciennes a grimpé aux alentours de 50%.

Se distinguer
En prêtant attention à bien sélectionner les femmes pour les postes de haut niveau ou non conventionnels, on augmente les opportunités et la diversité. On gagne également former les employés à favoriser la progression des femmes, incluant les femmes pour elles-mêmes comme pour ceux et celles qui ont à les gérer.
Faire en sorte qu'il y ait plus de femmes à la direction ou dans les postes non conventionnels a de nombreux avantages :

• diversifier le bassin de recrutement
• augmenter la créativité et la productivité des équipes
• réduire les risques liés à l'uniformité (des gens trop semblables peuvent s'absenter en même temps, auront les mêmes idées et s'adaptent moins bien au changement)
• favoriser une image positive et attractive

70% des décisions d'achat !
Au-delà de l'aspect moral et social, on peut rappeler que les femmes c'est 45% de la population active sur le marché du travail, 50% de la population tout court, mais 70% des décisions d'achats ! Leur présence, en plus d'augmenter la diversité, rapproche l'entreprise de la réalité vécue par les femmes sur le terrain, qui effectuent entre autres, presque les trois quarts des décisions d'achat.

Pour aller plus loin
Une femme sur cinq dans les CA canadiens
Femmes dans les CA canadiens
Les inégalités hommes femmes diminuent lentement

3 pièges à éviter pour motiver un employé - no 2

Dans mon texte précédent, je proposais les étapes d'un projet-pilote pour aider à mobiliser un des employés. Voici les pièges à éviter dans la mobilisation des employés, et les conditions de succès du projet-pilote.

Pour réussir
Avant de voir les pièges, rappelons rapidement les conditions du succès du projet, qui sont les mêmes que pour la plupart des projets :
- diviser le projet en petites étapes, plus faciles à intégrer, et à élargir par la suite;
- être très attentif envers les idées et expériences des personnes impliquées, avant et pendant;
- y mettre les ressources et temps nécessaires, incluant l'adhésion de la direction, le suivi, etc.

Piège no 1 : revenir comme avant
Le piège principal quand on veut changer nos façons de faire dans la mobilisation des employés est de retomber dans les comportements passés. Parce que c'est pas mal plus facile de contrôler un employé ou son travail que contrôler tous les paramètres qui influencent sa mobilisation! Rappelons le coeur du problème : mobiliser un employé de l'extérieur, ça ne fonctionne pas, sauf à court terme. Le seul qui peut mobiliser un employé, c'est l'employé lui-même. On peut juste mettre en place les conditions de la mobilisation, pas la créer en soi.

Piège no 2 : surestimer les motivations externes comme le salaire...
Le deuxième c'est d'amplifier les sources de mobilisation externe, sur lesquelles l'employé n'a pas le contrôle. Un bonus, une augmentation ou un fort salaire : ça ne fait effet que durant quelques semaines. La peur, le sentiment d'urgence et l'esprit de compétition peuvent fonctionner, mais ces émotions génèrent du stress qui nuit à la qualité, etc. et généralement ces efforts externes finissent par s'éteindre. Ou épuiser l'employé, et voici l'absentéisme ou le congé de maladie. Finalement, ces stratégies favoriseront des décisions et des employés et axés sur le court terme et l’individualisme.

Piège no 3 : on l'a déjà fait...
Pour conclure, j'ai gardé un piège qui survient quand on a déjà essayé quelque chose, surtout à l'étape 3 du projet-pilote où on travaille avec les employés pour trouver leurs moteurs de mobilisation. J'entends souvent un gestionnaire qui a tenté d'impliquer les employés dire : "on l'a déjà fait et... 
- ils ont jamais rien à dire
- quand ils ont de quoi à dire, c'est toujours pour chiâler
- ça n'a jamais marché..."

S'offrent alors deux possibilités : trouver ce qui a freiné ces initiatives ou tout laisser tomber et continuer à se plaindre des employés non mobilisés? Votre choix...

Pour aller plus loin
A-t-on vraiment le pouvoir de motiver nos employés?
In - satisfactions au travail, de mon blogue : quels sont les facteurs de motivation et de démotivation

Cet article a été mis à jour en mai 2018. 

5 étapes pour mobiliser un employé - no 1

Dans un article sur la motivation des employés, j'avais écrit sur le fait qu'on peut difficilement motiver un employé et qu'un bon gestionnaire voudra plutôt mettre en place l'environnement qui permet aux employés de se motiver eux-mêmes. Comme promis, voici une proposition de projet-pilote pour vous aider en ce sens. Depuis, j'ai appris que la motivation était plutôt personnelle et qu'on parlera maintenant plus de mobilisation.

Par où commencer
En préalable, afin de se mobiliser soi-même pour initier le projet-pilote, et mieux comprendre la valeur de l'effort à y mettre, on doit vraiment prendre conscience / évaluer tous les efforts que les gestionnaires font DÉJÀ pour (tenter de) mobiliser les employés.
On y est tellement habitués qu'on ne les voit plus, par exemple les rencontres d'équipes, réprimandes, bonus ou mesures disciplinaires.
Et encore plus coûteux, tout le temps perdu : écoute de plaintes stériles, compromis, comportements inadéquats, erreurs, absentéisme... Rappelez-vous : un employé motivé est 3 fois plus productif et 6 fois moins absent qu'un employé démotivé !

Argent gaspillé ?
Ça va encore plus loin : beaucoup d'argent va en salaire inutilement élevé à des gens qui apprécieraient d'autres incitatifs à la mobilisation. Non je n'incite personne à baisser un salaire! Seulement, plusieurs employés accepteraient par exemple un salaire moindre en échange de plus de temps libre ou de liberté dans leur horaire, et fourniraient en échange une prestation de travail équivalente ou parfois même meilleure pour un salaire un peu moins élevé.

Un projet pilote pour commencer
ÉTAPE 1- Identifier pourquoi on veut un ou des employés plus mobilisés : les veut-on plus créatifs, plus impliqués? Avoir moins d'absences? Augmenter la productivité? On clarifie l'intérêt de l'employeur puis on en tire un objectif, si possible avec la méthode SMART, afin de déterminer comment on saura qu'on l'a atteint, le temps pour y arriver, etc.

ÉTAPE 2- On crée un projet-pilote visant cet objectif, en y attribuant un responsable, un échéancier et un budget s'il y a lieu.

ÉTAPE 3- L'étape la plus importante : on rencontre un des employés qu'on aimerait voir plus mobilisé, pour écouter ce qu'il a à dire à deux questions : "Que peut-on changer pour que ton travail et toi soient au mieux? Si l'entreprise voulait atteindre l'objectif (celui de l'étape 1), qu'est-ce qui aiderait?" Identifier les éléments par ordre d'importance.

ÉTAPE 4- Avec ce qui est dit par l'employé, mettre en place ce qu'il faut, au moins les éléments les plus importants. Par exemple, si l'employé estime que le gestionnaire ne lui donne pas assez de latitude, créer un comité restreint avec l'employé et le gestionnaire pour définir cette autonomie, comment l'appliquer et modifier les points de contrôle pour assurer le suivi des résultats. Le fait que ça soit un projet pilote permet de faire les tests et ajustements demandés.

ÉTAPE 5- Évaluer les résultats obtenus, faire les ajustements pertinents et étendre le projet peu à peu...

Dans le prochain billet nous verrons les pièges et conditions de succès pour réussir le projet-pilote.

L'évaluation de rendement fonctionne-t-elle ?

Votre système d'évaluation donne-t-il les résultats attendus ? Ou est-ce que vous entendez plutôt des phrases comme...

• Ah non, pas encore l'évaluation !
  
• (tout bas) ... si on n'en parle pas, peut-être qu'ils vont l'oublier cette année...
• Encore une perte de temps/de l'ostination/de la paperasse !
• De toute façon ils vont tous avoir la même augmentation...

Une façon de le tester est de poser ces questions : Est-ce que les employés ont confiance dans le processus et dans les personnes qui le font ? Est-ce que la période est attendue ou redoutée ? Les résultats reviennent-ils rapidement ou il faut courir après les gestionnaires ? La/le "boss" y participe-t-elle/il ? Les gestionnaires y écrivent-ils n'importe quoi ou toujours la même chose d'une année à l'autre ou d'une personne à l'autre ?

Si vous avez quelques oui, il est peut-être temps de réviser l'évaluation de rendement !

Quelques suggestions rapides

• Revenir à l'essentiel : quels sont les 3-4 points les plus importants à évaluer ?
• Simplifier : faciliter la vie du responsable en limitant le formulaire à deux pages maximum
• Questionner chaque question : si une question s'applique à moins de 25% des employés (ex. la ponctualité), la retirer et traiter les cas de façon individuelle
• Viser des entrevues d 'évaluation de 30 à 45 minutes en moyenne
• Assurer la formation des superviseurs, ce qui augmentera leur confiance - effet garanti !
• Obliger les boss à y participer

Voir également les billets précédents qui vont plus en profondeur sur le sujet en cliquant ici, entre autres les pièges et éléments de réussite. Vous y trouverez également les résultats d'un sondage éclair auprès d'une cinquantaine d'entreprises.

Le meilleur du Congrès RH : équilibre et performance

J'ai assisté au congrès de l'Ordre des CRHA cet automne, et voici le premier texte présentant mes coups de coeur. Pour voir tous les résumés des congrès, vous pouvez cliquer ici.

L'importance de l'équilibre pour un skieur champion du monde...
Et je ne parle pas que de l'équilibre physique. J'ai eu la chance d'assister à une conférence d'Alexandre Bilodeau, champion de ski (bosses) aux Olympiques. Il nous a parlé de ses motivations et de l'équilibre personnel, entre autres.

La motivation 
Ayant à choisir entre la discipline des bosses, qu'il aime, et celle des sauts, dans laquelle il excelle, son père lui a dit de suivre son coeur, parce que c'est plus facile de durer avec notre passion qu'avec nos talents. Nos talents nous entraînent vers notre zone de confort, tandis que nos passions nous amènent à nous dépasser.

C'est une réflexion intéressante, qui nous amène à questionner nos choix, ceux des candidats que l'on rencontre durant les embauches et même ceux des décideurs. Ces candidats sont-ils dans leur passion ou leur facilité d'exécution ? L'entreprise garde-t-elle ses employés là où ils sont rassurants - dans ce qu'ils maîtrisent ? Ou pousse-t-elle ses employés vers ce qui les amènera à se dépasser ?

L'équilibre
Alexandre était un "workaholic". Sa performance était excellente mais diminuait légèrement ou plafonnait par moments. Son psychologue sportif lui a dit "Alex, "get a life" : tu ne penses qu'au ski... Fais quelque chose d'autres, amuses-toi un peu." Et Tiger Woods lui a dit (avant le scandale...) "Golf is what I do, not what I am". Il s'est donc attaché à moins être le ski et plus à le faire, et rebâtir une vie hors du ski. Il est devenu premier au monde en changeant seulement cet aspect.

C'est un peu contre-intuitif qu'une personne aussi disciplinée ait eu à réduire un peu cette discipline afin de mieux performer. Ceci confirme les études qui montrent que le repos et des moments où on se change les idées sont essentiels à une bonne performance au travail.

L'importance du repos et avis de recherche
Un de nos professeurs de ressources humaines avait mentionné une vieille expérience faite avec des employés d'une usine de charbon. On avait dit à un premier groupe de transporter un maximum de charbon. On avait dit au second groupe d'en transporter le plus possible, mais de prendre autant de pauses qu'ils voudraient pour se reposer. À la fin ils ont pesé le charbon transporté et le groupe qui avait pris du repos en avait transporté plus que l'autre. Si quelqu'un a la référence pour cette expérience ou une similaire, vous auriez mon immense reconnaissance de me la transmettre, merci !

Aider les meilleurs à performer - no 2

Voici la suite de mon billet résumant la conférence de M. Michaël Beer au congrès RH. Pour voir tous les billets de la série, cliquer ici.

Ils ont interviewé leurs meilleurs sur ce qui nuit à leur réussite :

• les "tueurs silencieux", ces problèmes que tout le monde connaît, mais dont ne peut parler ouvertement
• dans le même registre, la direction qui n’écoute pas / ne fait pas confiance à la base
• stratégies, valeurs et priorités mal connues ou incohérentes
• équipe de gestion inefficace (égos, incompétence, manque de suivi des talents)
• trop de laisser-aller ou de micro-gestion de la part de gestionnaires
• coordination et collaboration absentes ou inefficaces
• formation et support insuffisants aux gestionnaires de 1er niveau

Pour réussir : être à l'écoute des employés terrains

Selon M. Beer, c’est l’expérience qui développe les capacités des gens. La formation peut aider. Il donne l’exemple de l’entreprise HP où les gestionnaires doivent "manage by walking around" (gérer par la présence auprès de leurs employés) au moins 75% de leur temps.
Ceci nécessite une bonne capacité à "sentir" et écouter les employés qui sont sur le terrain.

Au sujet de la gestion des talents, il mentionne l’erreur d’en avoir fait un objectif rendu plus important que le développement de l’organisation...

Favoriser la performance
Pour y arriver, M. Beer suggère l’intervention suivante qu’ils ont testée en entreprise :

1- Demander à la direction :

• Quelles sont les stratégies et orientations
• Qu’est-ce qu’on fait pour les réaliser
• Quelles sont les valeurs à respecter

2- Poser ces mêmes questions aux meilleurs performants pour valider leur compréhension et adhésion.

3- Demander à ces meilleurs employés de devenir des "consultants" internes pour l’entreprise.

Aider les meilleurs à performer - no 1

Suite au congrès RH de cet automne, je continue de vous présenter quelques points forts du congrès. Pour voir tous les billets de la série, cliquer ici.

Nous avons eu Michaël Beer en plénière. Professeur à Harvard, il a présenté une étude très intéressante sur les courtiers « meilleurs performants » (traduction libre de high performance brokers).

Ils ont suivi les meilleurs d'entre eux durant 5 ans, entre autres quand ils quittent une entreprise où ils étaient parmi les plus performants dans leur domaine, et vont dans une entreprise, disons de moins bonne qualité. Étrangement, ils n’arrivent jamais à  performer aussi bien dans la seconde entreprise. À moins que l'équipe entière suive...

Ceci confirme que le succès d’un individu est fortement influencé par l’environnement dans lequel il travaille. Sauf exception, la responsabilité du succès ou de l’échec d’un employé dépend en grande partie de son équipe.

Ils ont également étudié comment la performance était influencée de cette façon. La meilleure performance s’obtient lorsqu’il y a un engagement durable sur trois points :

• orientation de toute l'organisation (gens & culture) : vers la performance attendue
• alignement psychologique : employés sélectionnés et formés en fonction des valeurs de l’organisation
• apprendre et changer : soit être capables d'avoir les importantes conversations honnêtes qui s'imposent

M. Beer a précisé ce dernier point : le consultant, quand il entre dans une entreprise, sait que la plupart du temps, les employés et les hauts dirigeants savent ce qui ne fonctionne pas. Mais personne n'ose en parler ouvertement - j'ajoute que certains ne veulent pas écouter non plus.

Dans la suite, nous verrons les points qui nuisent à la performance selon ces meilleurs employés interviewés par M. Beer, ainsi qu'une stratégie pour les réduire.

Comment augmenter la productivité au Québec

Suite à mon premier texte sur les meilleurs moments du congrès de novembre dernier, voici la suite (cliquer ici pour voir tous les textes).

En 1re partie de la conférence*, Robert Gagné nous rappelle que le niveau de vie est très lié à la productivité au travail, et la faible progression de cet indicateur au Québec (calculé en PIB par heure travaillée).
Une des raisons est que les secteurs dits de basse technologie (ex. textile) sont surreprésentés au Québec. Si les secteurs de haute technologie sont performants, ceux de moyenne technologie sont peu présents au Québec. Les gouvernements et les systèmes qu’ils contrôlent sont également devenus trop centralisés. Complexes et soumis aux influences politiques, ils freinent la productivité globale. Par exemple le protectionnisme des communications au Canada a entraîné un des coûts les plus élevés au monde.

En deuxième partie, Dominic Deneault présente les moyens qu’ont les entreprises de faire progresser la productivité. Il préconise d'abord de faire coïncider dans l’entreprise ces trois éléments :

• le coeur : l'engagement
• l'esprit : le modèle d'affaires
• le corps : la gouvernance et l'infrastructure

Et deux pré-requis :

• l'adhésion aux valeurs d'entreprise 
• que l'organisation ait des avantages concurrentiels durables

Il remarque que le Québec est très en retard dans son utilisation des TI et de la formation pour augmenter la productivité. Entre autres, les entreprises ne font pas assez d’investissements organisationnels alors que ces investissement produisent le meilleur RSI, souvent jusqu'à six ou sept pour un. Un des impacts les plus forts vient lorsqu’on aide les superviseurs de premier niveau dans leurs compétences de base de gestion. Ce sont eux qui gèrent 80% de la masse salariale et souvent on les nomme parce qu'ils étaient les meilleurs employés. Ceci est une erreur importante : « tu perds  tes meilleurs employés pour en faire les pires de tes gestionnaires. »

Le modèle d'affaires doit être revu pour avoir une logique de création de valeur d'une entreprise. Il donne l'exemple de Pomerleau qui paie ses chargés de projets trois fois plus que la moyenne de l'industrie. L’entreprise a changé son modèle d'affaires traditionnel – soit être le plus bas soumissionnaire, réduire les coûts et conflits – pour un nouveau modèle : embaucher les meilleurs, créer et entretenir les meilleures relations avec les meilleurs sous-traitants. Il rappelle en même temps l’importance d'une solide image de marque. Comme il y a peu d’investissement dans l'image au Québec, il est plus facile d'être copié.

Finalement, il conclut que les ressources humaines sont trop concentrés sur les programmes, les processus, et ne saisissent pas le travail comme une proposition de valeur. En changeant ce paradigme, on peut créer un avantage concurrentiel par rapport aux autres employeurs.


*Conférence présentée au congrès de l'ORHRI "Le Québec et la productivité : quand on se compare, on se console?"