lundi 24 février 2014

Comment être plus productif au travail ? S'arrêter !

La majorité des gens éprouvent une impression que tout va de plus en plus vite et travaillent plus d'heures qu'avant, ce que des études confirment.

À l'inverse, on a souvent prouvé que ceux qui sont plus productifs au travail sont ceux qui s'arrêtent régulièrement pour se reposer, décrocher, se détendre.

Un truc que j'utilise (ou j'essaie d'utiliser) est de prendre quelques minutes par jour pour m'arrêter et prendre conscience de l'instant présent.

Différents trucs existent pour arriver à le faire et mieux se détendre :
  • prendre une marche à l'extérieur
  • méditer
  • prendre conscience de son corps, de sa respiration
  • faire quelque chose de complètement différent et d'amusant : par exemple jouer avec rubik-cube, apprendre une nouvelle langue ou tenter de jongler 
Ce dernier point devrait être à contre-courant de vos activités habituelles, selon qu'elles sont plutôt  intellectuelles ou physiques, relationnelles ou solitaires, etc.

Un bon billet de Olivier Schmouker présente deux techniques simples de méditation qui permettent d'y arriver, que ce soit au travail ou ailleurs. Cliquer ici pour voir l'article.

lundi 17 février 2014

Comment réduire les absences au travail - 2

Dans la première partie (voir ici) on concluait que pour augmenter la présence au travail, on veut rendre la présence plus agréable et facile, tout en réduisant l'attrait du congé imprévu. Voici quelques trucs pratiques pour y arriver, en parlant ici des absents de bonne foi.

Faciliter la présence au travail
Ce poste est-il source de valorisation ou de stress ?
Lorsque l'ambiance est bonne et qu'on a éliminé des causes de gestion ponctuelle (ex. gestionnaire trop agressif ou trop laxiste), on commence par tenter d'éliminer le plus d'obstacles à la présence et faciliter notre gestion. Ceci est particulièrement vrai dans les domaines à horaires atypiques, 24h/24 ou le commerce de détail :
  • offrir quelques jours de congés personnels annuels pour absorber les imprévus
  • avoir une politique écrite et expliquer clairement les attentes
  • tenir compte des horaires d'autobus : ex. si vous ouvrez à 8h30 et que l'autobus arrive à 8h32, vous aurez souvent des gens en retard
  • réviser les horaires qui "accrochent": ex. si des gens manquent toujours la fin de semaine, embaucher un employé de plus pour mieux diviser les heures
  • innover : systèmes de gestion d'horaire, autonomie des employés pour se remplacer entre eux, offrir une certaine flexibilité d'horaire
  • remettre à tous les employés une carte avec les numéros à contacter en cas de retard. Une fois que l'employé a téléphoné et promis qu'il arriverait à 9h30, il est moins tenté de prendre la journée complète par la suite
Rendre les absences plus difficile
  • avoir un fonctionnement bien connu des employés (idéalement écrit) pour traiter les retards et absences et l'appliquer. Ex. 3e absence non justifiée = mesure disciplinaire
  • être compatissant avec les employés mais ferme sur le besoin d'être présent et fiable au travail
  • entre autres : se détacher des "excuses" : "oui ton foie/ta grand-mère/ton auto est malade, je compatis. En même temps, on ne peut pas arrêter la production/la terre de tourner en attendant qu'il/elle se sente mieux. Je t'invite à prendre les mesures pour que ça ne t'empêche pas d'être à l'heure, et voici l'avertissement écrit."
  • demander à l'employé ce que l'organisation peut faire pour l'aider, ce qui le responsabilise et l'empêche de se considérer en victime
  • lier un des critères d'évaluation annuelle à l'assiduité
  • utiliser l'humour : "Toute l'équipe s'est cotisée pour t'offrir ce superbe réveil-matin!"
Valoriser la présence
  • accorder plus d'attention aux présents qu'aux absents : reconnaissance, souligner la présence - et surtout ne pas "chiâler" des absents auprès de ceux qui sont présents, eux...
  • entre autres, souligner ceux qui sont toujours là, trop souvent oubliés : prix ou certificat lors d'une réunion annuelle, tableau des "plus présents"
  • donner un "bonus de présence", ex. participation à un tirage, café et muffins gratuits ou certificat cadeau
  • en faire un critère d'évaluation annuel
  • en tenir compte lors des promotions, accès aux formations ou avantages, ex. donner la priorité de choix des vacances ou de stationnements aux gens les plus présents
  • payer les journées de congés personnels non prises à la fin de l'année ou les donner en congés supplémentaires aux fêtes ou aux vacances

Le plus important
L'absentéisme s'installe souvent quand il génère peu ou pas de réaction immédiate. Il survient aussi lorsque l'employé est stressé, "coincé" ou qu'il se sent injustement traité, celui-ci peut alors prendre plus de congés pour compenser. Finalement, il arrive souvent lorsque l'horaire offert ne convient plus à la majorité.
S'il faut suivre les absences de façon systématique et rapide et s'assurer de contrôler les abus, de l'autre côté, il faut être flexible et à l'écoute pour s'assurer que la majorité du groupe soit toujours motivé à venir travailler. En traitant tous les employés comme des absents potentiels, on les incite presque à le devenir.
Lorsque tout le groupe commence à s'absenter plus souvent, c'est parce que l'adhésion au groupe ou à l'autorité ont été dépassés par ce qui compte aux yeux de l'employé : plus de temps à soi.

jeudi 13 février 2014

Les précédents - par RH Brutes

Voici un texte de mon alter-ego plus sombre, RH brutes. Pour plus d'information, voir ce billet explicatif. Avertissement : le ton est plus direct que dans mes billets habituels.

Ah, les précédents ! Comme dans "on peut pas faire ça, ça va créer un précédent !"

J'entends ça trop souvent, c’est qu’il a le dos large le précédent !! D’accord, des fois, c’est vrai. On ne peut pas toujours laisser passer un avantage qui serait sympathique à offrir mais qui est très exigeant à gérer, par exemple le télé-travail. Et le cauchemar d’expliquer pourquoi un-tel peut l’avoir et pas l’autre-tel…

Mais quand on donne le droit à un immigrant de finir à midi pour aller chercher sa mère qui arrive du Bangladesh à l’aéroport, come on ! Quoi ? Tout d’un coup vos employés de Brossard vont se mettre à s’inventer de la famille au Kenya ou autre pays lointain comme Calgary ?

Il y a des gestionnaires qui se cachent derrière le méchant précédent pour ne pas avoir à gérer les gens comme des êtres humains. Si on était tous des robots, ça serait parfois bien plus facile, mais également bien plus plate. Et surtout, ça se saurait si la plupart des gens n’étaient que des épais qui rêvent de profiter du système.

Oups, plusieurs gestionnaires ONT cette impression. Je suis d’avis qu’ils ne sont pas à leur place ou, beaucoup plus rarement, qu’ils sont vraiment tombés sur une équipe de m… Mais ça, ça sera pour un autre billet :)

mercredi 12 février 2014

Comment réduire les absences au travail - 1

S'il y a un thème qui fait beaucoup parler les gestionnaires et les rh, c'est bien les absents et les retardataires. Les absents n'ont pas juste tort, certains donnent également des maux de têtes à leurs collègues et gestionnaires. Absents ou retardataires, lorsqu'ils dépassent la norme de l'entreprise, ils se gèrent sensiblement de la même façon et je les appellerai les absents.

Si vous avez un seul absent à répétition, ou un faible pourcentage, c'est le cas le plus simple : le problème vient probablement de l'employé. Vous aurez une conversation franche avec lui*, pour savoir s'il s'agit d'un effet temporaire (santé, problème personnel ou au travail), et selon ses réponses et son désir de changer, vous vous entendez ou entamez les mesures disciplinaires et les suivez religieusement jusqu'à ce que votre "mauvais exemple" quitte ou soit remercié.

Lorsqu'il est plus répandu, l'absentéisme est plutôt le "symptôme" d'un problème de gestion qui ne se corrigera pas de façon individuelle : si plusieurs employés trouvent plus payant ou facile de s'absenter plutôt que d'être présents, quelque chose ne fonctionne pas dans la gestion de la présence au travail. Ça a l'air simple dit comme ça, mais c'est une situation courante difficile à changer une fois installée.

On doit commencer par se questionner : est-ce un changement récent ou une tendance à long terme ? Depuis que Untel est chef d'équipe ? Ou depuis qu'on a interdit les pauses cigarettes ? Est-on trop rigide alors que la tendance est à l'assouplissement des horaires ? Qui est touché, un type de poste ou d'horaire ? Quels sont les avantages et les conséquences pour l'employé d'être absent ? Comment on valorise la présence ?

Pour corriger le tir, en gros on veut rendre la présence plus agréable et facile, autrement dit "récompenser" ceux qui sont assidus, tout en rendant la vie plus difficile aux absents. Nous verrons des exemples concrets dans le prochain billet (voir ici).

* Voir également cet exemple vécu où cette conversation a permis de régler le problème.