Pour de meilleures vidéoconférences - être efficace - 3

Après avoir vu comment améliorer le son, et comment améliorer l'image, voyons aujourd'hui quelques trucs pour être plus efficace en vidéoconférence.

Pour la personne 

• Se préparer comme pour une rencontre en personne, avoir à portée de main les éléments pertinents : documents, présentation, ordre du jour...
• Aviser les personnes susceptibles de passer près de nous que nous serons en vidéoconférence.
• Mettre nos appareils (téléphone, cellulaire, courriels, etc.) sur "Ne pas déranger", ou au moins en mode silencieux.

Pour le groupe  

Prévoir un fonctionnement et commencer la rencontre en l'expliquant aux participants :

• Inviter chacun à fermer son micro par défaut, et l'ouvrir seulement lorsqu'il doit parler.
• Rappeler les éléments souhaités : quand utiliser le "chat" (conversation), la main levée et le micro.
• Inviter chacun à mentionner un inconfort éventuel, par exemple un bruit de fond dérangeant, et comment le faire (ex. la fenêtre de "chat"/conversation).
• S'il y a plus de quelques personnes, on peut inviter les gens à lever la main au lieu de parler directement. Il faut alors avoir une personne nommée pour suivre les mains levées et leur accorder la parole.
• L'animateur devra être énergique pour maintenir l'intérêt, et attentif pour prévenir les "décrochages" et les problèmes. 

Pour les rencontres un peu plus longues, importantes ou complexes

• Planifier les étapes, envoyer un ordre du jour.
• Prévoir des pauses plus rapprochées ou diviser les rencontres. On ne devrait pas faire plus qu'une heure à la fois.
• Prévoir et expliquer les rôles : hôte, animateur, responsable technique, conférencier, etc.
• Tester à l'avance les éléments à présenter, ex. présentation PowerPoint, liens web.
• Avoir des plans B : téléphone, tablette, caméra et micro de rechange...
• Au besoin, l'animateur peut couper les micros de tous les participants durant l'intervention principale.

Deux derniers trucs... 

• La situation actuelle est nouvelle pour tous : soyons indulgents envers soi et les autres. 
• Et ne nous prenons pas trop au sérieux!

Pour rire un peu

Si la vidéoconférence se déroulait en vrai...

Pour aller plus loin

Travail : comment être efficace en vidéoconférence ?

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Pour de meilleures vidéoconférences - l'image - 2

Après avoir vu comment améliorer le son, nous voyons aujourd'hui comment s'assurer de la qualité de l'image.

Rappelons que la vidéoconférence peut être très exigeante pour notre cerveau qui doit travailler plus fort pour ces raisons :

• L'image est souvent floue, éclairée bizarrement ou incomplète.
• Il y a souvent un décalage entre l'image et le son.
• On regarde la plupart du temps un de nos écrans plutôt que la caméra, ce qui enlève le contact visuel normal auquel on est habitué.
• C'est l'application qui choisit qui on regarde (en gros plan).
• Le non verbal nous manque : difficile de voir le micro froncement de sourcil ou l'oeil appréciateur en Zoom...
• On ressent des décalages sociaux inhabituels : ex. parler à ses collègues alors qu'on peut voir un enfant en pyjama passer en arrière, parler d'un projet important à son patron alors qu'on lui voit trop bien les trous de narine...

Assurer la qualité visuelle

Voici donc quelques trucs pour améliorer l'aspect visuel. 

Rappelons notre truc no 1 : lors des premières fois, ou avant une rencontre importante, tester la caméra pour vérifier la qualité de l'image. 

Encore mieux, placer un appel test avec quelqu'un que vous connaissez et demandez-vous lui son avis. Validez ces points :

• L'angle de la caméra : essayer autant que possible de trouver la meilleure position pour la caméra et ainsi éviter les effets trous de narines, doubles mentons, ou demi-visages...
• Position de l'application et de la caméra : si possible disposer ce qu'on regarde le plus (ex. fenêtre de Zoom) juste sous la caméra.
• L'éclairage : réduire autant que possible les zones d'ombre ou trop éclairées, en particulier l'éclairage derrière ou autour de la tête. Avoir un éclairage diversifié et tester les effets selon la position et l'éclairage extérieur (pluie ou soleil, matin ou après-midi).
• Les vêtements "effets spéciaux" : les rayures fines et certains autres motifs sortent très mal à la caméra.
• Vêtements, coiffure et maquillage : entre autres avec la fermeture des coiffeurs, la plupart des gens n'ont jamais été autant "au naturel". On peut donc baisser d'un cran nos efforts pour améliorer notre apparence, et éviter ainsi d'avoir l'air trop chics. 
• Idem : les caméras changent les couleurs et les dimensions perçues. On suggère un haut près du corps, et peu d'accessoires, de motifs et de couleurs. 
• Accessoires ou arrière-plan qui "volent la vedette" : les éviter ou les déplacer, le but est de garder l'attention sur votre visage et non pas sur ce qui l'entoure. 
• Bijoux non discrets : tout ce qui peut produire des reflets (ou du bruit).
• Autres distractions visuelles : surtout ce qui est en mouvement ex. écran allumé, rideau qui flotte au vent, passages fréquents d'autres personnes...
• Être conscient qu'il est facile faire une capture d'écran ou d'enregistrer l'écran durant une vidéoconférence, permettant par exemple d'étudier ensuite quels livres on trouve dans votre bibliothèque, comme Infoman se plait à le faire ces dernières semaines...
• Pour cette raison et parce qu'une urgence peut toujours survenir, ou si la caméra n'est pas vraiment fermée, éviter de cacher votre linge sale en arrière de vous, ou de travailler en boxers!

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Pour de meilleures vidéoconférences - le son - 1

Depuis quelques mois, nous sommes nombreux à utiliser les outils de communication comme Zoom, Teams et compagnie. Voici quelques trucs pour diminuer la "fatigue Zoom" et augmenter la qualité de nos vidéoconférences en général.

Dans cette première partie, nous traiterons d'abord de la qualité sonore.

La transmission du son par internet diminue sa qualité, parfois de beaucoup. Sans s'en rendre compte, nous devons travailler plus fort pour bien comprendre les paroles. Plus le son est mauvais ou entrecoupé de sons inutiles, plus le cerveau travaillera fort et sera fatigué ensuite...

Et pour certaines personnes ayant un déficit de l'attention, un trouble du spectre de l'autisme ou une difficulté d'audition, ces effets sont multipliés! Alors voici des suggestions pour être entendu plus facilement.


Les premières fois, ou s'il y a un changement

• Avoir un micro et des écouteurs d'excellente qualité. C'est un peu comme la qualité des pneus d'une voiture, ça peut faire toute la différence!
• À faire au moins une fois, ou avec un nouvel équipement, appeler un complice ou s'enregistrer pour évaluer la qualité sonore.
• Lors de ces premières fois ou des moments importants, tester l'audio.
• Au besoin, changer d'équipement ou de local, ajuster l'emplacement du micro ou les paramètres, etc.
• S'assurer de la bande passante internet : qu'elle correspond bien à vos besoins ou que l'ado de la maison ne la garde pas toute pour lui, au moins durant les vidéoconférences importantes.
• Choisir un environnement qui réduit les échos : les tissus (meubles ou rideaux), le carton et le papier (et un peu le bois), génèrent moins d'échos que le métal ou le béton.

Avant la vidéoconférence

• S'éloigner si possible des collègues ou autre personne qui pourrait parler à portée d'oreille.
• S'assurer de fermer radio, TV, fenêtres, ventilateur, portes et autres sources possibles de bruits ponctuels ou de fond.
• Pour les vidéoconférences importantes ou avec beaucoup de participants, avoir un animateur et un responsable technique.
• Prévoir du temps au début des rencontres pour régler les problèmes courants, entre autres le fameux écho...

Durant la vidéoconférence

• Couper le microphone lorsqu'on n'a pas à parler.
• Éviter de : tapoter la table, manger, bouger des papiers, jouer avec un crayon, bouger les mains ou sa chaise, porter un bracelet ou un collier, ou même une cravate qui serait près du micro.
• Éviter les petits mots qu'on utilise souvent en personne pour montrer notre intérêt comme "hum, c'est bien, ok"...

Dans les prochains textes nous verrons comment assurer une meilleure qualité de l'image et de la rencontre en général.

Plusieurs de ces éléments sont tirés de l'article anglophone Zoom fatigue: how to make video calls less tiring.

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