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| Un bon plan pour que tous retournent au travail avec le sourire... |
1- Finaliser le plan - comité et superviseurs
- Une fois établis le plan général et les plans par département (voir le texte précédent au besoin), présenter les informations pertinentes aux personnes concernées, ex. superviseurs, formateurs, équipe d'entretien... et noter les questions ou suggestions.
- Valider avec eux les mesures prises, les changements dans les processus, etc. Ajuster le plan au besoin.
- Établir/confirmer avec eux les outils de communications nécessaires (ex. affiches) et le contenu de formation.
- Idem pour les besoins de matériel, d'aide interne ou externe, les aménagements physiques ou d'horaires, etc.
- Une personne va détailler et planifier les étapes, coûts, délais de livraison, exécutants disponibles, etc. pour finaliser les achats et aménagements à faire.
- En parallèle, les départements vont planifier les premières journées de façon plus précise, par exemple voir à décaler les jours ou heures de retour des employés pour qu'ils arrivent seuls ou en petits groupes. Ceci pour aider les superviseurs et les employés dans l'intégration des nouvelles mesures et pour gérer les imprévus.
- Prévoir qu'il y aura probablement un taux d'absentéisme plus élevé et une productivité moins grande que d'habitude.
- Être conscients qu'il y aura probablement des réactions imprévues de la part des employés et aussi des clients, fournisseurs, voisins, etc.
2- Finaliser les outils de communication et faire les aménagements - comité
- Commander et prévoir les ressources externes et le matériel : produits nettoyants, plexiglas, déménageurs, formateurs, etc.
- Effectuer les aménagements nécessaires : ex. poser des plexiglas, éloigner les stations de travail, disposer les produits nettoyants, afficher les rappels, etc.
- En parallèle, finaliser les outils de communications.
- Finaliser les formations destinées aux employés : résumer le plan général dans les grandes lignes puis détailler les parties qui les concernent.
- Pour les communications et les formations, utiliser des photos, des dessins ou autres exemples concrets pour faciliter la compréhension.
3- Communiquer les changements - comité et superviseurs
- Réunir les employés, en personne ou virtuellement, par groupe ou par équipe, et avec un décideur présent pour chaque rencontre.
- Leur présenter le plan prévu.
- Répondre aux questions et noter les suggestions, et indiquer comment ils pourront poser des questions et donner des rétroactions dans le futur. Mentionner quand se feront la ou les prochaines communications générales.
- Au besoin, ajuster les plans en fonction des dernières informations, ex. nouvelles mesures gouvernementales, absence d'employés, etc.
4- Retour au travail - tous
- Avant qu'il commence son travail, former chaque employé sur les nouvelles mesures, incluant s'il y a lieu ceux qui étaient encore au travail.
- Prévoir plus de temps au début pour que les employés intègrent les nouvelles mesures.
- Avoir des personnes ressources disponibles pour faire des ajustements.
- Comme c'est totalement nouveau comme situation, il y aura sûrement des ajustements à apporter dans les premières heures, premiers jours et premières semaines.
- Être attentifs à toutes les demandes, même celles qui semblent irrationnelles. Il faut y répondre au mieux, au moins pour rassurer les employés.
- RAPPEL : bien informer tous les employés AVANT qu'ils commencent leur travail.
5- Suivre et améliorer le plan - responsable ou comité
- Selon ce qui a été prévu durant la mise en oeuvre, communiquer avec tous pour avoir leur rétroaction de façon régulière.
- Prévoir des espaces/moments pour recevoir de la rétroaction en dehors de ces moments, ex. boîte à suggestions.
- Rapporter les rétroactions et suggestions d'amélioration aux décideurs et s'assurer qu'il y ait une réaction à toutes les rétroactions, quelles qu'elles soient.
- Mettre en oeuvre les améliorations.
Guides pour le retour au travail
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