Mis à jour le 4 mai 2020
Pour mieux préparer le retour au travail dans votre organisation, voici les étapes à prévoir. N'oubliez pas de les adapter pour tenir compte des mesures établies contre la COVID-19.
1- Analyse de la situation - décideurs
On veut établir les scénarios les plus probables pour les prochaines semaines, selon les directives gouvernementales, la capacité des employés, les ventes prévues, les finances, etc. On veut produire...
- un portrait des employés : lesquels sont actuellement à temps plein, à temps partiel, prêts à revenir, disponibles, lesquels ont des compétences critiques pour la reprise...
- un portrait des ventes et approvisionnements : quels clients et fournisseurs sont arrêtés, en opérations partielles ou complètes, les ventes et achats à prévoir, les délais de paiement...
- un portrait financier et des prévisions d'encaisse selon les revenus et dépenses prévues, incluant les aides gouvernementales, les possibilités avec son institution financière...
- les scénarios possibles, ex. optimistes et pessimistes, "plans B"...
2- Réunir et décider - comité
- Réunir un comité responsable des décisions, le plus souvent les décideurs et responsables des fonctions essentielles ou des départements. S'il y a lieu, intégrer le responsable SST.
- Discuter ensemble des scénarios et des prochaines étapes à prévoir.
- Décider ensemble des grandes lignes du plan : quel département, quels types de postes, dans quel ordre...
- Établir les consignes générales : sécurité des espaces communs (entrées, cafétérias, toilettes, etc.), règles pour la transition, incluant le télétravail, que fait-on avec les employés qui ne souhaitent pas rentrer, les demandes de vacances, etc.
- Déterminer un responsable qui va compiler l'information discutée et rédigera le plan général.
- Planifier les prochaines rencontres.
3- Faire le tour des processus et des modifications à apporter - responsables
- Pendant que le plan général est rédigé, chaque(s) responsable(s) fait le tour des processus de son département.
- Idéalement, le responsable révise toutes les étapes, de l'entrée à la sortie, en se mettant dans les souliers d'un employé : démarrage du travail, pauses, actions les plus courantes, équipements utilisés, déplacements, contacts avec les autres (interne et externe), etc.
- Pour chaque étape courante, fréquente, importante ou comportant des risques, il faudra identifier ce qu'il faut changer/implanter pour respecter les règles sanitaires. Ex. respect de la distanciation, nettoyage des espaces et équipements communs, protocoles pour le travail en commun ou les services aux clients...
- Le responsable peut s'inspirer des guides disponibles, voir plus bas.
- Si possible, travailler avec un ou quelques employés d'expérience pour valider qu'on a fait le tour des aspects les plus importants.
4- Validation en comité
- Durant l'étape 3, il y aura sûrement des questions qui touchent tous les départements, on fait alors une rencontre avec le comité pour discuter des nouvelles questions qui ont surgi entre-temps.
- Finaliser le plan général et les procédures individuelles en s'assurant qu'ils sont cohérents.
- Bien déterminer qui s'occupe de quelle étape, l'échéancier prévu, etc.
Guides pour le retour au travail
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