La dernière fois, j'ai parlé des principes de la futuraction qui devrait remplacer la rétroaction (feedback). Voici les étapes pour tenir une rencontre de futuraction, incluant quelques exemples.
Comment passer du passé au futur?
Voici quelques éléments à inclure dans vos échanges avec l'employé pour en faire de la futuraction.
- Prendre quelques minutes ou heures pour bien identifier le contexte, les causes et les avenues positives possibles, surtout s'il s'agit d'une répétition.
- Commencer par du positif : l'employé sait souvent qu'il y a eu un problème, on va le surprendre en commençant par du positif. Ça peut être "Je suis contente que ton erreur nous donne l'occasion de travailler sur ce point" ou entrer directement dans le vif du sujet avec "Merci de venir me rencontrer, toute l'équipe aime ça quand tu es là, on va regarder ensemble comment on peut t'aider à augmenter ta présence au travail".
- Aborder le problème à régler au minimum, souvent sous forme de validation et/ou de questions. On veut faire le minimum pour s'assurer que l'employé a bien compris en quoi ça pose problème. Par exemple : "Lorsque tu oublies d'envoyer le suivi à Lydia, ça retarde son travail et elle vient me voir, et ça retarde le mien. Est-ce que tu vois d'autres conséquences?"
- Rappeler ce qui est attendu de l'employé, avec des exemples concrets. Souvent les gens ne font pas les choses correctement parce qu'ils ne savent pas tout à fait ce qui est attendu d'eux. "On va faire le tour du fonctionnement prévu. Les étapes sont... Si Josée n'est pas là, tu te souviens "
- Enchaîner ensuite avec des questions pour que l'employé·e propose des solutions : "Qu'est-ce qui pourrait t'aider à régler ce problème?" Ça semble plus rapide de proposer quelque chose, toutefois l'employé aura beaucoup plus tendance à suivre ses propres idées que celle des autres.
- Au besoin, ajouter "Comment peut-on t'aider avec ça? Qu'est-ce qu'on peut faire autrement?" Être prêt à reposer ces questions ou variantes jusqu'à ce qu'on arrive à une vraie solution.
- Terminer avec une note positive, tournée vers le futur et le lien de confiance avec l'employé. L'idéal est également de souligner une des forces de l'employé : "Merci d'avoir pris le temps de faire le tour de ça avec moi. Ta créativité nous aide beaucoup à trouver des solutions."
- Pour les cas récurrents ou plus critiques, prévoir tout de suite un suivi rapproché, qui va montrer à l'employé que c'est important.
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