6 étapes pour avoir un bon plan - Coronavirus / COVID 19

Voici 5 étapes pour aider une petite organisation à préparer son plan de prévention / intervention / contingence face à une pandémie.

6 étapes pour bien réagir
1- Réunir un petit comité de deux personnes ou plus. Il y aura au moins une personne-ressource, une personne crédible auprès de tous les employés. Et au moins l'un des membres du comité proviendra de la haute direction ou sera en lien direct avec eux.

2-  Réfléchir en comité aux questions suivantes :

• L'organisation doit-elle rester ouverte? Quels sont les "services essentiels"?
• Qui sont les personnes clés pour assurer ces services et comment peut-on réduire le nombre de personnes présentes au travail?
• Y a-t-il des employés qui sont à risque (ex. personnes âgées ou immunodéprimées) ou dont les proches le seraient?
• Comment les membres de la direction peuvent montrer l'exemple?
• Des employés voyagent-ils en transport en commun? Peut-on changer les horaires pour réduire la fréquentation durant les heures de pointe? Planifier du covoiturage?
• Y a-t-il des employés dont la famille est à l'étranger? 
• Les clients demandent-ils de connaître votre plan de contingence? 
• Des voyages, évènements, formations et autres rassemblements sont-ils prévus bientôt? Peuvent-ils être faits à distance ou reportés? 
• Quels postes et quelles tâches sont compatibles avec le télétravail? 
• Le ou les responsables des TI sont-ils équipés pour répondre à une hausse du télétravail et des vidéoconférences? Les forfaits de données suivront-ils pour les employés?
• Comment faire fonctionner l'organisation si 15, 30 ou 50% des employés s'absentent, préventivement ou parce qu'ils sont touchés par le virus, eux ou un de leurs proches?
• En attendant que le gouvernement statue sur les salaires des absents, quelle sera la politique?
• Quelles seront les mesures de sensibilisation, de prévention et de correction? Comment les fait-on connaître et appliquer?
• Et toute autre question qui apparaît pertinente selon les questions des employés ou de la direction, l'actualité ou le contexte de l'organisation...

3- Discuter avec des collègues d'autres organisations et lire des sources fiables pour être outillés (comme les textes indiqués plus bas). En sortir les éléments pertinents aux questions et cas établis au point 2.

4- Décider d'une ligne de conduite qui répondra aux situations les plus probables, rassurera les employés et empêchera les abus. On veut également réduire les dérapages possibles, par exemple, une équipe paniquée par la toux d'un collègue, ou une équipe insouciante envers un employé immunodéprimé.

5- Présenter un résumé des décisions aux responsables ou à tous les employés, si possible en équipe et avec un support écrit. La personne-ressource sensibilisera les employés et gestionnaires avec des informations fiables pour lutter contre les rumeurs et les craintes exagérées. Elle se tiendra ensuite disponible pour aider à répondre aux questions et résoudre des cas qui surviendraient. Elle sera également en charge de suivre l'actualité et le climat de l'organisation pour pouvoir réagir rapidement.

6- Réviser et adapter le fonctionnement à mesure de l'avancement de la situation. Nous vivons un moment unique de notre histoire récente, il est normal d'être déstabilisé, inquiet ou un peu sceptique. L'objectif est de garder l'esprit ouvert, de bien s'informer et de s'adapter rapidement.

Pour voir toute la série sur la pandémie, cliquer ici.

Textes utiles pour créer le plan
L'excellent guide de l'Ordre des CRHA
Guide de bonnes pratiques de la Fédération des chambres de commerces du Québec
Le coronavirus, obligations des employeurs et des employés
En isolement préventif contre le coronavirus, qui va payer le salaire?

Autres textes de sensibilisation
À quel point le virus est-il dangereux ?
Qui sont les personnes les plus touchées par le COVID-19?
Les gels désinfectants ne servent à rien (contre les virus)
Le port d’un masque de protection est inutile pour se protéger

Mis à jour le 17 mars

Les mesures du gouvernement pour le coronavirus / COVID-19

Pour voir les mesures les plus importantes pour les PME, voir mon texte le plus à jour ici.

On ne parle que de lui, que ce soit au travail, en famille ou entre amis. Le coronavirus - maintenant appelé COVID-19 - semble en voie de contaminer la planète entière...

Dur de savoir que faire dans une situation complètement nouvelle pour notre société. Le gouvernement québécois a décidé de trancher et a annoncé le 12 mars une série de mesures pour ralentir la propagation. Celles-ci auront de gros impacts sur l'ensemble des citoyens, voici quelques uns des éléments qui concernent les entreprises.

Isolement préventif de 14 jours
Les personnes qui reviennent de tout pays étranger devront se placer en isolement pour 14 jours. Cette mesure est obligatoire pour les employés de l'État, de la santé, des garderies et de l'éducation et fortement suggérée pour les autres. Les employés de l'État continueront de toucher leur salaire pendant leur période de quarantaine. On demande aux employeurs du secteur privé pour faire de même, dans la mesure du possible. À ce sujet, le premier ministre Legault a dit qu'ils vont "annoncer des mesures financières pour compenser..." dans les prochains jours.

Chômage
Le gouvernement fédéral a annoncé qu'il suspend la semaine de carence pour les demandes de chômages liées au COVID-19. Détails à venir...

Voyages à l'étranger
Il est maintenant interdit aux employés de la fonction publique de faire des voyages d’affaires à l’étranger et fortement suggéré aux autres employeurs de réduire ou annuler les voyages de leurs employés.

Télétravail
Il est fortement suggéré à toutes les personnes qui peuvent le faire de fonctionner en télétravail pour ralentir la propagation de la maladie. Les utilisateurs des réseaux de transport en commun sont également invités à les prendre en dehors des heures de pointe. On s'attend donc à ce que les employeurs assouplissent leur gestion d'horaire et facilitent le télétravail.

Regroupements
Le gouvernement demande de ne pas tenir de rassemblement intérieur de plus de 250 personnes et, de façon plus large, tout évènement qui n'est pas absolument nécessaire. Annoncée le 12 mars 2020, cette mesure est en vigueur pour 30 jours. Ceci ne s'applique pas aux transports en commun et autres services essentiels.

Cette mesure implique que plusieurs colloques, spectacles, salons de l'emploi, etc. seront annulés, et possiblement des formations, rencontres et autres activités de plus petite envergure. Les activités qui se tiendront quand même auront probablement un faible achalandage en raison de ces directives. D'autres remplaceront au moins en partie les déplacements par des vidéoconférences.

Autres éléments - à jour au 16 mars
À titre préventif, les écoles et services de garde seront fermés jusqu'au 27 mars. Les endroits comme les salles de spectacles, les centres de sport ou de ski, les cabanes à sucre, etc. doivent fermer également pour deux semaines. Les personnes de 70 ans et plus doivent avoir le moins de contacts possible avec les autres. On demande à tous de réduire au maximum les déplacements et les rencontres, ce qui devrait normalement inciter les employeurs à fermer temporairement ou à encourager fortement le télétravail.

Les impacts sont grands et le seront encore plus si votre entreprise a pignon sur rue ou concerne, entre autres, l'industrie touristique ou évènementielle, la santé, l'éducation ou les personnes âgées, ou tout autre service se donnant à un groupe de personnes. Il y aura également beaucoup d'impacts indirects : malaises ou absences lors des rencontres de groupe, augmentation de la consommation de la bande passante, retards ou abandons de projets, etc. Espérons que cette situation s'améliorera le plus rapidement possible.

Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.

Autres textes
Fil d'information officiel du gouvernement du Québec
François Legault annonce une série de mesures drastiques
Site internet du gouvernement du Québec
Actualité : les derniers développements

Mis à jour le 16 mars 2020 à 16h30

8 trucs pour recruter durant une pénurie - 1 -- TRANSFÉRÉ

Ce texte a été transféré dans notre nouveau blogue, cliquez ici pour y accéder :

https://alizerh.com/recruter-durant-penurie-rarete-embauche-gestion-rh/

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Suggestion de lecture : 6 tendances en RH pour 2020

Je suis un peu en retard pour les tendances pour 2020, mais il n'est jamais trop tard pour s'intéresser au futur...

Voici un résumé des tendances observées par Philippe Jean Poirier dans son article "6 tendances qui vont marquer la fonction RH et marque employeur en 2020" publié en janvier dernier.

1. L’actualisation des compétences
Entre autres, à cause de l'automatisation des tâches.

2. L’intelligence artificielle au service du développement professionnel
L’intelligence artificielle (IA) commence déjà à aider des entreprises à prévoir et optimiser le cheminement de carrière. En analysant par exemple la formation, les compétences, les projets développés..., l'IA peut évaluer les possibilités de développements et les besoins de formation des employés.

3. Revalorisation de la conciliation travail-famille
Celle-ci devient peu à peu un des premiers critères de choix d'un poste pour un candidat, et de raisons de rester pour les autres!

4. Le déclin des médias sociaux comme outils de recrutement
Les médias sociaux demeurent incontournables pour faire connaître la marque employeur, mais servent de moins en moins à recruter directement. Ils sont peu à peu remplacés par des algorithmes de sourcing.

5. Conscientisation des employeurs face au risque technologique
Après les dérapages des algorithmes de recrutement de grandes entreprises (ex. discrimination raciale et homme/femme), les RH réfléchissent à leur responsabilité professionnelle, vis-à-vis de ces solutions.

6. Diversification des équipes RH
Il y aura de plus en plus de gens provenant d’autres secteurs que les RH : communications, statistiques, psychologie, travail social, etc.

TruMontréal 3 : pas besoin d'être cool pour recruter !

J’ai participé au TruMontréal 2020 le 16 janvier dernier. Nous étions environ 150 à participer aux ateliers d’échange sur le recrutement innovateur, et voici un résumé de ce qui a retenu mon attention - 2e partie. Pour voir la série complète, cliquer ici.

Éric Bélair a animé l'atelier "Pas besoin d’être cool pour recruter"

Cet atelier est différent : M. Bélair a formé un panel avec trois employés qu'il a recrutés, pour savoir pourquoi ils ont accepté ses offres. 

Conserver le lien

Le premier a été embauché pour poste en TI. Contacté sur LinkedIn, il n’était pas en recherche active,  et il a répondu parce qu’il connaissait déjà Éric, qui avait gardé le contact sur LinkedIn. 

5 offres par semaine!

Il a reproché plusieurs choses à d'autres recruteurs : devoir passer plusieurs entrevues, échanges non transparents, aucune nouvelle de certains. Inacceptable alors qu’il reçoit en moyenne 5 offres d’emploi par semaine...

Créer le lien

La seconde a été recrutée pour un poste en recrutement : elle était déjà dans un emploi qu’elle n’appréciait pas, mais, l'occupant depuis seulement deux mois, elle n’osait pas répondre aux messages des recruteurs. Elle a toutefois répondu à celui d’Éric parce qu’il avait identifié une de ses forces dans son profil LinkedIn, ce qui l'a décidée à lui répondre. 

Une conversation plutôt qu'une entrevue à sens unique...

Le troisième employé a été recruté aussi pour un poste en RH. Ils ont déjà travaillé ensemble et c’est lui qui a contacté Éric alors qu'il était en processus avec d’autres employeurs potentiels. Il a souligné, entre autres, l’aspect conversationnel préférable à une entrevue traditionnelle. 

Les "trucs" qui fonctionnent
Les trois ont mentionné l'approche simple, l'intérêt, la transparence et la rapidité du processus. Que faut-il retenir de l'approche d'Éric?

• La « chaleur humaine » 
• L’humain avant le marketing!
• S’intéresser sincèrement au candidat, vouloir mieux le connaître, ce qui l’allume, comment il veut progresser.

Pour voir la série complète, cliquer ici.

TruMontréal 2 : flexibilité au travail, au-delà du télétravail !

J’ai participé au TruMontréal 2020 la semaine dernière. Nous étions environ 150 à participer aux ateliers d’échange sur le recrutement innovateur, et voici un résumé de ce qui a retenu mon attention - 2e partie. Pour voir la série complète, cliquer ici.

Le 2e atelier portait sur la flexibilité au travail et comment s’en servir comme levier en marketing RH, sujet initié par Geneviève Provencher.

Le groupe a tout de suite mis l’accent sur le télétravail. Une des recruteuses a lancé « On est à l’Ile des Soeurs, c’est pas compliqué, sans télétravail, on n’a pas de candidat! »

Le télétravail, première demande des candidats
Un autre renchérit : « Les 3/4 du temps, c’est la première question que les candidats posent. » Ça semble LE facteur qui va faire pencher la balance... Et même chose du côté des employés en place, c’est de plus en plus en demande.

Le plus demandé : le télétravail. Le plus difficile à implanter : le télétravail!
Mais il y a un hic... La direction et les gestionnaires sont très réticents à l'offrir plus largement. Il y en a encore beaucoup qui le considèrent comme un privilège dont les employés abuseront sûrement.

Certains rappellent les études comme quoi ces craintes ne sont pas fondées, etc. Et l’une qui l’a déjà implanté rappelle « Quand tu implantes le télétravail, les gens qui initient le mouvement veulent que ça fonctionne, ils sont souvent très productifs et honnêtes. Par la suite, si tu l’étends à tous, ça sera plus en fonction des individus. Mais quelqu'un qui triche en télétravail trichait sûrement déjà au bureau! »

Télétravail ou d'autres besoins?
Un autre rappelle que certains employés demandent du télétravail alors que leur besoin c’est un bureau fermé pour pouvoir se concentrer, un horaire différent ou de travailler un peu moins d’heures pour la conciliation travail-famille.

La flexibilité n’est pas que le télétravail ou les horaires variables
Un des participants rappelle que la flexibilité c’est aussi de choisir son environnement de travail : salon, bureau debout, bureau traditionnel, etc. Et d’en changer selon les besoins ou pour une meilleure santé (ergonomie).

L’équité semble un enjeu. On suggère d’offrir des programmes à la carte comme en assurances collectives.

L'exemple intéressant de Lowe’s 
L'entreprise a fait des groupes focus avec les employés de magasin : ils ont été surpris que les jeunes et les plus âgés aient le même discours : ils veulent de la flexibilité d’horaire - ce qui est difficile pour un commerce de détail. Mais ils souhaitent aussi de la flexibilité dans les tâches - soit varier les tâches et les endroits de travail, ce qui serait peut-être plus facile à implanter.

Et on termine en se posant cette question, est-ce de la vraie flexibilité qu’on veut offrir ou seulement le minimum pour attirer des candidats?

Pour voir la série complète, cliquer ici.

Emploi d'été : aide financière jusqu'à 100% du salaire !

Vous aimeriez embaucher un étudiant l'été prochain et obtenir une aide financière? Voici trois programmes à connaître! Mais vous devez faire vite, la date limite pour le programme le plus général étant le 28 février et les autres arrivant rapidement.

Service Canada - date limite : 24 février
Il s'adresse toujours aux jeunes de 15 à 30 ans mais comme en 2019, le jeune n'a plus besoin d'être étudiant pour être admissible. Les employeurs publics et les PME de 50 employés ou moins obtiennent 50% du salaire minimum et 100% pour les OBNL. Les demandes doivent être faites avant le 28 février pour 2020, voir les informations ici.

Fonds étudiant FTQ - date limite : entre le 15 et le 31 mars 
Le programme veut favoriser la création d’emplois d’été à caractère éducatif et social pour les étudiants des niveaux secondaire à universitaire. Les employeurs admissibles sont les petites entreprises de moins de 10 ans, les OBNL, les organisations syndicales et les coops. L'aide financière peut aller jusqu'à 90% du salaire brut. Pour plus d'information, cliquer ici.

Programme Desjardins au travail - date limite : mai ou autre selon les régions
Financé par les Caisses Desjardins, ce programme permet d’offrir un premier emploi d’été à des étudiants âgés de 14 à 18 ans. Les employeurs désirant participer au programme doivent s’inscrire au CJE de leur région. Dans ma région (Terrebonne-Mascouche), aux dernières nouvelles la date limite est en mai. Desjardins résume l'esprit du projet ici (cliquer sur Jeunes au travail au bas de l'écran). Informez-vous auprès de votre CJE, pour trouver le vôtre, vous pouvez cliquer ici.

TruMontréal 1 : doit-on encore afficher nos offres d'emploi ?

J’ai participé au TruMontréal 2020 la semaine dernière. Nous étions environ 150 à participer aux ateliers d’échange sur le recrutement innovateur, et voici un résumé de ce qui a retenu mon attention - 1re partie. Pour voir la série complète, cliquer ici.

Dans le premier atelier, Catherine Duhaime a posé une bonne question : en période de pénurie de main d’oeuvre, faut-il encore afficher nos offres d’emploi?

Effectivement, quand on ne reçoit plus de CV, ou en tout cas, aucun CV pertinent, quand certains postes exigent une recherche active (chasse de tête), pourquoi afficher?

Plusieurs ont répondu qu’ils affichaient « au cas où ». D'autres, et j’en suis, le font aussi pour avoir une référence, un lien qu’on peut envoyer facilement à un candidat potentiel ou pour assurer de la visibilité de l'organisation.

Mots clés
Une des recruteuses présentes a été elle-même en recherche d’emploi récemment et elle a raconté qu’après quelques recherches sur internet, les algorithmes ont commencé à lui présenter des offres d’emploi dans son domaine, sans qu'elle les demande. Ils ont sûrement pris les mots clés utilisés au début. Ce qui rappelle l’importance des mots clés contenus dans les affichages...

Du concret svp!
Une autre a donné son truc pour les métiers spécialisés et les postes manuels, elle s’assure que ses affichages seront très concrets : le candidat doit savoir en quelques mots simples ce que le poste veut dire au quotidien, qu'il voit facilement ce que seront ses tâches et les conditions de travail, et rien de plus : de toute façon le candidat ne lira pas le reste...

Un dernier a suggéré que, après quelques jours d’affichage, de faire comme si on était un chercheur d’emploi : chercher avec les mots clés, passer les étapes et voir comment ça se passait « si ça prend plus de 30 secondes pour trouver votre poste et appliquer... » Certains recruteurs ont renchéri sur cette règle du 30 ou 60 secondes, au-delà de ce délai il semble qu’on perdre énormément de candidats.

Ma conclusion? Le monde du recrutement change, et l’affichage va aussi sûrement changer. On ne sait juste pas encore comment...

Pour voir la série complète, cliquer ici.

Changements à l'équité salariale - 3e partie

Des changements importants ont été apportés à la Loi de l'équité salariale au printemps et à l'automne 2019. Rappelons que celle-ci s'applique à tous les employeurs sous juridiction provinciale employant 10 employés ou plus.

Voir les textes précédents première partie et deuxième partie, pour les ajustements à prévoir. Assurez-vous de lire mon AVERTISSEMENT à ce sujet aussi. Voici la suite des changements :

Changements dans l'affichage
Le contenu des affichages est également modifié.

Premier affichage

• il n’est plus obligatoire de réaliser un avis d’affichage.
• on doit y présenter la liste des évènements ayant généré des écarts salariaux survenus depuis l'exercice précédent, avec les dates de début (et de fin s'il y a lieu) de ces évènements.

Deuxième affichage

• si c'est le cas, mentionner qu'aucun renseignement n’a été demandé ni aucune observation présentée durant le premier affichage.
• indiquer que toute plainte portant sur les travaux d’équité salariale doit être déposée au moyen du formulaire prescrit par la loi.
• inclure les renseignements sur les recours possibles et les délais prévus, entre autres pour une personne salariée qui croit que l’employeur ou l’association accréditée aurait agi de mauvaise foi, etc.

Voir ici les détails et différents modèles d'affichage de la CNESST pour trouver celui qui correspond à votre situation.

Changements dans la déclaration (DEMES)
Notez que la déclaration (DEMES) est différente de l'exercice du maintien : l'exercice du maintien doit être fait tous les cinq ans, seulement à l'interne, tandis que la déclaration est une mise à jour de votre dossier à effectuer en ligne. Le délai pour la DEMES est le même que celui accordé pour la production de la déclaration de mise à jour au REQ.

Le changement : les employeurs doivent maintenant produire la DEMES annuellement jusqu'à ce qu’ils attestent avoir réalisé l’exercice initial d’équité salariale dans leur entreprise. Par la suite, les employeurs doivent produire la déclaration lorsqu'ils réalisent l'exercice du maintien de l’équité salariale dans leur entreprise. Lorsqu'ils attestent avoir réalisé l'évaluation du maintien, ils sont exemptés de produire la déclaration jusqu'à leur prochain exercice.

Cette obligation s’applique à tous les employeurs dont l’entreprise est immatriculée au registre des entreprises (REQ) et qui y ont déclaré 11 personnes salariées ou plus l’année précédente.

Pour aller plus loin
CNESST pour les affichages
Plus de détail par Lavery Avocats

Vous employez des travailleurs d'agence ou étrangers? À lire!

Depuis le 1er janvier 2020, un nouveau règlement encadre plus étroitement le travail des agences de placement, incluant celles qui recrutent des travailleurs étrangers temporaires.

IMPORTANT : ce règlement entraîne des risques et des obligations importantes pour l'employeur.

Ce règlement vise l’ensemble des entreprises qui offrent des services de location de personnel, en excluant celles qui exercent leurs activités à titre de sous-traitants, de sous-entrepreneurs et de services-conseils.

Permis obligatoire
À partir du 1er janvier 2020, toute agence de placement devra détenir un permis émis par la CNESST pour maintenir ses activités (avec une période de grâce pour donner le temps d'obtenir le permis). Elles devront également déposer une caution de 15 000 $ et indiquer le numéro du permis sur tous leurs documents d’affaires.

Obligations pour l'employeur

• S'assurer que l'agence détient son permis (une liste des agences sera disponible en ligne sur le site de la CNESST à partir du 20 janvier 2020). 
• Offrir aux travailleurs étrangers ou d'agence un salaire égal à celui d’autres employés de l’entreprise chargés des mêmes tâches
• Ne pas demander aux travailleurs étrangers des sommes supplémentaires autres que celles exigées par les programmes gouvernementaux canadiens. 
• Ne pas conserver des biens ou des documents appartenant aux travailleurs.

Risques pour l'employeur
L’agence de placement et l’employeur seront solidairement responsables des obligations pécuniaires. L'employeur pourrait ainsi être poursuivi par la CNESST pour des montants impayés de salaire, pour jour férié, etc. aux employés embauchés via une agence.

Pour en savoir plus
Informations par la CNESST
Obligations de l'employeur (site de la CNESST)
Le règlement