Comment réduire les absences au travail - 2

Dans la première partie (voir ici) on concluait que pour augmenter la présence au travail, on veut rendre la présence plus agréable et facile, tout en réduisant l'attrait du congé imprévu. Voici quelques trucs pratiques pour y arriver, en parlant ici des absents de bonne foi.

Faciliter la présence au travail

Ce poste est-il source de valorisation ou de stress ?

Lorsque l'ambiance est bonne et qu'on a éliminé des causes de gestion ponctuelle (ex. gestionnaire trop agressif ou trop laxiste), on commence par tenter d'éliminer le plus d'obstacles à la présence et faciliter notre gestion. Ceci est particulièrement vrai dans les domaines à horaires atypiques, 24h/24 ou le commerce de détail :

• offrir quelques jours de congés personnels annuels pour absorber les imprévus
• avoir une politique écrite et expliquer clairement les attentes
• tenir compte des horaires d'autobus : ex. si vous ouvrez à 8h30 et que l'autobus arrive à 8h32, vous aurez souvent des gens en retard
• réviser les horaires qui "accrochent": ex. si des gens manquent toujours la fin de semaine, embaucher un employé de plus pour mieux diviser les heures
• innover : systèmes de gestion d'horaire, autonomie des employés pour se remplacer entre eux, offrir une certaine flexibilité d'horaire
• remettre à tous les employés une carte avec les numéros à contacter en cas de retard. Une fois que l'employé a téléphoné et promis qu'il arriverait à 9h30, il est moins tenté de prendre la journée complète par la suite

Rendre les absences plus difficile

• avoir un fonctionnement bien connu des employés (idéalement écrit) pour traiter les retards et absences et l'appliquer. Ex. 3e absence non justifiée = mesure disciplinaire
• être compatissant avec les employés mais ferme sur le besoin d'être présent et fiable au travail
• entre autres : se détacher des "excuses" : "oui ton foie/ta grand-mère/ton auto est malade, je compatis. En même temps, on ne peut pas arrêter la production/la terre de tourner en attendant qu'il/elle se sente mieux. Je t'invite à prendre les mesures pour que ça ne t'empêche pas d'être à l'heure, et voici l'avertissement écrit."
• demander à l'employé ce que l'organisation peut faire pour l'aider, ce qui le responsabilise et l'empêche de se considérer en victime
• lier un des critères d'évaluation annuelle à l'assiduité
• utiliser l'humour : "Toute l'équipe s'est cotisée pour t'offrir ce superbe réveil-matin!"

Valoriser la présence

• accorder plus d'attention aux présents qu'aux absents : reconnaissance, souligner la présence - et surtout ne pas "chiâler" des absents auprès de ceux qui sont présents, eux...
• entre autres, souligner ceux qui sont toujours là, trop souvent oubliés : prix ou certificat lors d'une réunion annuelle, tableau des "plus présents"
• donner un "bonus de présence", ex. participation à un tirage, café et muffins gratuits ou certificat cadeau
• en faire un critère d'évaluation annuel
• en tenir compte lors des promotions, accès aux formations ou avantages, ex. donner la priorité de choix des vacances ou de stationnements aux gens les plus présents
• payer les journées de congés personnels non prises à la fin de l'année ou les donner en congés supplémentaires aux fêtes ou aux vacances

Le plus important
L'absentéisme s'installe souvent quand il génère peu ou pas de réaction immédiate. Il survient aussi lorsque l'employé est stressé, "coincé" ou qu'il se sent injustement traité, celui-ci peut alors prendre plus de congés pour compenser. Finalement, il arrive souvent lorsque l'horaire offert ne convient plus à la majorité.
S'il faut suivre les absences de façon systématique et rapide et s'assurer de contrôler les abus, de l'autre côté, il faut être flexible et à l'écoute pour s'assurer que la majorité du groupe soit toujours motivé à venir travailler. En traitant tous les employés comme des absents potentiels, on les incite presque à le devenir.
Lorsque tout le groupe commence à s'absenter plus souvent, c'est parce que l'adhésion au groupe ou à l'autorité ont été dépassés par ce qui compte aux yeux de l'employé : plus de temps à soi.