La Commission des normes du travail définit la gradation des sanctions comme le "principe selon lequel l'employeur doit sanctionner graduellement les fautes disciplinaires répétitives du salarié avant d'en arriver à le congédier. Note - La nature et la gradation des sanctions peuvent varier selon les entreprises et la gravité de la faute." En plus de respecter la Loi, la gradation sert à communiquer à l'employé que :
- son rendement ou son comportement ne sont pas acceptables
- qu'il doit les modifier selon les attentes de l'employeur
- sinon il recevra une sanction plus grande en fonction du contexte
- jusqu'à ce qu'il corrige la situation OU soit congédié.
La CNT n'est pas très claire sur le contenu ou les étapes précises de la gradation des sanctions. À part le classique "Avis verbal, avis écrit, suspension, congédiement", l'employeur peut aussi utiliser d'autres mesures et changer ces étapes. Dans tous les cas, il y a certains principes à respecter :
1- il doit s'assurer que l'employé contrôle les causes du problème : si elles sont hors de portée de l'employé, ex. un objectif inaccessible, une gestion déficiente, l'incapacité intellectuelle ou physique, etc., les mesures disciplinaires ne donneront pas de résultats et la CNT peut reprocher à l'employeur d'avoir utilisé les mesures disciplinaires au lieu de chercher à aider l'employé à surmonter les difficultés. En cas d'incapacité de la part de l'employé, on doit en effet aider l'employé et s'il ne réussit pas à répondre aux exigences, on parlera alors de congédiement administratif. Le flou possible demande à l'employeur d'être prudent avec type de congédiement et de consulter un spécialiste s'il y a un processus d’accommodement.
2- la gestion des mesures disciplinaires doit être équitable pour tous : un même comportement pour un même contexte et niveau de responsabilités devrait entraîner la même mesure. À l'inverse, on peut s'attendre que la mesure soit plus sévère si les conséquences ont été plus graves, si le niveau de responsabilités est plus élevé, etc.
3- les mesures doivent avoir pour objectif la correction du comportement et non la punition. L'employeur qui vise le congédiement dès le début des mesures disciplinaires pourrait être décelé par la CNT et devoir verser une importante compensation à l'employé congédié. Sans compter "l'effet sur l'équipe" expliqué plus bas, et que le dossier peut rester en mémoire à la CNT.
L'exception : la faute grave
En cas de faute grave commise par l'employé (ex. une fraude), on peut accélérer les étapes, par exemple en passant tout de suite à la suspension sans salaires, ou procéder directement au congédiement si le contexte le permet. L'employé n'ayant alors rien à perdre, soyez sûr de la qualité de votre dossier si vous deviez vous retrouver devant la CNT.
Ce dont la Loi ne parle pas : l'effet sur l'équipe
Si les mesures disciplinaires ont un fort effet sur l'employé, elles sont également marquantes pour l'équipe et parfois toute l'entreprise. Les employés sont très attentifs à tout ce qui peut toucher leur sécurité d'emploi et comprendront rapidement quels sont les comportements qui pourraient leur coûter leur poste ou ceux qui sont mieux tolérés. Une mesure disciplinaire est donc un message fort envoyé à toute l'équipe de ce qui est accepté ou non dans l'organisation.
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