Les médias sociaux sont un des outils internet utilisés au travail, et comme ces derniers, ils sont relativement récents dans le milieu de travail.
Une façon d'en assurer une utilisation saine est d'implanter une politique simple pour communiquer ce qui est souhaitable et obligatoire dans l'usage de TOUS les outils de travail, et qui vise à responsabiliser les employés. Par exemple, l'entente peut s'appuyer sur ces bases, valides pour tous les outils de travail, incluant les nouvelles technologies :
- l'entreprise est responsable de fournir des outils de travail appropriés et d'en assurer une utilisation adéquate, sécuritaire et équitable pour tous;
- l'employé est responsable d'utiliser ces équipements avec soin, de les remplacer en cas de bris ou de vol par sa négligence;
- il doit également respecter son devoir de confidentialité et de loyauté, ce qui inclut de contribuer à une image positive de l'entreprise;
- l'entreprise offre une certaine latitude aux employés pour l'usage personnel, mais pour des raisons d’équité et de sécurité, elle a également le droit de vérifier tous les usages et d'en contrôler les effets.
La politique générale devrait rappeler ce qui est accepté ou non, autant pour Facebook que pour l'usage personnel du téléphone ou du photocopieur.
Finalement, on voit souvent le désir d'implanter une politique afin de contrôler un problème existant. Le risque est élevé que ça ne fonctionne pas de façon satisfaisante parce que l'écrit ne règle pas les problèmes humains sans être appuyé par une saine gestion. Par exemple, savoir pourquoi les employés abusent ou utilisent mal les outils de travail permettra d'orienter la politique vers les besoins réels de l'organisation plutôt que sur le comportement fautif.
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