jeudi 11 juin 2020

Comment gérer les vacances spéciales de 2020...

Déjà le mois de juin?! Avec la pandémie, le temps ne passe pas de la même manière on dirait... Il est déjà temps pour certains de penser aux vacances, et pour moi de mettre le blogue en pause pour l'été.

Comme dernier billet de la saison, voici quelques idées pour vous aider avec la gestion des vacances 2020.


Gérer les vacances - été 2020
La pandémie donne des situations jamais vues : elle a changé nos habitudes, augmenté l'anxiété et créé toutes sortes de conditions inhabituelles dans la vie privée et au travail. 

Ceci inclut les vacances : des entreprises voudront rattraper le "temps perdu" alors que d'autres fonctionnent encore à effectifs réduits. Du côté des employés, les contraintes imposées par la COVID changent possiblement leurs intentions de voyage et leurs disponibilités. Sans compter que certains ont épuisé les banques d'heures, vacances et épargnes durant le confinement ou au contraire, ont accumulé des heures et l'envie de voyager enfin...

C'est donc normal de ne pas savoir quoi faire des vacances exactement cette année. Ont peut commencer par faire l'état de la situation : où en est-on par rapport à la présence des employés et aux congés/vacances disponibles, souhaitées ou obligatoires... Voici quelques réflexions pour aider à prévoir la suite :
  • Quel est l'état émotionnel des employés? Sont-ils fatigués, stressés, démobilisés, stimulés par le travail à distance ou le déconfinement? Ont-ils hâte de voyager ou sont-ils plutôt craintifs?
  • Ont-ils pu exprimer leurs besoins? Souhaitent-ils plusieurs semaines de vacances ou des journées de congé? Est-ce qu'ils aimeraient plutôt en garder pour l'automne, ne sachant pas s'il y aura des garderies/écoles ouvertes durant une 2e vague possible?
  • Comment concilier les besoins des employés, comme le repos ou le refus de rester à la maison - et ceux de l'entreprise, comme le niveau de services à offrir et le "cash-flow"?
  • S'il y a un gros écart entre les deux, quels outils ou solutions pourraient le réduire? Voir le point suivant...

Soyons créatifs!
C'est l'occasion d'être créatifs et de mettre en place de nouvelles pratiques, comme :
  • l'horaire flexible, semi-flexible ou l'horaire d'été
  • changer les façons de choisir les dates de vacances : consensus, tirages, alternance de 1er choix... 
  • les vacances volantes : inviter les gens qui ne peuvent/souhaitent pas prendre de vacances cet été à prendre au moins une journée par X semaines lorsque le rythme ralentit
  • quelques 5 à 7 ou rencontres plus festives, en personne, à distance ou mixtes
  • des primes temporaires, liées aux efforts, à la disponibilité ou aux risques de COVID
  • réduire les heures normales
  • embaucher des étudiants ou des gens temporairement
  • offrir des petits forfaits vacances, des cartes cadeaux, des congés... 
  • exemple : une entreprise a loué un chalet pour l'été et chaque employé y a accès un certain nombre de jours d'ici l'automne.
Ces suggestions peuvent être une façon originale de dire merci aux employés qui ont travaillé fort, et à garder un bon lien avec vos employés malgré la distance.

Et au travers de tout ça, prenez bien soin de votre client/fournisseur le plus important : vous-même!

Le blogue sera en pause jusqu'à la mi-août. 
Bon été à toutes et tous!

mardi 9 juin 2020

Agir plus pour l'équité - éditorial

Les terribles évènements racistes qui surviennent aux États-Unis ont mené, avec la mort atroce de Goerge Floyd à d'importantes manifestations partout dans le monde. 

Des collègues ont vu dans leurs entreprises des employés qui sont découragés, en colère, ou encore inquiets pour des amis et des membres de leur famille demeurant aux États-Unis. 




Si plusieurs se sentent solidaires ou interpellés, d'autres estiment que le Québec est très ouvert et que ces questions ne nous touchent pas vraiment ici. Ce qui est malheureusement faux : les Noirs gagnent des salaires moins élevés et ont un taux de chômage plus élevé. Ils ont également toujours plus de difficultés à trouver un emploi ou un logement que les autres citoyens. 

Si on ressent moins de racisme et de violence au Québec, on ne peut pas affirmer qu'il n'y en a pas ou qu'on ne peut rien y faire. Quel que soit notre rôle dans l'organisation, nous avons le devoir d'améliorer nos pratiques, d'être plus attentifs aux iniquités et moins tolérants ou silencieux quand on les voit.

J'aimerais de mon côté rendre hommage au travail incroyable des différents organismes d'employabilité. S'il n'y a qu'une seule action à prendre, je vous invite à en contacter quelques uns pour mieux les connaître. Idéalement dans le but d'embaucher des candidats qu'ils accompagnent, mais au moins voir comment améliorer vos pratiques pour assurer une embauche et une intégration réussie des gens diversifiés.

Voici aussi quelques textes pour en savoir plus, aider à intégrer plus de diversité en entreprise, initier des discussions ou changer les perceptions : 

jeudi 4 juin 2020

Pour de meilleures vidéoconférences - être efficace - 3

Après avoir vu comment améliorer le son, et comment améliorer l'image, voyons aujourd'hui quelques trucs pour être plus efficace en vidéoconférence.

Pour la personne 
  • Se préparer comme pour une rencontre en personne, avoir à portée de main les éléments pertinents : documents, présentation, ordre du jour...
  • Aviser les personnes susceptibles de passer près de nous que nous serons en vidéoconférence.
  • Mettre nos appareils (téléphone, cellulaire, courriels, etc.) sur "Ne pas déranger", ou au moins en mode silencieux.

Pour le groupe  
Prévoir un fonctionnement et commencer la rencontre en l'expliquant aux participants :
  • Inviter chacun à fermer son micro par défaut, et l'ouvrir seulement lorsqu'il doit parler.
  • Rappeler les éléments souhaités : quand utiliser le "chat" (conversation), la main levée et le micro.
  • Inviter chacun à mentionner un inconfort éventuel, par exemple un bruit de fond dérangeant, et comment le faire (ex. la fenêtre de "chat"/conversation).
  • S'il y a plus de quelques personnes, on peut inviter les gens à lever la main au lieu de parler directement. Il faut alors avoir une personne nommée pour suivre les mains levées et leur accorder la parole.
  • L'animateur devra être énergique pour maintenir l'intérêt, et attentif pour prévenir les "décrochages" et les problèmes. 

Pour les rencontres un peu plus longues, importantes ou complexes
  • Planifier les étapes, envoyer un ordre du jour.
  • Prévoir des pauses plus rapprochées ou diviser les rencontres. On ne devrait pas faire plus qu'une heure à la fois.
  • Prévoir et expliquer les rôles : hôte, animateur, responsable technique, conférencier, etc.
  • Tester à l'avance les éléments à présenter, ex. présentation PowerPoint, liens web.
  • Avoir des plans B : téléphone, tablette, caméra et micro de rechange...
  • Au besoin, l'animateur peut couper les micros de tous les participants durant l'intervention principale.

Deux derniers trucs... 
  • La situation actuelle est nouvelle pour tous : soyons indulgents envers soi et les autres. 
  • Et ne nous prenons pas trop au sérieux!

Pour rire un peu


Pour aller plus loin


mardi 2 juin 2020

Pour de meilleures vidéoconférences - l'image - 2

Après avoir vu comment améliorer le son, nous voyons aujourd'hui comment s'assurer de la qualité de l'image.

Rappelons que la vidéoconférence peut être très exigeante pour notre cerveau qui doit travailler plus fort pour ces raisons :
  • L'image est souvent floue, éclairée bizarrement ou incomplète.
  • Il y a souvent un décalage entre l'image et le son.
  • On regarde la plupart du temps un de nos écrans plutôt que la caméra, ce qui enlève le contact visuel normal auquel on est habitué.
  • C'est l'application qui choisit qui on regarde (en gros plan).
  • Le non verbal nous manque : difficile de voir le micro froncement de sourcil ou l'oeil appréciateur en Zoom...
  • On ressent des décalages sociaux inhabituels : ex. parler à ses collègues alors qu'on peut voir un enfant en pyjama passer en arrière, parler d'un projet important à son patron alors qu'on lui voit trop bien les trous de narine...

Assurer la qualité visuelle
Voici donc quelques trucs pour améliorer l'aspect visuel. 

Rappelons notre truc no 1 : lors des premières fois, ou avant une rencontre importante, tester la caméra pour vérifier la qualité de l'image. 

Encore mieux, placer un appel test avec quelqu'un que vous connaissez et demandez-vous lui son avis. Validez ces points :
  • L'angle de la caméra : essayer autant que possible de trouver la meilleure position pour la caméra et ainsi éviter les effets trous de narines, doubles mentons, ou demi-visages...
  • Position de l'application et de la caméra : si possible disposer ce qu'on regarde le plus (ex. fenêtre de Zoom) juste sous la caméra.
  • L'éclairage : réduire autant que possible les zones d'ombre ou trop éclairées, en particulier l'éclairage derrière ou autour de la tête. Avoir un éclairage diversifié et tester les effets selon la position et l'éclairage extérieur (pluie ou soleil, matin ou après-midi).
  • Les vêtements "effets spéciaux" : les rayures fines et certains autres motifs sortent très mal à la caméra.
  • Vêtements, coiffure et maquillage : entre autres avec la fermeture des coiffeurs, la plupart des gens n'ont jamais été autant "au naturel". On peut donc baisser d'un cran nos efforts pour améliorer notre apparence, et éviter ainsi d'avoir l'air trop chics. 
  • Idem : les caméras changent les couleurs et les dimensions perçues. On suggère un haut près du corps, et peu d'accessoires, de motifs et de couleurs. 
  • Accessoires ou arrière-plan qui "volent la vedette" : les éviter ou les déplacer, le but est de garder l'attention sur votre visage et non pas sur ce qui l'entoure. 
  • Bijoux non discrets : tout ce qui peut produire des reflets (ou du bruit).
  • Autres distractions visuelles : surtout ce qui est en mouvement ex. écran allumé, rideau qui flotte au vent, passages fréquents d'autres personnes...
  • Être conscient qu'il est facile faire une capture d'écran ou d'enregistrer l'écran durant une vidéoconférence, permettant par exemple d'étudier ensuite quels livres on trouve dans votre bibliothèque, comme Infoman se plait à le faire ces dernières semaines...
  • Pour cette raison et parce qu'une urgence peut toujours survenir, ou si la caméra n'est pas vraiment fermée, éviter de cacher votre linge sale en arrière de vous, ou de travailler en boxers!

mardi 26 mai 2020

500e publication, 500 fois merci !

Avec la pandémie, j'ai publié plus de textes que d'habitude et j'ai failli passer droit de la publication de mon 500e billet... Je pensais atteindre ce nombre cet automne, à peu près en même temps que les 18 ans de mon entreprise, mais la COVID m'a fait accélérer les publications depuis mars.

Depuis septembre 2008, j'ai publié sur ce blogue environ 4 billets par mois. Le premier portait sur la tendance à la hausse des salaires, juste avant la récession de 2009. L'histoire se répète, la pandémie de 2020 va sûrement créer un ralentissement économique et les questions de pénurie seront probablement mises de côté pour quelques années.

J'ai commencé à envoyer des nouvelles par fax et des courriels en 2003. Je suis passée au blogue dès que possible pour que les textes soient disponibles pour tous. Aujourd'hui, vous êtes 2000 abonnés à mon infolettre, et l'infolettre et le blogue n'ont jamais été autant lus. Votre assiduité et vos commentaires positifs me rassurent sur votre intérêt et m'encouragent à continuer.

Je remercie mes lecteurs et abonnés, ainsi que mes amis, clients, collègues et ma famille, bref vous tous qui me soutenez et m'encouragez, avec une mention spéciale à mon conjoint qui m'encourage depuis le début. Chers lecteurs, chers "encourageurs", merci, merci, merci! Ce blogue existe grâce à vous!

PS
J'ai eu un peu moins de travail habituel ces dernières semaines, j'en ai profité pour faire rafraîchir mon logo avec l'infographiste Patricia Rioux. Comme cadeau à mes fidèles lectrices et lecteurs, voici en première mon nouveau logo. Qu'en pensez-vous?

lundi 25 mai 2020

Déconfinement et rassemblements

Mis à jour le 9 juin 2020. Pour information générale seulement, consulter le site du gouvernement du Québec pour des informations à jour et vérifiées.


Attention
, il y a souvent une date pour le Grand Montréal, la MRC de Joliette et la ville de L'Épiphanie (appelées CMM, Joliette et L’Épiphanie ci-après) et une autre pour les autres régions du Québec. 

Pour savoir quelles municipalités font partie du Grand Montréal, voir ici.


Rappels importants 
  1. Tous les employeurs doivent respecter les mesures sanitaires et d'hygiène supervisées par la CNESST. Voir ici leur trousse COVID-19 qui sera utile, entre autres avec une application et des guides par secteurs d'activité.
  2. La santé publique et la CNESST recommandent de continuer à réduire le plus possible les déplacements et les contacts non nécessaires, entre autres en continuant le télétravail.

Sont déjà ouverts (sous conditions) : 
  • Soins de santé professionnels et thérapeutiques, ex. dentiste, ostéopathe, orientation de carrière, toilettage pour animaux et de nombreux autres. 
  • Également : services de garde de CMM/Joliette/L'Épiphanie pour les enfants dont les parents sont dans un des secteurs d'activités ouverts. 
  • Hors CMM/Joliette/L'Épiphanie : écoles, services de garde et centres commerciaux. 
  • Garages, mines, aménagement paysager, construction, commerce de détail avec accès à l'extérieur, manufacturier et services pour les entreprises ouvertes. 
  • Sports et loisirs extérieurs pouvant se pratiquer sans contact physique.
  • Établissements hôteliers, campings et pourvoiries.
  • Hors CMM/Joliette/L'Épiphanie : résidences de tourismes et chalets, etc.
  • Musées et bibliothèques (comptoirs de prêt), cinéparcs, production audiovisuelle.
  • Pour la saison estivale 2020 : piscines, pataugeoires, modules de jeux, jeux d'eau et blocs sanitaires situés dans des espaces publics ET extérieurs.

Dates de réouvertures :
  • Restaurants et terrasses : le 22 juin pour CMM/Joliette/L'Épiphanie, le 15 juin ailleurs. 
  • Le 15 juin pour CMM/Joliette/L'Épiphanie : soins personnels et esthétiques (ex. coiffure, épilation). 
  • Le 22 juin : camps de jours. Les camps de vacances sont toutefois annulés, sauf peut-être ceux pour enfants handicapés.
  • Fin juin : possibilités de réouvertures des salles de spectacles. 
  • Fin août : écoles secondaires. Écoles primaires du Grand Montréal/MRC de Joliette.

Rassemblements
Sont maintenant permis les rassemblements sous ces conditions :
  • Maximum de 10 personnes.
  • Ces 10 personnes proviennent d'un maximum de 3 ménages (ménage = personne demeurant à la même adresse).
  • En tenant une distance minimum de 2 mètres entre les personnes de ménages différents.
  • Permis à l'extérieur seulement, toutefois les gens ont le droit de rentrer à l'intérieur pour quelques minutes, par exemple pour aller aux toilettes.
  • Seront permis à l'intérieur à compter du 22 juin pour CMM/Joliette/L'Épiphanie et du 15 juin pour les autres régions.

jeudi 21 mai 2020

Pour de meilleures vidéoconférences - le son - 1

Depuis quelques mois, nous sommes nombreux à utiliser les outils de communication comme Zoom, Teams et compagnie. Voici quelques trucs pour diminuer la "fatigue Zoom" et augmenter la qualité de nos vidéoconférences en général.

Dans cette première partie, nous traiterons d'abord de la qualité sonore.

La transmission du son par internet diminue sa qualité, parfois de beaucoup. Sans s'en rendre compte, nous devons travailler plus fort pour bien comprendre les paroles. Plus le son est mauvais ou entrecoupé de sons inutiles, plus le cerveau travaillera fort et sera fatigué ensuite...

Et pour certaines personnes ayant un déficit de l'attention, un trouble du spectre de l'autisme ou une difficulté d'audition, ces effets sont multipliés! Alors voici des suggestions pour être entendu plus facilement.


Les premières fois, ou s'il y a un changement
  • Avoir un micro et des écouteurs d'excellente qualité. C'est un peu comme la qualité des pneus d'une voiture, ça peut faire toute la différence!
  • À faire au moins une fois, ou avec un nouvel équipement, appeler un complice ou s'enregistrer pour évaluer la qualité sonore.
  • Lors de ces premières fois ou des moments importants, tester l'audio.
  • Au besoin, changer d'équipement ou de local, ajuster l'emplacement du micro ou les paramètres, etc.
  • S'assurer de la bande passante internet : qu'elle correspond bien à vos besoins ou que l'ado de la maison ne la garde pas toute pour lui, au moins durant les vidéoconférences importantes.
  • Choisir un environnement qui réduit les échos : les tissus (meubles ou rideaux), le carton et le papier (et un peu le bois), génèrent moins d'échos que le métal ou le béton.

Avant la vidéoconférence
  • S'éloigner si possible des collègues ou autre personne qui pourrait parler à portée d'oreille.
  • S'assurer de fermer radio, TV, fenêtres, ventilateur, portes et autres sources possibles de bruits ponctuels ou de fond.
  • Pour les vidéoconférences importantes ou avec beaucoup de participants, avoir un animateur et un responsable technique.
  • Prévoir du temps au début des rencontres pour régler les problèmes courants, entre autres le fameux écho...

Durant la vidéoconférence
  • Couper le microphone lorsqu'on n'a pas à parler.
  • Éviter de : tapoter la table, manger, bouger des papiers, jouer avec un crayon, bouger les mains ou sa chaise, porter un bracelet ou un collier, ou même une cravate qui serait près du micro.
  • Éviter les petits mots qu'on utilise souvent en personne pour montrer notre intérêt comme "hum, c'est bien, ok"...

Dans les prochains textes nous verrons comment assurer une meilleure qualité de l'image et de la rencontre en général.

jeudi 14 mai 2020

20 conditions gagnantes pour réussir sa relance - COVID 6

Si ce texte vous intéresse, vous êtes probablement en train d'adapter vos processus de travail au contexte de la pandémie. Vous n'êtes pas seule ou seul : la nouveauté de la situation et les informations qui changent d'une semaine à l'autre nous obligeront à nous adapter pour encore un bon bout de temps. Voici aujourd'hui quelques "conditions gagnantes" pour aider à implanter et adapter les changements rendus nécessaires par la pandémie.

À se rappeler : le pire cas de figure est une éclosion dans votre organisation, avec des employés absents et d'autres qui auront peur de venir travailler, la possibilité de devoir fermer temporairement, les coûts de désinfection, la mauvaise publicité... Or, tous seront probablement très mobilisés au début, il y aura forcément un relâchement après un temps. C'est à ce moment que le danger sera le plus élevé, surtout s'il survient en même temps qu'un retour du virus.

Préalables
  1. Tous les responsables d'employés sont impliqués, du superviseur jusqu'au propriétaire.
  2. Ils font preuve d'empathie, de soutien et d'écoute (les 2 conditions requises pour la résilience)
  3. Les gestionnaires et la haute direction donnent l’exemple en tout temps.
  4. Les employés sont prévenus de ce qui s'en vient.
  5. Un plan de retour/reprise a été préparé et expliqué aux gestionnaires.
  6. La formation pour les employés est prête.

Communications
  1. Bien expliquer et former tout le monde au départ, puis répéter souvent, de plusieurs façons.
  2. Avoir des documents simples qui résument bien toutes les informations.
  3. Être concret : donner des exemples pratiques, utiliser des photos, faire essayer les équipements, tourner des petits vidéos, les éléments visuels ou schématisés seront saisis beaucoup plus facilement par toute l'équipe, encore plus nécessaire pour les personnes stressées.
  4. Au début, utiliser toute une série de rappels variés : ruban adhésif coloré, cônes oranges, affiches, images, courriels, textos...
  5. Les installer partout où il y a des risques, réels ou imaginaires : entrée, couloirs, salles de bains, équipements communs, lieux de détente...
  6. Au bout de quelques semaines, surtout si on sent un relâchement, renouveler l'intérêt : déplacer les affiches, utiliser une autre couleur de ruban, utiliser de l'humour pour souligner des comportements moins appropriés, etc. 
  7. Répéter, écouter, répéter!

Maintien à moyen et long terme
  1. Être ouvert et patient, encore plus envers les employés qui s'adaptent moins bien.
  2. Se rappeler que la majorité des gens comprennent moins bien ou moins vite en situation très nouvelle, imprévisible ou stressante. Et ici, on a les trois!
  3. Ces derniers temps, il y a tellement eu de changements dernièrement que certains ne sont juste plus capables d'en prendre...
  4. Être attentifs à l'humeur des employés.
  5. Rappeler qu'il y aura probablement un retour de la pandémie et qu'il faut maintenir les mesures jusqu'à l'arrivée du vaccin ou une meilleure connaissance permettant de diminuer ces mesures.
  6. Si un employé ne respecte par les règles, intervenir très rapidement mais très positivement : utiliser les mesures disciplinaires seulement après plusieurs rappels, explications et formations.
  7. Répéter, écouter, répéter!

mardi 12 mai 2020

Guide des mesures préventives ou sanitaires - COVID - 5

Même si vous avez un plan de relance des activités, vous aurez probablement besoin d'un guide, d'un manuel ou de quelques politiques pour encadrer les mesures préventives liées à la pandémie.


Je ne suis pas une spécialiste des mesures sanitaires, toutefois voici le résumé de ce que proposent Détail Formation, la CNESST et l'Ordre des CRHA sur leurs sites web :
* Il y a également des exemples pour d'autres secteurs d'activité, voir la section "Outils supplémentaires pour les secteurs"


Introduction et explications
  • Rappel de l'importance de ces mesures 
  • Reconnaissance envers la collaboration de tous
  • Comprendre la maladie : symptômes, risques et conséquences
  • Modes de transmission

Explication des mesures générales de prévention (bonnes au travail comme ailleurs)
  • Identification des personnes symptomatiques ou à risque
  • Distanciation physique
  • Lavage des mains
  • Étiquette respiratoire
  • Autres mesures d'hygiène 

Explication des mesures
On détaille toutes les mesures qui s'appliquent dans votre organisation. On peut les présenter par département, par activité, etc. Des photos, des exemples concrets, un tableau, etc. aideront à les expliquer et à les appliquer. Voici des thèmes qui pourraient vous être utiles, avec des exemples :
  • Mesures générales : nettoyage général des locaux et équipements communs, ventilation...
  • Équipements de protection individuels : quand les utiliser, où les trouver, comment les traiter après usage, matériel et usage accepté ou recommandé, emplacement et usage des produits de désinfection...
  • Aménagements des lieux : distance entre les postes de travail, pose de plexiglas, etc.
  • Mesures liées aux parcours des employés en interne : horaires, règles d'accès aux locaux, arrivées des employés, pauses, repas, équipements communs...
  • Mesures pour les mouvements externes : déplacements des employés, covoiturage, visite d'un client ou d'un fournisseur, voyage d'affaires...
  • Mesures liées aux clients ou aux visiteurs externes : procédures d'arrivée, d'essai d'un équipement ou d'un vêtement, pour les commandes, les retours de marchandises...
  • Mesures liées aux achats et à la réception de matériel
  • Protocole lors de l'identification d'un cas de COVID ou pour les employés ayant été en contact avec une personne touchée
  • Au besoin, voir les cas particuliers possibles chez vous et détailler au besoin : travailleuse enceinte, refus de travailler, retour d'un employé ayant eu la COVID, employés ayant des allergies, voyages à l'étranger, employés devant prendre soin d'enfants ou aidant des proches âgés, employés âgés, etc.

Obligations et conséquences
  • Résumé des obligations légales et morales de l'employeur et de l'employé
  • Rappel des conséquences en cas de non-respect des mesures
  • Indication que les mesures pourraient changer sans nécessairement être immédiatement reprises dans le manuel, étant donné le contexte de changement rapide.

Risques psychosociaux
  • Rappel des risques et des mesures et outils mis en place pour les réduire 
  • Rappel des politiques pertinentes, ex. prévention du harcèlement psychologique
  • Liste de ressources possibles : mesures de soutien interne, coordonnées de personnes-ressources, PAE, organismes pertinents.

jeudi 7 mai 2020

Plan de retour au travail - exemple de contenu - après-COVID - 4

Mis à jour le 13 mai 2020 - grâce aux bons conseils de Marie-Ève Champagne, spécialiste SST. Merci Marie-Ève!

Nous avons vu la semaine dernière les étapes pour préparer un plan de réouverture et celles pour le mettre en oeuvre.

Voici maintenant les grandes lignes d'un plan général pour l'ensemble des employés d'une PME, un exemple à adapter selon votre situation.

Le plan n'est pas un manuel qui explique les mesures en détail, c'est un court document qui sert seulement au début, pour assurer la compréhension générale des mesures, expliquer comment elles seront implantées, dans quel ordre, pour qui, etc. Le plan sert à guider les gestionnaires, à informer et rassurer les employés et les clients. Mais surtout, il vise à mobiliser toute l'équipe pour faciliter les changements. Faire des changements n'est pas facile en partant, en faire beaucoup, en période incertaine comme maintenant, c'est un gros défi pour tous.

En gros, le plan devrait couvrir ces thèmes :
  • Mesures sanitaires et précautions
  • Reprise du travail
  • Horaires de travail
  • Clients et fournisseurs
  • Reconnaissance.
Deux excellents guides (ordre des CRHA et CNESST) vous aideront à compléter votre plan et vous donneront des outils, entre autres des listes aide-mémoire. La CNESST a également créé une application, voir les liens pour Android et Apple sur cette page.

1- Introduction
  • Rappel de l'importance de la santé physique et mentale, et de la sécurité des employés, que ces mesures sont essentielles pour la sécurité de tous et que l'employeur a l'obligation légale de les appliquer.
  • Expression de la confiance dans l'avenir de l'organisation et de la reconnaissance envers les employés pour leur collaboration.
  • Remerciements aux employés qui ont maintenu des services essentiels ou se sont trouvés en situation à risque, et ceux qui ont travaillé à la réouverture et à la production du plan.

2- Plan de relance
  • Résumé des prochaines étapes prévues, en gros quelles personnes/services/fonctions vont recommencer à quel moment, avec des précisions sur les horaires ou autres informations importantes pour la majorité des employés. Par exemple, on indique qui sera en télétravail, qui reviendra à temps partiel et à temps complet.
  • Avertissement que le plan pourrait changer en fonction des directives du gouvernement, etc.

3- Détail des mesures prévues
  • Synthèse des mesures générales pour tous : explication du déroulement des arrivées, pauses et dîners, mesures d'hygiène et de distanciation, où se trouveront les équipements de protection, qui sera en charge de quel aspect, etc. Incluant les mesures si un cas de COVID survenait ou était soupçonné au travail.
  • Un tableau est suggéré pour démêler les différentes mesures. Il peut être divisé par département, par type de mesure ou par chronologie.

4- Mise en application
  • Étapes et délais prévus pour le déploiement des mesures s'il y a lieu, et rappeler au besoin que chaque département aura ses mesures particulières à respecter.
  • Déroulement de la première journée de travail : dans quel ordre les employés entreront, comment se feront les vérifications à l'entrée, qui leur donnera la formation pour les nouvelles mesures, etc.
  • Rappel en douceur que le non respect vaudra une intervention rapide d'un responsable en donnant des exemples : formations d'appoint puis mesures disciplinaires. 

5- Communications
  • Rappel que le tout sera expliqué durant une rencontre/formation au retour de l'employé au travail et qu'un guide ou un manuel leur sera donné par la suite. 
  • Invitation aux employés à poser des questions, à exprimer leurs préoccupations et à faire des suggestions.
  • Noms des personnes ressources, entre autres pour recevoir ces communications et les dates des prochaines communications.
  • Remerciement à tous les employés pour leur implication.