Trucs PME pour concilier travail et vie privée

On pense souvent que les grandes entreprises sont mieux outillées pour favoriser la conciliation travail-famille. Or, la PME est en fait souvent mieux placée pour s'adapter à la réalité des travailleurs.

Les entreprises et leurs gestionnaires trouvent en général difficile cette conciliation, essentiellement parce que le modèle actuel (et désuet !) est bâti sur les heures travaillées plutôt que sur les résultats obtenus. Par contre, des pré-retraités réclament maintenant la semaine de 4 jours, autant que les parents ou les employés à la vie sociale bien remplie.

Si on ajoute les outils technologiques permettant le télé-travail, la mondialisation et l'accent mis sur le savoir plutôt que sur la force physique, les entreprises qui entreprendront ce virage obtiendront bien plus que des employés plus heureux et fidèles, mais une hausse nette de productivité. Parce qu'on obtient ce qu'on mesure (et paie) : payez des heures, vous obtiendrez des heures. Payez des résultats et c'est ce que vous obtiendrez...

Et voici quelques trucs aisément applicables en PME et qui seront bien appréciés de la part des employés :

• donner au gestionnaire de premier niveau une grande flexibilité en terme de gestion des congés, des heures supplémentaires et des horaires (au besoin avec quelques balises générales)
• convertir les congés de maladie en congés personnels
• clarifier les congés et conditions, et réviser ces politiques avec différentes situations en tête (pré-retraité, jeune parent, génération Y)
• ne pas payer 100% des congés non pris pour éviter le présentéisme et la division entre ceux qui prennent des congés et ceux qui se les font payer
• créer des listes de disponibilités pour les heures supplémentaires et discuter de la rotation en équipe
• aviser les employés le plus longtemps possible d'avance pour tout changement d'horaire
• offrir une plage horaire d'arrivée et de départ
• évaluer l'employé sur les résultats plutôt que sur le nombre d'heures travaillées

Autres idées et informations sur le site portant sur le sujet du gouvernement provincial (voir, entre autres, la section documentation) : http://www.mfa.gouv.qc.ca/...

Mis à jour octobre 2016

Comment se passe l'évaluation chez vous ?

Et dans votre organisation, comment se passe l'évaluation de rendement ? Nous avons fait un mini sondage en ligne en octobre 2010 et voici les résultats :

Question : Comment se passe l'évaluation de rendement dans votre organisation 

• 39 %  -  Elle se fait, mais plusieurs sont insatisfaits (20)
• 33 %  -  Ça se passe plutôt bien (17)
• 21 %  -  Il n'y en a aucune et c'est bien dommage (11)
• 3 %    -  Il n'y en a aucune et c'est tant mieux (2)
• 1 %    -  Il y en a une mais elle n'est pas utilisée (1)

Total répondants : 51

Comment faire l'évaluation du rendement

Après avoir vu les grands principes de l'évaluation (voir tous les articles sur le rendement ici), comment faire concrètement un bon processus d'évaluation ?

En général, le superviseur immédiat rencontre son employé afin de mettre par écrit quelques éléments qui ont été déterminés au début d'une certaine période de référence (maximum 1 an). Le plus souvent on fera le bilan de la période en fonction de certains critères ou de l'atteinte d'objectifs. On peut également déterminer quelques objectifs qui guideront l'employé pour l'année à venir. Ce processus peut se faire en 30 minutes par employé par année, et permet de répondre aux objectifs principaux d'une évaluation du rendement (voir ici).

Le document peut également être bâti de façon à atteindre plusieurs autres objectifs de notre liste : par exemple en révisant ensemble la description de poste pour voir ce qui a changé, ou en donnant un pointage qui permet de calculer un pourcentage de boni annuel.

L'évaluation gagne à se faire sur un mode égalitaire, participatif et à mettre l'accent sur les objectifs à rencontrer. Par exemple, on peut donner à l'employé le document à l'avance afin qu'il le remplisse selon son point de vue et l'inviter à établir quelques uns de ses objectifs personnalisés.

Avec ce type de discussion visant l'accord du superviseur et de l'employé sur le contenu, l'employé sera bien plus favorable à en appliquer les conclusions.

Congrès mondial RH 2010 - citations suite

 Voici la suite et fin des citations qui m'ont marquée lors du Congrès mondial RH 2010 de la semaine passée (voir la première partie ici).

Conférence de Dan Tapscott

• Les institutions -santé, politique, éducation, travail - ont encore tendance à diffuser au lieu d'interagir.
• L'évaluation annuelle est dépassée, les évaluations de rendement du futur se feront en continu. 

Conférence reconnaissance avec Christophe Laval

• 90% des entreprises US ont un programme de reconnaissance mais 60% des employés ne se sentent pas reconnus.
• En France, la reconnaissance est la 1re attente des employés dans les sondages.
• Sondage reconnaissance : les réponses du Canada anglais et États-Unis sont plutôt similaires.
• Les réponses du Québec se situent entre celles de la France et des anglophones.
• La différence entre la reconnaissance et la manipulation ? L'authenticité.
• Partout, on exige des résultats, mais on surveille et récompense les processus.
• Mon interprétation : on veut résultats mais paie surtout selon le nombre d'heures travaillées. 

Cascade - Maryse Fernet

• sondage employés "Est-ce que l'aspect développement durable a joué un rôle dans votre décision de venir travailler chez nous ?"

Nancy J. Adler

• MBA and others are shifting from "decision making" to "design".
• And from motivation models to inspiration models.

Congrès mondial RH 2010 - citations en vrac

J'ai participé au 13e Congrès mondial des ressources humaines et j'ai pu y recueillir une foule d'information utile et de citations inspirantes ou amusantes que j'ai le goût de partager ici avec vous. Dans ce billet, d'abord, voici les citations en vrac.

"Arrêtez de fidéliser, bâtissez une relation !" Christophe Laval

"We'll shift from the "value for the customer" to the "customer's values" Éric Noël

"Get rid of the R in HR. I'm not a Resource, I'm a Human being !" Henry Mintzberg C'est ma préférée du congrès

Également entendu d'une participante au congrès : "J'ai toujours l'impression de sortir de la conférence en étant capable de résumer ça facile en 1 ou 2 phrases". Réponse de sa collègue : "Alors pourquoi on est pas capable de l'appliquer ?"

De mon collègue @philpl mais je l'avais bien aimée aussi : "If you really want to know someone, either marry them or work for them." Henry Mintzberg  :)

D'un collègue Twitter @EtienneBeaulieu  "Replace PowerPoint with participation and dialogue!"

Idem, de @phuongvyta tirée d'une conférence de Heenan Blaikie : "Est-ce qu'on a vraiment une vie privée sur Facebook lorsqu'on a 300 amis?" et "Facebook est devenu un vrai outil de travail pour les avocats"

"Do you want to be managed by someone who doesn't lead? To be leaded by someone who doesn't manage? You want both. !" Henry Mintzberg, retransmis par @vlessardbeenox

"Stragegy won't come from strategic meetings, it comes from dealing with customers and problems" Henry Mintzberg

Comment réussir l'évaluation du rendement

En raison des impacts importants et du temps que l'évaluation demande dans son ensemble, celle-ci fait partie des pratiques essentielles dont il vaut mieux s'abstenir plutôt que de la faire de la mauvaise façon. Par contre, comme nous l'avons vu dans notre billet précédent, il va
ut la peine d'investir pour profiter des nombreux avantages de l'évaluation de rendement.

Son succès - en fait son effet réel sur le rendement - dépend de trois facteurs :

• le support de la direction
• l'adhésion du superviseur et de ses employés
• la formation du superviseur

Lorsqu'un de ces trois éléments manque, elle devient pénible, inégale ou inefficace. On doit donc s'assurer que ces trois facteurs soient tous présents, et les meilleurs moyens pour y arriver sont de :

• former les gestionnaires et les patrons sur l'utilisation de l'outil et la rencontre d'évaluation 
• donner une courte formation ou séance d'information aux employés
• inclure activement les patrons dans le processus
• intégrer la réalisation des évaluations comme objectif ou facteur dans l'évaluation des superviseurs eux-mêmes 
• faciliter sa réalisation : simplicité et rapidité de l'outil et du processus
• éviter les pièges courants, que nous verrons dans notre prochain billet

Paragraphe marketing (voir ici)
Chez Alizé ressources humaines nous pouvons vous aider à augmenter le rendement des employés en adaptant l'évaluation actuelle ou en en bâtissant une nouvelle. Par exemple, nous pouvons monter une évaluation sur mesure qui sera appréciée autant du gestionnaire que de l'employé, et former le gestionnaire pour faciliter sa tâche. Nous pouvons également mettre au point un lien simple entre l'évaluation et l'augmentation annuelle.

Sous certaines conditions, notre aide est généralement admissible à une aide financière de la part d'Emploi-Québec. N'hésitez pas à communiquer avec nous pour en savoir plus ! 450-966-0731

Les 12 avantages de l'évaluation de rendement

L'évaluation de rendement est souvent perçue comme un mal nécessaire par bien des gestionnaires. Pourtant, selon les objectifs de l'entreprise, l'évaluation de rendement peut permettre de :

1. communiquer les attentes de l'employeur envers l'employé et inversement
2. augmenter le rendement individuel et collectif
3. augmenter la rentabilité
4. faciliter la gestion des priorités
5. déterminer l'augmentation salariale ou la part variable de la rémunération
6. corriger des comportements inadéquats et favoriser les bons comportements
7. documenter les cas problème autant que les progressions

Et en plus de :

1. détecter les besoins de formation
2. déterminer ou clarifier les objectifs personnels de l'employé
3. mettre à jour la description de poste
4. mieux prévoir/accompagner le développement de carrière au sein de l'entreprise
5. faciliter un changement organisationnel

Si nécessaire, l'évaluation de rendement peut se faire en moins de 30 minutes par employé par année. Qui dit mieux en terme de rapport "résultats vs temps investi" ?

Bien sûr, un peu plus de temps permettra d'atteindre plus d'objectifs dans cette liste et aura plus d'impact encore. L'évaluation de rendement est un outil flexible et évolutif, extrêmement puissant si elle est faite avec rigueur. Nous verrons dans notre prochain billet les bases d'une évaluation de rendement réussie. Pour voir tous les billets de la série, cliquer ici.

La productivité après 14h...

Un sondage réalisé par Accountemps a demandé aux gestionnaires à quelle période de la journée ils constataient la productivité la plus faible chez leurs employés. Sans surprise, les résultats montrent que c'est après 16h que la productivité est plutôt, disons, absente...

Voici donc divers trucs pour éviter ou réduire l'effet des baisses d'énergie de l'après-midi.

Les trucs "physiques"

• bien manger au midi : trop manger, prendre de l'alcool, le sucre et le gras endorment. Le manque de protéines et de certains éléments nutritifs également !
• bien dormir la nuit : une évidence mais avec l'alimentation, probablement la raison numéro 1 de nos coups de barre de l'après-midi...
• prendre une pause, méditer, se changer les idées : autre raison fréquente, nous ne prenons pas assez de pauses.
• s'étirer, marcher, bouger, changer de position dans sa chaise ou l'angle de son écran, se lever de sa chaise en parlant au téléphone : le maintien dans une même position de façon prolongée ralentit notre système et nous engourdi.
• aérer la pièce, respirer profondément, regain d'énergie instantané !

Les yeux

• regarder à l'extérieur : un travail à l'écran fatigue les yeux qui finissent par se "fermer tout seul"
• regarder un mur bleu : si on n'a pas de vue à l'extérieur, la couleur bleue repose les yeux
• se masser le tour des yeux, le visage, le cou
• s'exposer à la lumière : le niveau d'éclairage influence nos phases d'éveil et de sommeil, c'est une des raisons pour lesquelles on est souvent moins productifs au coeur de l'hiver 

Le rythme

• garder les activités les plus intéressantes ou actives pour l'après-midi
• garder celles demandant une grande concentration pour le matin
• respecter son rythme personnel : certains sont plus de l'après-midi, d'autres du soir ou du matin. Connaître son rythme et le respecter permet d'être plus productif et même, plus heureux au travail.

D'autres plus farfelus, plus difficiles à appliquer, moins "professionnels" ou dont l'efficacité n'est pas prouvée, mais ça peut vous inspirer :

• abaisser la température : la fraîche réveille...
• demander à un collègue de nous "faire une peur"
• prendre congé : ça marche une fois, ensuite ça peut donner une mauvaise réputation...
• mettre du poivre dans ses souliers
• penser à un évènement marquant, stimulant
• respirer de façon exagérée et très rapide durant 30 secondes : l'hyperventilation étourdit mais ça réveille ensuite
• manger épicé au midi
• bâiller à répétition
• écrire sur un papier les prochaines étapes pour ne pas avoir à se concentrer sur notre agenda
• garder les rencontres et les conversations téléphoniques pour l'après-midi : elles seront peut-être un peu moins efficaces mais vous empêcheront de vous endormir
• se passer de l'eau froide ou même un glaçon dans le visage
• faire une sieste : pour les plus chanceux qui le peuvent, la sieste est bénéfique
• se masser les mains, les pieds ou les endroits tendus de façon stimulante

Et vous, quels sont vos trucs ?

Mis à jour  le 13 sept. 2016

Employé ponctuel demandé

 
Dans le palmarès des qualités demandées lors du recrutement, se retrouvent ponctuel, fiable, dynamique et aimant le travail d'équipe. 

Je recrute depuis 1999, mais je n'arrive toujours pas à discerner ces qualités durant le recrutement ! C'est que bizarrement, presque tous les candidats prétendent posséder ces qualités... Pourquoi ces 4 qualités sont-elles si en demande et à la fois si difficiles à déceler en recrutement ? Voici mes hypothèses...

• ces qualités sont exigées partout :
• admettre qu'on ne possède pas une de ces qualités menace l'égo
• et même sans égo, le candidat n'est pas fou ! Qui répondra honnêtement qu'il est souvent en retard ? Qui écrira dans son CV qu'il préfère travailler seul ?
• la définition varie selon le rôle et la personne qui les évalue : le travail d'équipe selon le patron peut être à 100 lieues de la définition qu'en a l'employé -"J'aime travailler en équipe quand c'est moi le boss..."
• on est mauvais juge de certaines de nos propres qualités. Pensez à certains qui se pensent bons gestionnaires ou boute-en-train, mais dont on se plaint une fois qu'ils sont sortis de la pièce ?
• ces qualités étant difficiles à vérifier, il est plus facile de déformer la vérité, surtout si c'est par omission... Par exemple, les gens sont "fiables" par définition, c'est le "envers qui" qui n'est pas toujours mentionné
• les gens ne possédant pas ces qualités sont très probablement sur-représentés dans les chercheurs d'emploi les plus actifs

J'en suis donc venue à les éliminer totalement de mes offres d'emploi et à leur préférer d'autres qualités, celles pour lesquelles j'ai plusieurs façons de vérifier la présence ou non chez le candidat. Je valide toujours, par exemple, le type de tâches et le profil de patron que les candidats rejettent et ceux qu'ils préfèrent. Je préfère également les questions plus "techniques" qui n'attaquent pas l'égo et sont plus faciles à vérifier, par exemple de fournir des exemples de leurs réalisations ou réactions face à une situation donnée. J'utilise également les tests maisons pour tout ce qui est vérifiable de cette manière : calculs, français, usage d'un outil ou d'un logiciel.

Mais s'il faut absolument quelqu'un possédant une de ces qualités ? Je pose des questions complémentaires et je vérifie les emplois antérieurs de façon plus extensive. Pour la fiabilité, je peux valider les dossiers de crédit, criminel et de conduite. S'il s'agit du travail d'équipe, je peux monter une mise en situation également. 

Mais aucune de ces validations ne vaudra un suivi très serré lors des premières semaines en situation réelle de travail.

Durée de vacances optimale - mis à jour

D'après vous, quelle est la durée optimale de vacances pour revenir en forme, sans avoir trop de difficultés à vous "remettre dedans" au retour ? Je vous invite d'abord à répondre à cette question dans ce sondage éclair :

Les résultats du sondage (août 2010)
75 personnes ont répondu au sondage :
3 semaines : 68%
2 semaines : 21%
1 semaine : 5%
4 semaines et plus : 5%

Si le 3 semaines l'emporte haut la main, paradoxalement, le "4 semaines et plus" semble trop pour la grande majorité des répondants.

L'étude
Maintenant, selon une recherche doctorale de Dena Ann Dries (University of the Rockies, Colorado Springs, USA), les bénéfices pour le bien-être mental et professionnel des vacances atteindrait un pic après environ 10 jours. http://bit.ly/cvyK9J

Toutefois, on voit souvent que 10 jours de vacances (ou 2 semaines) ne sont pas l'idéal pour tout le monde. Une semaine permet à certains de bien recharger leurs batteries, pouvant même considérer que 2 semaines sont trop longues parce qu'ils trouvent beaucoup plus difficile de revenir au travail ensuite. Certaines personnes auront besoin de 3, 4 ou même 5 semaines pour sentir qu'ils ont complètement décroché, et il y a des tâches ou des postes qui sont plus exigeants que d'autres. Malheureusement, rares sont les milieux de travail pouvant offrir des vacances de longue durée. Les personnes nécessitant plus de temps de vacances s'organisent alors autrement. Différents arrangements peuvent les aider, que ce soit en collaboration avec leur employeur ou inhérents au type d'emploi, comme les emplois saisonniers ou le travail autonome.

La durée des vacances est quelque chose de personnel mais la façon dont celles-ci seront prises est importante et influencera grandement l'énergie disponible au retour. Les PME qui durent ont d'ailleurs tendance à favoriser les vacances de leurs employés, par l'embauche d'étudiants par exemple. Reste alors l'employé, qui est responsable de vraiment profiter de ses vacances, par exemple en fermant le cellulaire et les courriels du travail.

Publié en août 2010 et mis à jour en juillet 2012.

Paragraphe "marketing" (voir mon précédent billet qui explique cet ajout)
Chez Alizé ressources humaines, nous pouvons aider à la gestion des vacances. Par exemple, afin d'éviter les conflits lors de l'attribution des vacances, nous révisons ou mettons en place une politique simple pour bien communiquer la gestion des vacances.