En général, le superviseur immédiat rencontre son employé afin de mettre par écrit quelques éléments qui ont été déterminés au début d'une certaine période de référence (maximum 1 an). Le plus souvent on fera le bilan de la période en fonction de certains critères ou de l'atteinte d'objectifs. On peut également déterminer quelques objectifs qui guideront l'employé pour l'année à venir. Ce processus peut se faire en 30 minutes par employé par année, et permet de répondre aux objectifs principaux d'une évaluation du rendement (voir ici).
Le document peut également être bâti de façon à atteindre plusieurs autres objectifs de notre liste : par exemple en révisant ensemble la description de poste pour voir ce qui a changé, ou en donnant un pointage qui permet de calculer un pourcentage de boni annuel.
L'évaluation gagne à se faire sur un mode égalitaire, participatif et à mettre l'accent sur les objectifs à rencontrer. Par exemple, on peut donner à l'employé le document à l'avance afin qu'il le remplisse selon son point de vue et l'inviter à établir quelques uns de ses objectifs personnalisés.Avec ce type de discussion visant l'accord du superviseur et de l'employé sur le contenu, l'employé sera bien plus favorable à en appliquer les conclusions.
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