Comment réduire les absences au travail - 1

S'il y a un thème qui fait beaucoup parler les gestionnaires et les rh, c'est bien les absents et les retardataires. Les absents n'ont pas juste tort, certains donnent également des maux de têtes à leurs collègues et gestionnaires. Absents ou retardataires, lorsqu'ils dépassent la norme de l'entreprise, ils se gèrent sensiblement de la même façon et je les appellerai les absents.

Si vous avez un seul absent à répétition, ou un faible pourcentage, c'est le cas le plus simple : le problème vient probablement de l'employé. Vous aurez une conversation franche avec lui*, pour savoir s'il s'agit d'un effet temporaire (santé, problème personnel ou au travail), et selon ses réponses et son désir de changer, vous vous entendez ou entamez les mesures disciplinaires et les suivez religieusement jusqu'à ce que votre "mauvais exemple" quitte ou soit remercié.

Lorsqu'il est plus répandu, l'absentéisme est plutôt le "symptôme" d'un problème de gestion qui ne se corrigera pas de façon individuelle : si plusieurs employés trouvent plus payant ou facile de s'absenter plutôt que d'être présents, quelque chose ne fonctionne pas dans la gestion de la présence au travail. Ça a l'air simple dit comme ça, mais c'est une situation courante difficile à changer une fois installée.

On doit commencer par se questionner : est-ce un changement récent ou une tendance à long terme ? Depuis que Untel est chef d'équipe ? Ou depuis qu'on a interdit les pauses cigarettes ? Est-on trop rigide alors que la tendance est à l'assouplissement des horaires ? Qui est touché, un type de poste ou d'horaire ? Quels sont les avantages et les conséquences pour l'employé d'être absent ? Comment on valorise la présence ?

Pour corriger le tir, en gros on veut rendre la présence plus agréable et facile, autrement dit "récompenser" ceux qui sont assidus, tout en rendant la vie plus difficile aux absents. Nous verrons des exemples concrets dans le prochain billet (voir ici).

* Voir également cet exemple vécu où cette conversation a permis de régler le problème.

Joyeuses Fêtes !

Je profite de la fin d'année pour vous remercier et vous souhaiter une très belle année 2014.

Ayant eu une année 2013 mouvementée, j'en profite également pour me faire un petit cadeau en recyclant une photo de 2007 :)
... m'épargnant ainsi un peu de travail !

Ce clin d'oeil vous dit à quel point je suis poche en Photoshop. En même temps il m'amène à nous souhaiter - je m'y inclus - d'être plus ouverts à nous simplifier la vie, au travail et ailleurs. D'être plus indulgents envers nous-mêmes et envers les autres.

Ça demande d'accepter les différences et les écarts aux normes, une certaine souplesse pour moins s'en faire avec la vie et avec ce que les autres en pensent.

Moins stresser avec les échéances, moins viser la perfection, moins de ménage et de magasinage, pour passer plus de temps dans les occupations et avec les gens qui nous rendent vraiment heureux.

Encore merci de votre fidélité à mon infolettre et à mon blogue depuis 2008.
Je ferai relâche en janvier, de retour en février.

Joyeuses fêtes à vous et à vos proches,

Cybèle Rioux

12 blogues ressources humaines au Québec

J'ai déjà publié des suggestions de sites RH, entre autres cette liste que je viens de mettre à jour. Suite à un tweet de Jean-Baptiste Audrerie, je fais aujourd'hui une liste de blogues RH québécois.

1. Le Gestionnaire Borg
par Frédéric Langis
Gestion, RH, recrutement, gestion agile...

2. La Source humaine
par Sandrine Théard
Recrutement innovateur

3. Mathieu Laferrière
Spécialiste Linkedin. Gestion, RH, data RH et outils de gestion

4. L'oeil du recruteur
par Matthieu Degenève
Recrutement innovateur

5. Futurs Talents
par Jean-Baptiste Audrerie
Marque employeur, attraction, fidélisation, data RH

6. Mesurer le capital humain
par Andrée Laforge
La mesure en ressources humaines, data RH

7. Nadeau RH
par Karine Nadeau
RH. Quelques billets originaux sur les liens entre théâtre et gestion

8. Guillaume Desnoyers
Recrutement

Et voici vos suggestions :

9. Phénix Conseils
par Pascal Savard
La perspective d'un psychologue industriel/organisationnel

10. Proxima Centauri
par Rémi Lachance
RH

11.  EPSI
RH

12. Adecco Québec
RH

Continuez de nous envoyer vos suggestions !
Dernière mise à jour le 17 février 2013

Le maudit livret - par RH brutes

Voici un texte de mon alter-ego plus sombre, RH brutes. Pour plus d'information, voir ce billet explicatif. Avertissement : le ton est plus direct que dans mes billets habituels. 

Le maudit livret...

Ou livret maudit, et je ne parle pas d’un obscur document parlant du diable. Je parle du livret d’assurances collectives que tous les employés, sans exception, perdent.

Ce qui leur permet de venir interrompre leur cher
responsable RH en tout temps, même durant une entrevue porte fermée (oui, oui, histoire vécue!) pour demander c’est quoi déjà la limite pour les lunettes et les massages.

Ou d'arriver en pleurant dans mon bureau parce que la compagnie leur a refusé un remboursement parce qu'ils ne savaient pas qu'ils doivent demander un billet du médecin. Comme écrit en grosses lettres dans ledit livret...

Je suis sur le bord de tatouer le résumé du livret sur ma porte de bureau.

Pas sûre... certains trouveraient le moyen de perdre ma porte !

L'empathie pour une saine gestion no 2

Nous avons vu dans le dernier billet (voir ici) comment utiliser l'empathie pour réduire la tension durant une rencontre difficile. En situation de confrontation, les gens se concentrant sur les émotions et les problèmes plutôt que sur les solutions, l'empathie physique sert à ramener rapidement un état où ils seront capables de se projeter dans le futur et réagir de façon plus objective.

Pour résoudre une problématique de fond, on utilise encore l'empathie. Le but est de se mettre à la place de l'autre et lui montrer qu'on le comprend, au moins un peu, au lieu de présumer qu'il réagirait comme nous.

Voici en exemple une rencontre avec un employé souvent en retard. Nous prenons souvent pour acquis que ces retards sont grandement de la "faute" de l'employé. Utilisons l'empathie pour commencer par nous mettre dans la peau de celui qui éprouve des difficultés à arriver à l'heure. On lui demande de nous expliquer comment ça se passe lorsqu'il est en retard, puis on l'écoute sans porter de jugement. On utilise différent outils de communication, comme les questions ouvertes et la reformulation. (1)

Une fois qu'on a démontré à l'autre qu'on l'écoute vraiment et sans jugement, en se mettant à sa place, on a plus de chance d'en arriver au vrai problème : "j'haïs ma job, je suis pu capable de me lever le matin". Il est plus efficace de travailler avec le vrai problème qu'avec le symptôme, et une fois le lien de confiance établi, on essaie d'aider l'autre à trouver lui-même une solution.

En terminant, l'empathie est quelque chose qui se développe jeune, certains semblent l'avoir, d'autres non. En même temps, nous avons tous un minimum d'empathie, sans laquelle il est difficile de vivre en société, et des études (2) montrent qu'on peut continuer à la développer à l'âge adulte. Voici quelques façons de l'aider à croître :

• s'intéresser aux émotions des gens et à nos propres émotions
• voyager, lire des romans, écouter des films et des musiques, bref explorer d'autres facettes, d'autres émotions
• s'exercer à écouter quelqu'un sans juger, puis tenter de s'imaginer à sa place 
• ... par exemple vous imaginer devoir faire 2 heures d'autobus pour se rendre au travail
• tester l'empathie avec des personnes proches et des personnes peu connues

L'empathie n'est pas qu'un outil, elle nous sert à nous développer sur le plan personnel également. Tenter de l'augmenter en soi et autour de soi profite à l'ensemble de la société.

1. Quelles sont les quatre techniques de communication de base?
2. Can Doctors Learn Empathy?

L'empathie pour une saine gestion no 1

Savoir se mettre à la place de son interlocuteur est une technique naturelle pour les gens empathiques, mais parfois difficile pour les autres. Les bons gestionnaires en font généralement un usage régulier : l'empathie les aide à saisir rapidement des aspects peu évidents qui influencent beaucoup la gestion des employés ou d'une équipe : humeurs, frustrations, craintes et autres émotions fréquentes.

On doit en même temps maintenir une certaine distance professionnelle afin de ne pas être envahi ou paralysé par ces émotions, les nôtres autant que celles de notre interlocuteur.

Grands avantages
L'empathie bien appliquée aide également à être reconnu comme un bon co-équipier ou leader parce qu'elle démontre l'écoute et l'intelligence émotionnelle du gestionnaire. Elle entraîne en général une meilleure mobilisation et favoriser la fidélisation.Elle est très efficace pour aider à régler des problèmes de fond comme l'absentéisme, les retards chroniques, les conflits, etc.

Voici d'abord un exemple d'usage volontaire de l'empathie pour aider à réduire la tension durant une discussion difficile. On commence par une empathie physique : on adopte la position physique, le ton de la voix, la vitesse de parole, le type de gestuelle, etc. de l'interlocuteur sans devenir son miroir. Vous n'avez pas à vous soucier de chaque détail, on le fait le plus souvent de façon inconsciente. Tentez d'observer ce phénomène lorsque vous êtes confronté à une personne en colère ou en panique par exemple.

La différence ici est d'en prendre conscience durant l'escalade et d'utiliser l'empathie pour réduire la tension. Autrement dit on accompagne l'interlocuteur dans sa tension, puis on la réduit volontairement en soi-même, un peu lorsqu'on se détend consciemment après avoir pris conscience d'une forte tension ans les épaules. On peut réduire peu à peu le ton de voix, ouvrir les bras et la position, s'assoir ou se caler de façon plus détendue dans son siège. Vous verrez dans la grande majorité des cas votre interlocuteur vous suivre à son tour dans un état plus confortable.

Ensuite on utilise l'empathie psychologique pour tenter de régler la situation qui a mené à cette escalade, à suivre dans notre prochain billet (cliquer ici pour la suite).

Réf. Voir ici la définition de l'empathie sur Wikipédia

Frustration de recruteur - de RH brutes

Comme promis dans mon dernier billet, voici le premier texte de mon alter-ego plus sombre, RH brutes. Avertissement : le ton est plus direct que dans mes billets habituels.

Si vous avez eu à embaucher sur Jobboom ou autre sur le web, une source sans fin de frustration pour le recruteur est... le candidat lui-même.

Attention! Pas n’importe lequel, celui qui utilise tous les mots-clés, tous les tags, coche tout en espérant être vu par un max d’employeurs… Et ces fâcheux sont sur-représentés dans les jobs TI. Le problème, c’est qu’à partir du moment où tu demandes à des candidats de s’auto-évaluer, ça devient n’importe quoi. Ils mettent les mots clés dès qu’ils ont lu un article sur le sujet (et encore…) en se disant qu’ils vont "popper" sur la recherche de l’employeur.

Et j'ai gagné le tour de France l'an dernier...

Le recruteur, lui, est bien écoeuré de perdre son temps avec un "frais sorti de l’école" qui prétend une expérience significative dans tous les langages informatiques imaginables.

Idée : permettre à l’employeur d'écrire dans le dossier du candidat (ok ok confidentiellement) genre "hey le cave, arrête de dire que t’as 10 ans d’expérience dans le truc X alors que ça fait juste depuis 2007 que ça existe!"
Hé que ça ferait du bien!

Et pourquoi pas un système d’audit pour candidat et pour employeur ? Un candidat ISO-9001... il me semble que je l’appellerais plus vite que les autres :)

RH brutes se dévoile

Je dois vous avouer quelque chose : je vous cachais un aspect de ma personnalité qui est un peu plus sombre.

Une conseillère RH doit toujours être de bonne humeur, conciliante, un peu plus ferme quand il le faut mais toujours posée, avec le sourire. Pour m'aider à passer au travers, j'avais créé un blogue un peu plus méchant, plus direct, où je présentais les cas les plus drôles, les plus pathétiques ou les plus agaçants. Ce blogue, c'est RH Brutes.

Il y a quelques jours j'ai décidé de reprendre les meilleurs de ces textes pour illustrer par l'humour ou l'éditorial quelques cas intéressants en gestion et en ressources humaines. La plupart sont des cas vécus, par moi ou des gens que je connais bien. Quelques uns sont un peu le "sommaire" de plusieurs cas similaires. Bien sûr, tous les noms ont été changés. Je peux être méchante, mais je veux garder mes clients ;)

J'espère que vous aurez vous-mêmes quelques cas humoristiques à partager avec nous, en changeant les noms bien sûr :)

Avertissement : le ton est moins poli que mes billets habituels. Tous les noms sont fictifs.

Le marché de l'emploi au Québec

Voici les derniers chiffres sur l'emploi au Québec, datant d'octobre 2013. Je suggère aux employeurs qui recrutent de s'intéresser aux chiffres sur l'emploi pour mieux anticiper et confirmer la rareté de main d'oeuvre.

Le Bulletin sur le marché du travail au Québec nous indique le taux de chômage est en légère baisse de 0,1% pour atteindre 7,5%. Le niveau d'emploi a augmenté de 0.8%, essentiellement grâce aux emplois à temps plein. En tout, l’emploi a progressé de 24 500 (+ 0,6%), par rapport à la même période de 2012.

En octobre, les secteurs qui ont le plus augmenté sont l’hébergement et les services de restauration (+ 26 000), la fabrication (+ 11 000) et les soins de santé et d’assistance sociale (+ 8 900). Le recul de l’emploi le plus important a été enregistré dans le secteur de la construction (- 12 500).

En terminant, voici quelques données pour les grandes régions autour de Montréal et au Canada :

• Grand Montréal 7,9%
• Ile de Montréal 9,9%
• Lanaudière 8.4%
• Laurentides 6,9%
• Laval 6,9%
• Montérégie 6,8%
• Québec (ville) 5,5%
• Ontario 7,4%
• Canada 6,9%

8 points pour faciliter le changement au travail, 2e partie

Même les chats peuvent apprendre à aimer l'eau froide!

Dans le précédent billet, nous avons comparé le changement à une douche froide. Reprenant cet exemple, voici comment faciliter le changement en entreprise.

1- Soudain, l'eau devient froide! Plus vous étiez dans le confort, plus le choc est grand
Favoriser une culture du changement et encourager souplesse et polyvalence, promotions horizontales, remplacement durant les vacances, formation, pratiques d'amélioration continue, etc.

2- Il faut une bonne raison : on ne se lave pas à l'eau froide pour le plaisir
S'il y avait un seul point à retenir : s'assurer que les gains dépassent l'inconfort pour celui qui le subit! Ceci pour transformer l'expérience de long et pénible en presque facile et relativement agréable. En fait, une des premières conditions de succès du projet.

3- Vous espérez qu'on vous le dise AVANT d'embarquer dans la douche
Informer et préparer le terrain avant de commencer. Ça oblige à bien préparer son projet, ce qui fait aussi une grande différence.

4- Si vous avez le contrôle, vous ferez tout pour revenir à la température d'avant
Limiter la tendance naturelle de revenir dans la zone de confort. Commencer par vendre le projet aux employés, cerner l'objectif (voir point 2), puis favoriser un bon climat de changement. Inclure des éléments ludiques dans la formation et le changement, des récompenses, avoir des leaders positifs, prévoir une portion d'atteinte des objectifs dans l'évaluation de rendement, etc.

5- Si vous n'avez aucun contrôle, vous sortirez probablement de la douche en colère
Résistance et colère sont-elles les seules façons qu'un employé a d'exprimer son inconfort et son impuissance? Augmenter le sentiment de contrôle et donner des occasions de s'exprimer pour évacuer les frustrations : implication, consultation, écoute des employés, ajustements en cours de route.

6- La plupart des gens vont faire un ajustement graduel, peu à peu
Planifier des étapes prévisibles et du temps pour laisser le temps aux gens de s'adapter. Si c'est impossible, les autres points sont d'autant plus importants à respecter.

7- Certains trouvent que l'eau froide c'est stimulant. Ou au contraire insupportable.
Utiliser l'enthousiasme des premiers, et accompagner les seconds. Et agir rapidement si quelqu'un est incapable de s'adapter : former, adapter le contexte ou accepter que l'employé n'est peut-être plus à sa place.

8- Vous ne le ferez certainement pas si on ne vous dit pas pourquoi! Et imaginez votre réaction si vous apprenez que la personne qui vous le demande, elle, se lave à l'eau chaude! 
L'engagement de la direction est primordial, d'abord pour légitimer le changement, ensuite pour donner l'exemple. Bien informer et participer équitablement sont nécessaires pour démontrer une vraie considération envers les employés, essentielle pour obtenir leur engagement.

Une certaine résistance au changement est saine, sinon on serait en changement perpétuel dans toutes les sphères de nos vies (je veux dire encore plus que présentement). Un certain "chiâlage" est aussi normal pour exprimer et d'évacuer l'inconfort. Si ça en vient à nuire au projet, c'est alors un symptôme de ce qui ne va pas dans le processus de changement. Un peu comme un signal d'alerte, on peut tenter de l'oublier ou l'utiliser pour améliorer le projet.

Mis à jour le 7 février 2020